MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC
3.2.1Giải pháp 1: Đẩy mạnh hoạt động vận chuyển hàng hóa
Mục tiêu
Do công ty đang mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm cả về quy mô lẫn số lượng sản phẩm, đặc biệt là bắt tay kí hợp đồng phân phối độc quyền với các thương hiệu thời trang mới nên dự đoán số lượng hàng sắp tới nhập về sẽ rất nhiều
Thực hiện
Công ty cần tìm kiếm nhiều nhà chuyên chở khác nhau có uy tín và quy mô lớn, đồng thời giá cả cạnh tranh để kí kết làm ăn lâu dài. Tránh tình trạng lệ thuộc duy nhất một nhà chuyên chở cho từng nhãn hiệu thời trang nhập về như hiện nay. Điều này sẽ giúp công ty có được giá tốt, đàm phán giá dễ hơn với nhà chuyên chở do không bị lệ thuộc một nhà chuyên chở nào và có thể chủ động tìm kiếm những nhà chuyên chở phục vụ theo đúng nhu cầu, lịch trình hàng hóa mà công ty cần.
Công ty cần yêu cầu nhà chuyên chở kí bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thường do lịch trình hàng hóa về quá trễ so với tiến độ để tạo áp lực và buộc nhà chuyên chở thực hiện tốt dịch vụ. Hiện có những lô hàng do sơ suất của nhà chuyên chở, vận chuyển hàng quá trễ làm cho công ty bị động trong việc bàn giao hàng với các cửa hàng, tốn kém rất nhiều chi phí thuê mặt bằng nhưng công ty vẫn chưa có một ràng buộc và chế tài đối với họ.
Cần đẩy mạnh hơn nữa nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu đối với nhân viên công ty, giúp họ nắm rõ các phương thức và quy trình nhập khẩu. Có những lô hàng mua cùng một nhà sản xuất nhưng do thiếu sự phối hợp nội bộ, dẫn đến việc gửi hàng một cách tùy tiện, riêng lẻ, nhiều đợt hàng khác nhau trong khi các lô hàng này lại có sẵn để gửi đi vào các ngày gần kề nhau làm cho rất tốn kém cước vận chuyển và chi phí khai hải quan.
Hiệu quả mang lại
Công ty sẽ có mối quan hệ với nhiều nhà chuyên chở, với nhiều mức giá khác nhau từ đó công ty có thể chọn được mức giá tốt nhất và nhiều phương thức vận chuyển đa dạng cho 1 đơn hàng.
Đồng thời qua bản cam kết về dịch vụ và các khoản bồi thường nếu có công ty sẽ yên tâm hơn về thời gian giao hàng và nếu có tổn thất thì công ty cũng có thể kiểm soát được; công ty sẽ không phải mất thêm bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí thuê tàu, đồng thời tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng
Mặt khác, nhân viên trong công ty nắm rõ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phương thức thanh toán, thì quy trình xuất nhập khẩu sẽ bớt chồng chéo nhau, tiết kiệm được chi phí hải quan, chi phí đi lại và cước vận chuyển. bên cạnh đó, nội bộ trong công ty kết hợp chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng thì sẽ đẩy nhanh tiến độ công việc.
3.2.2Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác Thanh toán quốc tế
Mục tiêu
Cần có một kế hoạch cụ thể và thời gian dự kiến để thanh toán hàng nhằm tránh tình trạng thanh toán quá trễ, tốn kém chi phí thuê mặt bằng cho các sản phẩm sắp nhập về.
Thực hiện
Thiết nghĩ, trước khi phòng thiết kế và phía đối tác đi đến thống nhất bản vẽ và mẫu thiết kế cho sản phẩm thì cần dự trù trước ngày thanh toán và báo cho phòng kế toán kế hoạch nhập hàng. Đồng thời, trong quá trình giao dịch hai bên, công ty cần yêu cầu phía đối tác cung cấp các thông tin như tên hàng hóa, phương thức và điều kiện thanh toán, hóa đơn tạm tính Pro-forma và đơn vị tiền tệ chuyển đổi ra đồng tiền mà công ty hiện có tài khoản. Chẳng hạn như, công ty chỉ có tài khoản ngoại tệ là USD, Euro, … khi thanh toán bằng các đồng tiền lạ như CAD, HKD, YEN, … thì công ty sẽ phải mất phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài, thay vào đó công ty có thể thỏa thuận với phía đối tác số tiền tương đương bằng đồng USD, hoặc EURO. Qua đó sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí giao dịch.
Hầu như các mặt hàng công ty đặt mua do tính khẩn cấp nên vừa hỏi giá là công ty đồng ý với đơn hàng và thanh toán ngay. Thay vì vậy, công ty có thể đàm phán và thỏa thuận một mức giảm giá nhất định dựa trên cơ sở mối quan hệ làm ăn lâu dài. Ngoài ra, cần có sự phân định nghiệp vụ hẳn hoi giữa phòng kế toán và xuất
nhập khẩu, để tránh chồng chéo công việc. Nhất là cần tổng hợp kế hoạch thanh toán của các lô hàng cùng nhà sản xuất, thời điểm thanh toán gần nhau… thanh toán một lần để tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí chuyển tiền và các chi phí khác. Khâu sao y chứng từ và kí tên, đóng dấu cũng tốn kém rất nhiều thời gian, do vậy cần có một nhân viên kế toán đứng ra tập hợp chứng từ, kiểm tra thông tin chi tiết để tránh chứng từ bị sai và phải kí lại, mất nhiều thời gian.
Do mối quan hệ làm ăn lâu dài, công ty có thể thương thuyết với đối tác về việc thanh toán ở một thời hạn cố định, để tránh tình trạng bên đối tác chờ nhận một phần tiền đặt cọc thì mới bắt tay vào sản xuất. Công ty cần khắc phục để đảm bảo cho tiến độ công việc được hoàn thành mỹ mãn.
Hiệu quả mang lại
Công ty sẽ chủ động được đồng tiền thanh toán có thể là đồng USD hặc EURO, không mất chi phí mua các ngoại tệ thanh toán cho nước ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch
Nếu dự tính được số lượng hàng hóa cần nhập về trong một khoảng thời gian nhất định công ty sẽ có thời gian lựa chọn nhà cung cấp, chọn giá và phương thức thanh toán tốt nhất
Các lô hàng cùng nhà sản xuất, có thời điểm thanh toán gần nhau thì sẽ có kế hoạch thanh toán 1 lần, vừa tiết kiệm được thời gian đi lại vừa tiết kiệm được chi phí chuyển tiền. bên cạnh đó khâu sao y chứng từ, tập hợp chứng từ, kiểm tra rà soát thông tin sẽ không mất nhiều thời gian và đảm bảo sự chính xác tuyệt đối khi có riêng một nhân viên phụ trách mảng này
3.2.3Giải pháp 3: Phát huy hiệu quả hoạt động nhượng quyền Thương mại
Mục tiêu: Phát huy hiệu quả nhượng quyền thương mại bằng cách nghiên cứu kỹ hợp đồng nhượng quyền do nhà nhượng quyền lập
Thực hiện
Công ty cần xây dựng hồ sơ nhượng quyền đầy đủ và chi tiết, trong đó quy định rất rõ các điều khoản: quy định về địa điểm, vị trí và không gian địa lý, quy định về đầu tư, các yêu cầu về huấn luyện, quy định về khai trương, sản phẩm, quy định về cấp phép, kiểm tra, bảo hiểm tài sản, nhân viên; quy định về sử dụng thương hiệu và sản phẩm, về các khoản phí, chuyển giao công nghệ,... Qua đó cần từ chối kịp thời các điều kiện gây bất lợi hoặc khó thực hiện. Quan trọng nhất là hợp đồng nhượng
quyền cần thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục của luật pháp Việt Nam. Cần đọc tòan bộ hợp đồng nhượng quyền một cách tỉ mỉ vì nhượng quyền cũng giống như các lĩnh vực khác, công ty sẽ chỉ nhân được những gì được viết trong hợp đồng.
Chẳng hạn, không nhất thiết bất kì sản phẩm nào phục vụ cho chuỗi cửa hàng của công ty cũng đều phải nhập về trong khi sản phẩm trong nước mẫu mã đẹp hơn, chất lượng đảm bảo mà giá lại rẻ hơn. Đó là những sản phẩm không phải là sản phẩm chính yếu của nhà nhượng quyền như thảm lót sàn, tay nắm cửa ra vào, miếng nhựa gắn nhãn mác đính trên sản phẩm. Công ty cần chia sẻ thành công cũng như khó khăn cùng phía đối tác nhằm giúp nhà nhượng quyền tìm ra được những khiếm khuyết của hệ thống để cải tiến. Như được biết, thành công của một hệ thống nhượng quyền không thể được đo trong một năm, hai năm mà được đánh giá trong dài hạn. Do vậy, hơn lúc nào hết, công ty cần xây dựng cho mình hệ thống các giải pháp để không những thành công trong ngắn hạn mà còn phát huy tính ổn định, hiệu quả và phát triển trong dài hạn.
Theo chiến lược dài hạn sắp tới, công ty sẽ kí kết hợp đồng nhượng quyền với các thương hiệu thời trang mới như Jimmy Choo, Just Cavalli, Versus, … Trước khi thực hiện các thương vụ này, công ty cần nắm rõ thông tin của nhà nhượng quyền như tình hình kinh doanh, thương hiệu dự định nhượng quyền, thị trường của thương hiệu này, tốc độ phát triển của hệ thống, hiệu quả của hệ thống, mức độ thành công của hệ thống trong những năm qua, những ưu điểm nổi bật của hệ thống này so với hệ thống cùng chủng loại và những định hướng phát triển hệ thống này trong tương lai về thị trường, về những chính sách hỗ trợ đối với các nhà nhận quyền mới, các chính sách cho những thị trường mới, … Việc nắm rõ các thông tin trên giúp cho công ty có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp nhượng quyền, làm cơ sở cho việc ra quyết định trong tương lai. Việc công ty chỉ nhắm theo các sản phẩm đang thịnh hành trên thị trường mà lại chưa lập một bảng đánh giá, so sánh với tình hình cụ thể của Việt Nam như hiện này là rất liều lĩnh. Công ty cần dành thời gian nghiên cứu thị trường mục tiêu của mình để trả lời hàng loạt các câu hỏi: Hình thức kinh doanh này có phù hợp với khả năng của mình công ty, Thương hiệu, sản phẩm này có được khách hàng chấp nhận hay không vì rõ ràng, không phải thương hiệu nào, sản phẩm nào, thành công ở một nước, một khu vực thì sẽ thành công ở một nước khác hay một khu vực khác.
Hiệu quả mang lại
Hợp đồng nhượng quyền được ký kết sẽ có sự ràng buộc với phía đối tác, công ty sẽ giành được thế chủ động trong đàm phán, giành phần thuận lợi về phía mình. Như vậy công ty sẽ khẳng định được uy tín của mình, nhất là không phải thanh toán trả trước hầu hết các lô hàng nữa mà dựa vào sự uy tín này công ty sẽ đàm phán được phương thức thanh toán phù hợp nhất. Mặt khác, nếu có rủi ro phát sinh trong khâu giao hàng hoặc thời gian giao hàng thì công ty hoàn toàn có thể đưa ra biện pháp xử lý với phía đối tác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những điều kiện trong hồ sơ nhượng quyền giúp công ty có 1 sự hiểu biết tường tận về nhà nhượng quyền. Nó có tác dụng như 1 công cụ sàng lọc giúp nhà nhận quyền tìm được đối tác thích hợp nhất cho mình và hiểu rõ hơn nhà nhượng quyền của công ty, những quy định của các bên trong suốt quá trình thực hiện và rõ ràng cũng giúp cho công ty đánh giá lại khả năng theo đuổi của mình cùng với nhà nhượng quyền trong suốt quá trình hợp tác
Với những sản phẩm không phải là sản phẩm chính yếu của nhà nhượng quyền thì công ty có thể thỏa thuận đặt hàng trong nước, không nhất thiết phải nhập từ nước ngoài về, sẽ tiết kiệm được chi phí cho công ty. Trên cơ sở đó hình thức nhượng quyền thương mại sẽ phát huy được tính tích cực của nó nếu cả nhà nhượng quyền và nhà nhận quyền cam kết thực hiện đến cùng mô hình kinh doanh của mình với niềm tin, văn hóa trung thực và giàu khát vọng.