9. Cấu trúc luận văn
2.2.2. Thời gian thu thập thông tin
Đỗ Thị Tầm Xuân 52
Biểu đồ 2.6:
Thời gian các nhóm ngƣời dùng tin của Trƣờng Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại có sự khác nhau.Theo số liệu thống kê trên đây ta thấy một tín hiệu đáng mừng là rất ít ngƣời dùng tin cho rằng họ không có thời gian để thu thập thông tin. Nghĩa là, mọi ngƣời dùng tin của trƣờng đều cố gắng tìm kiếm thông tin và tiếp thu tri thức mới mỗi ngày. Tuy nhiên, thời gian dành cho thu thập thông tin mỗi ngày có sự chênh lệch giữa các nhóm ngƣời dùng tin. Phần lớn các nhóm NDT tại thƣ viện đều dành từ 1 đến 2 giờ để tìm kiếm, thu thập thông tin mỗi ngày và chiếm tỉ lệ lớn nhất. Nhƣ vậy khoảng thời gian này nhóm CBQL có tỷ lệ NCT cao nhất trong ba nhóm, cho thấy thời gian ngƣời dùng tin của trƣờng dành cho hoạt động này chƣa nhiều. Đối với nhóm CBQL họ khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau vì thế họ không giành khoảng thời gian quá dài để tới thƣ viện tìm kiếm thông tin, một lý do cơ bản nữa là quỹ thời gian của nhóm này hạn hẹp.
Đỗ Thị Tầm Xuân 53
Chúng ta nhận thấy CBQL và HS – SV có một đặc điểm chung là trong khoảng thời gian dƣới 1 giờ để khai thác thông tin là lựa chọn thứ 2 sau khoảng thời gian từ 1 – 2 giờ: Nhóm CBQL chiếm 12.2%, còn nhóm HS – SV chiếm 24%. Nhƣ đã nói ở trên, nhóm CBQ lý luôn bận rộn với công tác lãnh đạo quản lý và kiêm nhiệm giảng dậy nên một số ngƣời họ chỉ dành một chút thời gian vào buổi sáng để lƣớt qua tin tức, và sau đó làm công việc của mình nên có rất ít thời gian rảnh rỗi tìm kiếm thông tin trong ngày, một số ngƣời trong nhóm vừa là giảng viên kiêm nhiệm quản lý thì dành nhiều thời gian hơn một chút bởi họ còn thu thập thông tin cho bài giảng của mình. Đối với HS – SV thì ngoài việc học, họ tranh thủ đi làm thêm, đi thực tập … nên không có nhiều thời gian và một lý do nữa là không tìm kiếm thông tin do không có thói quen làm việc này.
Tỉ lệ ngƣời dùng tin thu thập và xử lý thông tin trong khoảng thời gian từ 2 – 3 giờ và từ 3 – 4 giờ trong một ngày giảm xuống, nhƣng sự chênh lệch giữa các nhóm ngƣời dùng tin lại càng có khoảng cách tăng lên. Cụ thể là:
- Ở khoảng thời gian từ 2h – 3h: có 2.4% là CBQL, 28.7% là GV – CBNC sử dụng cho hoạt động thông tin; chỉ có 16.1% ngƣời dùng tin là sinh viên và học viên sử dụng khoảng thời gian này. Khoảng thời gian từ 3-4 giờ nhóm CBQL không có ai lựa chơn. Khoảng thời gian trên 4 giờ và nhóm CBQL và GV – CBNC không có ai chọn,nhóm HS –SV chỉ chiếm 1.2%. Lý do lớn nhất là do hạn hẹp về quỹ thời gian, một lý do nữa là ngoài thƣ viện họ còn rất nhiều nguồn thông tin khác để khai thác.
Cần phải nhận thấy rằng, nhóm ngƣời dùng tin là sinh viên và học viên chiếm tỉ lệ lớn trong cơ cấu thành phần ngƣời dùng Trƣờng Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại. Vậy mà, thời gian họ dành cho thu thập thông tin chƣa phải là nhiều, trong khi nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú về số lƣợng, loại
Đỗ Thị Tầm Xuân 54
hình, hình thức dịch vụ… Nhƣ vậy, Thƣ viện cần xem xét một cách khách quan để tìm ra nguyên nhân và kịp thời có chính sách khuyến khích để tăng thời lƣợng sử dụng thông tin của nhóm này. Mặt khác, để đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, Thƣ viện cần tăng cƣờng chất lƣợng nguồn lực thông tin và có những dịch vụ thông tin chuyên biệt dành cho nhóm này, giúp cho ngƣời dùng tin thuộc nhóm này không phải gia tăng thêm thời gian thu thập thông tin mà hiệu quả hoạt động thông tin vẫn không bị giảm sút, hỗ trợ đắc lực cho họ trong việc hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
2.2.3. Sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện
Tuy hơi chậm so các thƣ viện trong hệ thống các trƣờng Cao đẳng, Đại học khác nhƣng các sản phẩm và dịch vụ thông tin Trƣờng Cao đẳng Kinh tế đối ngoại từng bƣớc phát triển cùng sự phát triển của thƣ viện và của nhà trƣờng, đáp ứng NCT cho NDT của Trƣờng thƣ viện đã cung cấp cho NDT một hệ thống các SP – DV thông tin khá đa dạng và phong phú bao gồm cả SP – DV thông tin mang tính truyền thống và hiện đại.
Nhìn chung, các SP – DV thông tin do thƣ viện cung cấp đã bao quát đƣợc hầu hết tất cả các tài liệu có trong Thƣ viện. Tại đây, NDT có thể tìm đƣợc bất kỳ tài liệu nào mà thƣviện có bằng cách sử dụng các SP – DV tại đây nhƣ: tra cứu mục lục trực tuyến, thƣ mục chuyên đề…
Dịch vụ thông tin –thư viện
Trƣờng cao đẳng KTĐN có hai dạng dịch vụ: Dịch vụ cung cấp tài liệu và dịch vụ phổ biến thông tin thƣ viện.
Dịch vụ cung cấp tài liệu: gồm dịch vụ đọc tại chỗ và DV mƣợn tài liệu. Dịch vụ đọc tại chỗ và mƣợn về nhà là hai dịch vụ truyền thống đƣợc sử dụng nhiều nhất tại Thƣ viện trƣờng Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại, theo đều tra
Đỗ Thị Tầm Xuân 55
khảo sát (phụ lục 2) ta thấy có mỗi ngƣời dùng tin trong trƣờng đã từng sử dụng ít nhất một dịch vụ. Đặc biệt, dịch vụ đọc tại chỗ có tỉ lệ ngƣời dùng tin khá cao: có tới 61.75 % Hs – SV đã từng sử dụng và 10,2% thƣờng xuyên sử dụng. Mƣợn về nhà tỷ lệ HS-SV đã từng sử dụng là 58% đã từng sử dụng, 19,5% thƣờng xuyên sử dụng. Lý do là thời gian của HS -SV dành chỉ dành cho việc học: ngoài giờ học trên lớp, họ có thể học tại thƣ viện, và tìm đến thƣ viện đọc báo, tạp chí… vào mạng hoặc mang laptop tới thƣ viện sử dụng wi-fi miễn phí, mƣợn các loại sách giáo trình, tham khảo, giải trí…thời gian rảnh rỗi đọc. Hai dịch vụ trên HS-SV đều đƣợc HS –SV đánh giá cao: đọc tại chỗ 88% là tốt và 12% là trung bình không có kém, DV mƣợn về 81.6% là tốt, 18.4% trung bình không có kém. Tuy vậy dịch vụ này chƣa thu hút tỷ lệ tham gia thực sự cao vì các em còn rất nhiều kênh lựa chọn khác trong thời đại thông tin ngày nay, tuy các em đƣợc nhà trƣờng hỗ trợ, tạo điều kiện cho việc sử dụng hai dịch vụ trên đặc biệt là DV mƣợn về nhƣng các em vẫn lo sợ làm mất hoặc rách sách phải đền gấp 10 lần theo nội quy của thƣ viện nên hạn chế mƣợn về nhà.
Chỉ có một số ít học viên và các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy chƣa sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ. Nguyên nhân là do thời gian có hạn, họ sử dụng các dịch vụ khác thuận tiện hơn. Đặc biệt là nhóm GV – CBNC chỉ 24% số ngƣời đã từng sử dụng dịch vụ này, nhóm CBQL it hơn một chút chiếm 22% do thỉnh thoảng có thời gian rảnh hay vào thời điểm HS – SV nghỉ hè họ mới có thể lên thƣ viện đọc báo và những cuốn sách mình yêu thích. Về đánh giá chất lƣợng dịch vụ, cả 2 nhóm NDT này đều cho rằng rất tốt (phụ lục 2)
Dịch vụ mƣợn tài liệu về nhà là hình thức cho NDT mƣợn tài liệu nhất định mang ra khỏi thƣ viện sử dụng trong một thời gian nhất định. Đây là dịch vụ rất thuận tiện cho NDT vì họ có thể giữ tài liệu hơn cho mục đích nghiên cứu, học tập và giải trí.
Đỗ Thị Tầm Xuân 56
Đối với NDT là HS – SV đƣợc ƣu tiên chỉ cần thế chân 50.000 và 5.000 phí làm thẻ vào năm đầu của khóa học, họ sẽ đƣợc sử dụng mọi sản phẩm dịch vụ thƣ viện suốt 3 năm học, trong đó mƣợn sách không cần tiền thế chân, trƣớc khi ra trƣờng họ nộp lại thẻ sau khi hoàn trả mọi tài liệu cho thƣ viện họ nhận lại 50.000. Đó là một ƣu đãi rất lớn nhà trƣờng dành cho HS-SV kích thích các em sử dụng nhiều hơn các SP –DV thƣ viện, không phải thƣ viện trƣờng nào cũng có đƣợc ƣu đãi này.
Thời gian mƣợn tối đa 10 ngày và đƣợc gia hạn thêm 4 ngày tiếp theo, mỗi lần mƣợn đƣợc tối đa hai cuốn. Đối với nhóm NDT là CBQL hay GV – CBNC thì đƣợc ƣu tiên hơn, không phải thế chân 50.000 và có thể mƣợn tối đa lên đến 5 cuốn tài liệu cùng một lúc, thời gian trả cũng đƣợc giãn ra đến 3tháng tùy mục đích sử dụng. Có lẽ chính vì vậy mà số lƣợng NDT ở 2 nhóm này sử dụng loại hình dịch vụ này chiếm tỷ lệ cao, tuy vậy chỉ ở mức độ không thƣờng xuyên của thƣ viện điển hình nhóm GV –CBNC không thƣờng xuyên là 82.4%, thƣờng xuyên sử dụng rất thấp: 1.9%, nhóm CBQL là 53.7% đã từng biết đến và mức độ mƣợn thƣờng xuyên cao hơn nhiều so với nhóm GV – CBNC: 24.4%, hai nhóm CBQL và GV-CBNC đều đánh giá cao dịch vụ này.
Dịch vụ phổ biến thông tin, dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại bao gồm một hệ thống các dịch vụ, thông qua việc tìm kiếm, xác định những tài liệu mới phù hợp với nhu cầu của NDT (cá nhân/nhóm cá nhân) sau đó thông báo cho họ về các tài liệu này. Dịch vụ Phổ biến thông tin tại Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN bao gồm: cung cấp thông tin theo yêu cầu, hỏi đáp thông tin, tƣ vấn thông tin. Đây có lẽ là một trong những nhóm dịch vụ ít đƣợc NDT quan tâm sử dụng nhất, lý do chủ yếu do NDT ít biết đến những dịch vụ này.
Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu (SDI): là một phƣơng thức chủ động nhằm cung cấp cho NDT những thông tin mới, phù hợp với yêu cầu thƣờng xuyên đã đƣợc xác định và đăng ký trƣớc của họ.
Đỗ Thị Tầm Xuân 57
Tại Thƣ viện Trƣờng Kinh tế Đối ngoại, dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu đƣợc thực hiện khi NDT cần cung cấp thông tin để làm các công trình NCKH, NCS, LV cao học… hay khi họ có những sự cố đột xuất cần đáp ứng thông tin ngay và luôn. Tuy nhiên, dịch vụ này hiện nay vẫn chƣa phổ biến. Một phần do nguồn lực thông tin của thƣ viện vẫn còn hạn chế, mặt khác do NDT ít có nhu cầu sử dụng dịch vụ mà lý do là họ ít biết đến dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu. Kết quả khảo sát đã phản ánh rõ thực trạng này: nhóm CBQL đã từng sử dụng DV cung cấp thông tin theo yêu cầu chiếm 24.4%, nhóm GV –CBNC chiếm 40.7%. Với việc thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu của hai nhóm nói trên là rất nhỏ, tỷ lệ không sử dụng của nhóm HS –SV tới 88%.
Dịch vụ tƣ vấn thông tin: là một hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin trợ giúp cho NDT, giúp NDT thỏa mãn NCT của mình.
Bằng những ứng dụng công nghệ cao, ngƣời CBTV dễ dàng tƣ vấn cho NDT những thông tin cần thiết, trả lời những thắc mắc và định hƣớng nguồn tin chính xác. Đây là một dịch vụ đa dạng về hình thức hoạt động nhƣng hiện nay tại Thƣ viện trƣờng CĐKT ĐN chỉ hoạt động dịch vụ này dƣới phƣơng thức: tƣ vấn trực tiếp tại thƣ viện, tƣ vấn qua điện thoại bàn vào giờ hành chính các ngày trong tuần.
Tƣ vấn trực tiếp tại thƣ viện: khi cần sự giúp đỡ, NDT có thể tìm đến bàn thủ thƣ để yêu cầu. Mỗi ngƣời trong thƣ viện sẽ phụ trách một mảng riêng và trực tiếp trả lời NDT về những vấn đề liên quan tới mảng họ phụ trách. Đa số những câu mà NDT hay hỏi là: quá trình tìm tin, làm sao để tìm đƣợc thông tin mình cần, cách tìm kiếm tài liệu trong thƣ viện, cách sử dụng thƣ viện, loại tài liệu thƣ viện có, thông tin đó tìm kiếm ở đâu, tác giả nào…(trong tầm hiểu biết của thủ thƣ)
Đỗ Thị Tầm Xuân 58
Cũng nhƣ dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu, nhằm thu hút mọi đối tƣợng NDT tìm đến thƣ viện, dịch vụ tƣ vấn thông tin thực hiện hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, đây lại cũng là dịch vụ mà rất ít NDT tại Thƣ viện biết tới và sử dụng. Qua thống kê cho thấy hầu hết NDT trƣờng CĐKTĐN không sử dụng DV này: Nhóm CBQL có tới 80,5% chƣa từng sử dụng, đây là nhóm có tỷ lệ NDT sử dụng DV này nhiều nhất: 19.5%, hai nhóm còn lại: GV – CBNC và HS – SV ta thấy tỷ lệNDT chƣa bao giờ sử dụng DV này là khá cao: 88%.
Với DV hỏi – đáp, đƣợc thực hiện bởi bất cứ thủ thƣ nào, giống với tƣ vấn thông tin là đều giải đáp mọi khúc mắn của NDT, nhƣng tƣ vấn mang tính chất “quân sƣ” chỉ đƣờng dẫn lối, còn hỏi –đáp trả lời câu hỏi một cách trực diện, độ chính xác gần nhƣ tuyệt đối…Tuy vậy loại hình DV này cũng chƣa thu hút đƣợc NDT, phần lớn các em HS –SV sử dụng loại DV này trong đó chủ yếu là các em năm thứ nhất với câu hỏi mang tính chỉ dẫn, hình thức nhƣ phƣơng thức mƣợn trả sách, cách làm thẻ thƣ viện… ít câu hỏi đi vào nội dung, chuyên môn sâu, theo số liệu điều tra có tớ 94,5% HS –SV chƣa từng sử dụng DV này. Tỷ lệ NDT hai nhóm còn lại nhƣ sau: nhóm CBQL thƣờng xuyên sử dụng chiếm 22%, không thƣờng xuyên chiếm 36%, chƣa từng biết tới chiếm 44%. Nhóm GV –CBNC không có ngƣời dùng tin nào sử dụng thƣờng xuyên sử dụng DV này, số NDT không thƣờng xuyên chiếm 20.4%, chƣa từng sử dụng chiếm 79.6%. Qua những con số khảo sát đó nói lên thực trạng là phần lớn chỉ có CBQL và một số GV – CBNC sử dụng DV này, lý do là họ ít có thời gian ngồi tìm kiếm tra cứu thông tin, cần hỏi thủ thƣ về một loại sách hoặc tác giả, nhà xuất bản nào đó họ cần…hoặc những thông tin cơ bản về một giáo trình mới, sách mới nhập thƣ viện…
Cung cấp thông tin theo yêu cầu là một dịch vụ tốt nhất trong dịch vụ thông tin hiện tại, mang lại hiệu quả cao cho NDT. Tuy nhiên cho tới nay tại
Đỗ Thị Tầm Xuân 59
Thƣ viện, dịch vụ tƣ vấn thông tin theo yêu cầu và DV hỏi – đáp vẫn chƣa trở nên phổ biến, Thƣ viện cần có những chiến lƣợc, hƣớng dẫn giúp NDT biết và tìm đến với dịch vụ này nhiều hơn.
Sản phẩm thông tin – thư viện Tra cứu mục lục trực tuyến.
Mục lục này đƣợc xây dựng và cơ bản hoàn thành sau một năm thƣ viện đƣợc trang bị phần mềm quản lý Libol 6.0 (năm 2010), hiên tại Sản phẩm này tạm ngừng hoạt động để chuẩn bị nâng cấp sản phẩm này.
Đối với sản phẩm này NDT có thể sử dụng máy tính có nối mạng để truy cập vào hệ thống mục lục trực tuyến đặt vị trí dành cho NDT tra cứu, tìm kiếm thông tin thông qua phần mềm thƣ viện Libol6.0, sắp tới có thể tra cứu trực tuyến tại Webside của trƣờng. Với công cụ này, NDT có thể tìm kiếm thông tin về tài liệu bất cứ khi nào, bất kỳ nơi đâu mà không cần phải đến thƣ viện.
Bằng việc sử dụng mục lục trực tuyến, NDT có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo nhiều điểm truy cập khác nhau nhƣ: theo tên tác giả, theo tiêu đề, chủ đề, từ khóa…
Nhìn chung, đối tƣợng chính sử dụng dịch vụ này tại Thƣ viện chủ yếu là HS – SV. Nó giúp họ tra cứu thông tin một cách dễ dàng khi họ biết đƣợc thông tin về tác giả, tên tài liệu hoặc chủ đề tài liệu và xác định đƣợc vị trí lƣu giữ tài liệu trong kho thƣ viện. Vì lý do đó, 73.5% tổng số NDT của nhóm này đã từng sử dụng dịch vụ. Rất ít ngƣời thƣờng xuyên sử dụng dịch vụ chỉ chiếm 3.6%.
Nhóm CBQL và GV – CBNC, rất ít ngƣời trong số họ đã từng sử dụng đến dịch vụ này, theo số liệu thống kê có tới 65.0% CBQL chƣa từng sử dụng sản phẩm này: 34,1% đã từng biết tới lớn gấp đôi tỷ lệ NC nhóm GV -CBNC
Đỗ Thị Tầm Xuân 60
với SP này:16,7%, tỷ lệ ngƣời chƣa tùng sử dụng cũng cao hơn: 80.6%. Nguyên nhân là một phần do họ không có thời gian tìm kiếm, mặt khác họ thƣờng nhờ trực tiếp CBTV lấy hộ hoặc chỉ chỗ tài liệu họ cần tìm.
