V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
10. Trao đổi thông tin phục vụ cho các hoạt động và trách nhiệm giải trình
Các phát hiện mới của hoạt động theo dõi và đánh giá có rất nhiều ngƣời quan tâm. Đó là các cơ quan quản lý và tài trợ, ban chỉ đạo, các tổ chức hợp tác, các đối tác thực hiện và các bên liên quan chính. Tất cả đều có quyền đƣợc biết tiến độ của quá trình thực hiện là nhƣ thế nào, và tất cả đều có cơ hội tiếp cận các phát hiện mới. Hai nhóm mà các phát hiện cần phải đƣợc truyền đạt:
• Các cơ quan tài trợ và các nhà quản lý cần thông tin về tác động.
• Các đối tác thực hiện và các bên liên quan chính cần hiểu các vấn đề để tìm ra các giải pháp.
Đầu tiên, thảo luận về các phát hiện sơ bộ với các đối tác thực hiện và các bên liên quan chính để có đƣợc những thông tin phản hồi chính xác, đi đến những kết luận chung và thoả thuận về các bƣớc tiếp theo. Thứ hai, khi đã thoả thuận đƣợc về các phát hiện, truyền đạt các phát hiện này tới các cơ quan tài trợ, các tổ chức hợp tác, các cơ quan quản lý và các chƣơng trình, dự án khác.
Truyền đạt các phát hiện nhƣ thế nào: • Ai là đối tƣợng
• Trao đổi thông tin là một phần của hệ thống theo dõi • Trao đổi thông tin là một hoạt động đầu tƣ tốt
V. QUY TRÌNH THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
10. Trao đổi thông tin phục vụ cho các hoạt động và trách nhiệm giải trình
Các cân nhắc mang tính thực tế trong việc trình bày thông tin phản hồi.
Khi trình bày các phản hồi đánh giá cho các bên liên quan và quyết định sử dụng các kết quả cho hoạt động quản lý nhƣ thế nào, cần phải đáp ứng các tiêu chí sau:
• Đảm bảo tính rõ ràng của các thông điệp gửi tới từng đối tƣợng cụ thể; • Thoả thuận về mức độ thƣờng xuyên (tần suất) của việc truyền đạt thông tin;
• Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phản hồi; • Cân nhắc địa điểm của đối tƣợng;
• Sử dụng hiệu quả thông tin đồ thị để tạo điều kiện cho việc phân tích
• Lập kế hoạch xoay quanh các kết quả dự kiến để đảm bảo thông tin phản hồi đƣợc tập trung.
Các phương tiện trao đổi thông tin
Bốn phƣơng tiện cơ bản thƣờng đƣợc sử dụng để trao đổi các phát hiện của hoạt động theo dõi:
• Báo cáo viết • Báo cáo miệng
• Trình bày bằng hình ảnh • Truyền thông điện tử