Nhân viên chứng từ chuẩn bị đầy đủ, chính xác nội dung, số lượng các chứng từ được yêu cầu trong LC và làm thư yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất theo mẫu của ngân hàng Bắc Á, Bill of Exchange.
Sau khi bộ chứng từ đầy đủ, đưa giám đốc ký đóng mọc và đem lên trình ngân hàng.
2.2.12 Làm bộ lưu để giải quyết khiếu nại nếu có
Nhân viên chứng từ scan bộ chứng từ đầy đủ lưu trong máy để giải quyết khiếu nại sau này.
2.3 Nhận xét quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Cổ phần Sản xuất Nhựa Phú Mỹ:
2.3.1 Ưu điểm
Qua thời gian hoạt động, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng FCL của công ty Phú Mỹ đạt được những thành tích đáng kể. Công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như Quốc tế. Những ưu điểm công ty đạt được là:
- Có lượng khách ổn định và quen thuộc.
- Công ty đã luôn hoàn thành đúng hạn hợp động, không làm trễ ảnh hưởng đến nhà nhập khẩu và không xảy ra các tranh chấp về hàng hóa, chứng từ.
- Công ty đã tạo dựng được mối quan hệ tốt với các đơn vị sản xuất cao su, nhờ có mối quan hệ tốt đẹp mà hàng xuất khẩu ngày càng đảm bảo chất lượng phù hợp với hợp đồng, đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn từ đó mà uy tín công ty tăng đáng kể. - Công ty có đội ngủ cán bộ nhân viên pòng xuất khẩu trẻ năng động sáng tạo, khả năng tiếp thu cao, giúp mọi việc được suôn sẻ.
2.3.2 Nhược điểm
Bên cách những thuận lợi cũng phải kể đến những khó khăn ảnh hưởng đến quá trình tổ chức hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty:
- Nguồn nhân lực còn thiếu, ít kinh nghiệm, khi công việc nhiều dễ xảy ra các sai sót, chậm trễ.
- Trong hoạt động xuất khẩu, công ty chưa chủ động tìm kiếm khách hàng mà phần lớn là họ tự tìm đến công ty để ký HĐ.
- Công ty hoạt động trong tình trạng eo hẹp về vốn, ảnh hưởng đến thực hiện hợp đồng.
- Ngoài những điểm tích cực thì quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty cũng có khuyết điểm như đôi khi chưa có sự phối hợp tốt giữa bộ phận giao
nhận và bộ phận chứng từ, không trùng khớp thông tin giữa các chứng từ gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc lên tờ khai và làm thủ tục Hải quan, mặc dù đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc giao nhận hàng hóa nhưng trong một số trường hợp thì nhân viên giao nhận cũng tỏ ra lúng túng trong việc xử lý các sự cố như hàng chưa kịp cập cảng, thiếu cont dẫn đến không đóng hàng được ,…
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
NHỰA PHÚ MỸ 3.1 Định hướng phát triển trong tương lai
- Mở rộng quan hệ với các đối tác quốc tế, đẩy mạnh công tác marketing tìm kiếm thị trường.
- Tăng cường đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, kịp thời cập nhật thông tin và tình hình Xuất nhập khẩu.
- Xây dựng cơ chế điều hành thúc đẩy kinh doanh, tăng cường công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng.
- Phát triển và hoàn thiện các phương án kinh doanh của mình, tổ chức xuất nhập khẩu,cũng như phát huy những mặt mạnh của công ty.
- Xây dựng và thử nghiệm xuất khẩu các mặt hàng khác.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện:
3.2.1 Về nguồn lực
Hiện nay, số lượng cán bộ trẻ trong công ty ngày càng nhiều, đây là những cán bộ có năng lực, năng động nhưng lại trẻ tuổi đời, tuổi nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh đầy khó khăn này. Vậy vấn đề đặt ra cho công ty là :
- Phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng về trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ của mình sao cho họ có kiến thức sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực kỹ thuật, ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Bằng cách mời chuyên gia về công ty, tổ chức những khoá bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ. Hoặc hỗ trợ một phần kinh phí cho các cán bộ học tự túc. Công ty cũng cần nghiên cứu để phối hợp với các Bộ, ngành và các đối tác nước ngoài để xin học bổng giúp công ty gửi cán bộ của mình ra nước ngoài đào tạo. Với những cán bộ trẻ có năng lực nhưng còn thiếu kinh nghiệm thì công ty cần tạo điều kiện để họ được tiếp cận với công việc nhiều hơn nữa, đây mới là cách đào tạo, bồi dưỡng bổ ích nhất.
- Phải có các chế độ khuyến khích vật chất và tinh thần kịp thời, thoả đáng để động viên cán bộ năng động, tích cực tìm kiếm bạn hàng, thị trường cho công ty. Ngoài ra công ty cũng nên tổ chức các buổi họp hội thảo mời các chuyên gia về nói chuyện góp phần làm cho đội ngũ cán bộ của công ty hiểu hơn nữa về kinh tế thị trường và tư duy kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, các kiến thức về Marketing.
- Công ty cũng cần có một chính sách tuyển dụng hợp lý để sao cho đội ngũ cán bộ của mình luôn được trẻ hoá, bổ sung được những nhân tài, sàng lọc những cán bộ không thể thích nghi với cơ chế làm ăn mới.
- Công ty phải xây dựng và nghiêm khắc thực hiện hệ thống nội quy, quy chế một cách hoa học để có thể đưa hoạt động của công ty vào nề nếp, tiến tới xây dựng một môi trường văn hoá quản trị trong doanh nghiệp. Có như vậy thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả.
- Cuối cùng, công ty cần phải có giải pháp để kết hợp hài hoà giữa đội ngũ cán bộ lâu năm nhiều kinh nghiệm với đội ngũ cán bộ trẻ đồng thời có sự bố trí, phân công lao động hợp lý sao cho từng cán bộ có thể phát huy một cách tốt nhất năng lực của mình vào hiệu quả kinh doanh chung của toàn công ty.
3.2.2 Tìm kiếm khách hàng
Sự cạnh tranh giữa các công ty, chi nhánh của các công ty nước ngoài diễn ra ngày cáng gay gắt, quyết liệt. Vì vậy muốn tồn tại và phát triển công ty không thể chờ đợi khách hàng đến với mình mà phải chủ động tìm kiếm khách hàng qua các phương tiện thông tin đại chúng, website thương mại điện tử Thế giới hay các hội chợ hàng nông sản.
3.2.3 Nâng cao sự tương tác giữa nhân viên phòng chứng từ và phòng giaonhận nhận
- Nhân viên phòng chứng từ nên nắm vững các nghiệp vụ, qui trình cần thiết bên phòng giao nhận.
- Nên có đợt kiến tập tại phòng giao nhận cho các nhân viên và tiến hành thực hành công việc cho các nhân viên mới.
- Trao đổi với các nhân viên chứng từ những thông tin còn thiếu. Tham khảo ý kiến của trưởng phòng giao nhận về những đề xuất với khách hàng.
- Thường xuyên tổ chức các buổi liên hoan, họp mặt gắn kết nhân viên 2 phòng và tạo group chat riêng cho 2 phòng để dễ dàng trao đổi thông tin.
3.2.4 Giải pháp về Vốn
Vốn là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu. Có nguồn vốn dồi dào sẽ đảm bảo hoạt động xuất khẩu được thực hiện và diễn ra liên tục. Với khả năng huy động vốn của doanh nghiệp tốt thì
3.2.5 Các giải pháp khác
- Cơ sở vật chất làm việc cũng là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng quy trình thực hiện hợp đồng. Do đó công ty nên chú trọng quan tâm đến vấn đề này. Công ty nên thay thế các máy tính, máy fax bị hỏng khi có dấu hiệu ngay để không cản trở cho công việc, cập nhật các phần mềm nghiệp vụ, nâng cấp hệ thống mạng, bổ sung thêm máy in, photocopy, scan còn thiếu.
- Nên thúc đẩy tăng cường mối quan hệ thân thiết với các nhân viên điều độ, công nhân tại cảng; nhân viên tại các trung tâm kiểm dịch, chứng nhận để có thể nắm bắt rõ tình hình, cách thức làm việc tại đây giúp các công việc đóng hàng, xin giấy chứng nhận không gặp nhiều trở ngại và diễn ra nhanh chóng hơn.
3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện:
3.3.1 Kiến nghị với nhà nước
Nâng cao hiệu quả hoạt động của hải quan cảng.
Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho các doanh nghiệp. Kiên quyết chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu trong đội ngũ hải quan. Công chức hải quan cần hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai cho doanh nghiệp. Tùy từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo tới phạt hành chính để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật. Khi được phân bổ nhiệm vụ, công chức hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp đóng hàng thông quan, tránh tình trạng lưu kho lưu bãi hay rớt hàng. Các khâu làm thủ tục hải quan mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng tới tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, giải pháp bức thiết là đơn giản hóa thủ tục hải quan theo hướng chuyên môn hóa, hiện đại hóa giúp việc thông quan hàng hóa nhanh chóng, tránh những phiền toái không cần thiết.
Tăng cường chính sách hợp tác quốc tế về kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội. Việc Việt Nam ra nhập ASEAN, AFTA, APEC, WTO…đã nâng tầm vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế, tạo điều kiện cho kinh tế Việt Nam phát triển. Nhưng số nước có quan hệ kinh tế với Việt Nam không nhiều, chúng ta cần thiết lập mối quan hệ tin tưởng, hai bên cùng có lợi với các quốc gia khác đặc biệt là trong hoạt động đầu tư nước ngoài. Từ đó, gián tiếp thúc đẩy việc xuất nhập khẩu hàng hóa, tạo điều kiện cho ngành giao nhận phát triển. Hơn nữa, việc cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài sẽ tạo động lực cho doanh nghiệp nỗ lực phấn đấu và trưởng thành hơn.
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế. Một hệ thống pháp luật đồng bộ và thống nhất sẽ tạo một hành
lang pháp lý ổn định, tạo tư tưởng an tâm cho các doanh nghiệp vận tải và giao nhận trong nước cũng như những nhà đầu tư nước ngoài. Vì vậy, Nhà nước phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, các chính sách về thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính…nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận.
Nhà nước tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ giao nhận đường biển. Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng cơ sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển như xây dựng và mở rộng cảng biển, hiện đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hoá. Ngoài ra, Nhà nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt sao cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để cùng với vận tải đường biển, người giao nhận có thể thực hiện vận tải hàng hoá đa phương thức một cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
3.3.2 Kiến nghị đối với công ty
Cập nhật thường xuyên những bộ luật, văn bản, quy định mới của Nhà nước liên quan đến hoạt động của công ty.
Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng chuyên môn cho nhân viên. Đồng thời, công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, hội thảo nhằm giúp nhân viên trao đổi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm của nhau.
Công ty nên có chế độ lương bổng và khen thưởng hợp lý cho nhân viên dựa trên nguyên tắc ai làm tốt, có công thì được thưởng, ai làm sai, phạm lỗi thì bị phạt, có như vậy thì mới khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ và giữ nhân viên gắn bó lâu dài với công ty.
KẾT LUẬN
Hoạt động xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, đặc biệt đối với nước ta là một nước đang phát triển, đẩy mạnh xuất khẩu là điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế, hoàn thành công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước. Tuy vậy, hoạt động xuất khẩu luôn đòi hỏi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này cần tự hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng sức cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước. Vì thế hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đổng xuất khẩu là một tất yếu khách quan, là vấn đề cấp thiết trong môi trường kinh doanh luôn có sự cạnh tranh mạnh mẽ. Mục tiêu nghiên cứu đề tài quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững mạnh hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, tiến tới phát triển thành một doanh nghiệp lớn mạnh, có vị thế trên trường quốc tế.
Trên cơ sở đó bài Báo cáo đã Phân tích một cách có hệ thống và hiểu rõ về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty Cổ Phần Sản xuất Nhựa Phú Mỹ, từ đó Nhận ra những vướng mắc trong quy trình tìm ra nguyên nhân và đưa ra đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn quy trình tổ chức thực hiện hợp dồng xuất khẩu tại công ty Cổ Phần Sản xuất Nhựa Phú Mỹ.
Dù đây cũng chưa phải là những giải pháp hoàn hảo nhất. Nhưng đợt thực tập cuối khoá này đã giúp em có thể tích luỹ thêm các kiến thức kinh nghiệm cho nghề nghiệp của em sau này. Do hạn chế về kinh nghiệm và thời gian nên không tránh khỏi những sai sót, em kính mong dược sự góp ý của Quý thầy Quý cô giúp cho bài thực tập cuối khoá của em được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
ThS Nguyễn Việt Tuấn và ThS Lê Văn Diệu, Giáo trình Nghiệp vụ kinh doanh Xuất nhập khẩu (2016)
TS Nguyễn Thanh Hùng, Giáo trình Vận tải Giao nhận hàng hóa Xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Kinh tế TPHCM 2015
Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Sản xuất Nhựa Phú Mỹ năm 2017, 2018. Website của Công ty Cổ phần Sản xuất Nhựa Phú Mỹ, truy cập từ pmp.com.vn
PHẦN PHỤ LỤC 1. Purchase Contract 2. Commercial Invoice 3. Packing List 4. Bill of Lading 5. Certificate of Origin 6. Certificate of Quantity 7. Certificate of Quality
8. Certificate of Non-Wooden Packing Material 9. Test Certificate
10. Certificate of Analysis
11. Certificate of Export Cargo Insurance 12. Phytosanitary certificate
13. Good’s Information list 14. Benifeciary’s certificate