Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình thực hiện hợp đồng gia công quốc tế. Giám sát là bước liên tục đòi hỏi công ty phải có công nghệ máy móc hiện đại và đội ngũ nhân viên giàu tâm huyết để phát hiện lỗi sai, hư hỏng ngay để điều hành, điều chỉnh lại.
3.3.3.1 Đăng ký hợp đồng với hải quan, làm thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu
- Trong bước này, nhân viên lên làm việc với cơ quan hải quan Hải Phòng ( Nội Bài) đúng theo kế hoạch và mang theo bộ hồ sơ cần thiết.
Trong quá trình đăng ký với cơ quan làm thủ tục nhập khẩu nguyên phụ liệu, do các nguyên phụ liệu là hạt nhựa các loại nhưng sự khác biệt rất ít, một loại sản phẩm tương ứng một phụ lục nên việc đăng ký phụ lục sản phẩm với cơ quan hải quan thường gặp những khó khăn. Việc giám sát liên tục các giai đoạn và thủ tục trong quá trình nay chưa được tốt. Công ty thường xuyên phải điều chỉnh lại cho phù hợp với yêu cầu của hải quan.
- Sau khi đăng ký với cơ quan hải quan làm thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu công ty sẽ cử nhân viên phòng xuất nhập khẩu đến cửa khẩu Hải Phòng ( Nội Bài) để kiểm tra hàng hóa nhập khẩu về chất lượng, số lượng, màu sắc, kích thước,…đối chiếu với hợp đồng gia công đã kỹ kết. Nếu có sai sót gì so với hợp đồng thì ngay lập tức nhân viên kiểm tra hàng hóa nhập khẩu sẽ thông báo cho công ty và bên đối tác Trung Quốc để giải quyết kịp thời.
3.3.3.2 Tổ chức sản xuất.
Ta có thể nhận thấy rõ vai trò của giám sát và điều hành trong bước này.
- Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất, nguyên vật liệu được đưa vào một quy trình kiểm tra chất lượng nữa. Tại đây, toàn bộ nguyên vật liệu được kiểm tra để loại bỏ những nguyên vật liệu không dùng được sau đó sẽ tổng kết số lượng nguyên vật liệu còn lại để so sánh và phân tích xem liệu số nguyên vật liệu còn lại đó có đủ sản xuất ra số lượng thành phẩm như yêu cầu của Trung Quốc không, nếu đủ thì tiếp tục sản xuất, nếu không đủ thì ngay lập tức công ty chuyên về cho phía Trung
Quốc số lượng nguyên vật liệu hỏng và yêu cầu thêm số nguyên vật liệu mới để phục vụ sản xuất.
- Giai đoạn kiểm tra chất lượng thứ nhất của quy trình sản xuất vỏ điện thoại của công ty khá là dễ dàng vì giai đoạn này đều sử dụng thiết bị kỹ thuật công nghệ cao để kiểm tra, khâu kiểm tra bằng mắt thường tương đối dễ do chỉ kiểm tra hàng hóa về màu sắc.
Khâu lắp ráp là khâu rất quan trọng và phức tạp trong quy trình, tại khâu này các cán bộ quản lý công nhân tham gia lắp ráp phải hoạt động và giám sát nhân viên liên tục để giảm tối đa những sai sót có thể xảy ra và ngay lập tức đưa ra phương án tốt nhất. Tuy nhiên, khâu này công nhân chủ yếu làm thủ công nên việc công nhân và quản lý phát hiện ra các sản phẩm là rất khó.
-Sau khi đã được lắp ráp thành thành phẩm, các thành phẩm này được đưa vào thiết bị kiểm tra kích thước, hình dáng. Ở đây, sản phẩm được kiểm tra hoàn toàn bằng máy móc thiết bị vì vậy nên quá trình giám sát việc kiểm tra chất lượng không được chú trọng. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra chất lượng, số lượng,…vỏ điện thoại xong, công ty đối chiếu với số lượng, chất lượng,…đó với yêu cầu trong hợp đồng. Nếu phù hợp thì sẽ tiến hành đóng gói, còn nếu thiếu, thừa thì sẽ phải thông báo sớm nhất cho công ty phía Trung Quốc để kịp thời có biện pháp xử lý.
3.3.3.2 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu thành phẩm:
Bước này được thực hiện thông qua hải quan điện tử. Nhân viên cần điền đầy đủ và chính xác thông tin về số lượng, chất lượng, mã ký hiêu,… mà hệ thống hải quan yêu cầu để đảm bảo xuất khẩu thành phẩm đúng theo chất lượng và tiến độ của hợp đồng. Ở bước này, việc khai chính xác thông tin về sản phẩm, ngày xuất khẩu hàng hóa,… là rất quan trọng vì nếu khâu này xảy ra sự cố là sẽ ảnh hưởng rất lớn cho công ty.Vì vậy, công ty thường cử ra nhân viên khai báo hải quan và nhân viên kiểm tra việc khai báo là hai người khác nhau.
3.3.3.3 Giao hàng xuất khẩu:
Đây là bước quan trọng và cần liên tục giám sát và điều chỉnh ngay lập tức khi gặp sự cố. Công ty thường cử 4 cán bộ phòng xuất nhập khẩu đi cùng xe hàng đến bến cảng Hải Phòng để giám sát trực tiếp việc bốc xếp hàng hóa lên tàu, kiểm tra chất lượng, số lương và kịp thời điều chỉnh ngay khi có sai sót xảy ra.
3.3.3.4 Thanh toán, khiếu nại, thanh khoản:
Thanh toán, khiếu nại, thanh khoản đã được sắp xếp và tính toán trước đó nên đến thời hạn thanh toán diễn ra bình thường.
Trong 5 năm hoạt động tại Việt Nam và gia công cho Trung Quốc thì công ty chưa hề gặp phải vướng mắc gì trong khâu thanh toán và thanh khoản hợp đồng.