b. Kế toán tổng hợp nhập NVL.
3.2.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NLVL Thứ nhất: Lập sổ danh điểm NLVL
Thứ nhất: Lập sổ danh điểm NLVL
Công ty sử dụng nhiều loại NLVL để xây dựng và thi công, sẽ gây khó khăn cho việc thống kê và quản lý. Cùng với việc mở sổ chi tiết cho từng loại NLVL, công ty nên lập “sổ danh điểm vật tư”, để cụ thể hóa các quy ước về mã số, tên gọi, quy cách từng loại vật tư được sử dụng trong đơn vị. Sổ được mở và ký hiệu cho từng loại NLVL, mỗi loại vật liệu bằng chữ cái kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Việc sử dụng sổ này sẽ nâng cao rất nhiều hiệu quả trong công tác quản lý cũng như kế toán chi tiết NLVL, giúp giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi từng loại NLVl
Nguyên tắc lập sổ danh điểm NLVL: Sổ danh điểm NLVL được xây dựng trên cơ sở quy định số hiệu của các loại NLVL, căn cứ vào loại NLVL của công ty: 4 số đầu quy định loại vật liệu, 1 số tiếp theo quy định nhóm vật liệu, hai chữ số tiếp theo chỉ thứ tự vật tư
Để có thể lập được sổ danh điểm NLVL, thì việc phân chia NLVL cần phải chi tiết hơn. Phòng kế toán phải được trang bị máy tính và có phần mềm kế toán vì danh điểm NLVL sử dụng trong kế toán trên máy vi tính sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.
Xây dựng bộ mã NLVL dựa vào: - Loại NLVL
- Thứ tự NLVL trong mỗi nhóm - Nhóm NLVL cho mỗi loại tương ứng
Trước hết bộ mã NLVL được xây dựng trên cơ sở các tài khoản cấp II Sổ danh điểm NLVL có thể được xây dựng như sau: ( Phụ lục 3.1)
Thứ hai: Về hệ thống chứng từ
Đẩy mạnh tốc độ luân chuyển chứng từ, công ty cần từng bước nâng cao đồng
đều hóa trình độ của các kế toán viên để giảm những sai sót, nhầm lẫn trong việc phản ánh chứng từ vào các loại sổ. Đối với mọi chứng từ kế toán phát sinh ngày nào cần
tiến hành ghi sổ, luân chuyển ngay tránh dồn vào ngày khác, như thế sẽ hạn chế những sai sót không đáng có mà lại đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ.
Do chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của công ty nên công việc thực hiện đầy đủ chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế là một bước quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thúc kì hạch toán, chứng từ được luân chuyển sang lưu trữ để đảm bảo an toàn, không bị mất mát
Thứ ba: Kế toán nhập, xuất NLVL
Khi công ty mua NLVL về dùng ngay không qua kho thì căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường kế toán phản ánh
Nợ TK 621: Nợ TK 133:
Có TK 111; 112; 331:
Đồng thời tại xưởng khi tiếp nhậ vật tư, công ty nên sử dụng thêm biên bản giao nhận vật tư do nhân viên thu mua của phòng kinh doanh lập. Mẫu sổ biên bản giao nhận vật tư ( Phụ lục 3.2 )
Thứ ba: Vận dụng tin học vào kế toán NLVL
Ngày này khoa học công nghệ càng phát triển mạnh mẽ, cùng với sự phát triển của thời đại thì việc ứng dụng khoa học công nghệ là cần thiết đối với công tác kế toán của một công ty. Vì khi công tác kế toán được thực hiện trên máy tính thì sẽ nhanh gọn, chính xác hơn, công tác kế toán sẽ hiệu quả hơn
Có rất nhiều phần mềm kế toán ra đời, công ty nên chọn một phần mềm phù hợp với đặc điểm quản lý, kinh doanh của công ty để áp dụng vào công tác kế toán của công ty. Vì khi áp dụng phềm mềm kế toán vào công tác kế toán thì lượng công việc của kế toán viên sẽ được giảm nhẹ đi rất nhiều và kế toán sẽ thực hiện công việc nhanh hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn. Công ty phải chú trọng công tác đào tạo cho đội ngũ nhân viên kế toán nhanh chóng làm quen với phần mềm để đạt hiệu quả cao nhất.
Khi công ty tuyển dụng kế toán viên mới cho công ty nên ưu tiên những ứng cử viên thành thạo về máy tính, tin học để giảm bớt thời gian đào tạo
Thứ tư: Lập dự phòng giảm giá cho NLVL
Do ảnh hưởng của lạm phát, giá cả của NLVL lên xuống thất thường, vì vậy công ty nên lập dự phòng giảm giá cho NLVL theo thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 của bộ tài chính về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( HTK).
Một chú ý khi lập dự phòng là giá thực tế của NLVL trên thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ của NLVL
Nguyên tắc lập: Lập dự phòng giảm giá cho NLVL phải tính theo từng thứ NLVL và mức dự phòng là chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc
Phương pháp lập dự phòng:
Thời điểm kết thúc kế toán năm:
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kê toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá HTK
Có TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá HTK)
PHỤ LỤC
Phụ lục 1.1 : Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Thẻ kho