9. Cấu trúc luận văn
3.1.1.Phát triển nguồn lực thông tin, đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ
Nguồn lực thông tin là một trong những yếu tố quan trọng của hoạt động thông tin – thƣ viện. Với nguồn lực thông tin chất lƣợng, thƣờng xuyên đƣợc cập nhật và một chính sách cung cấp thông tin tốt, một cơ quan thông tin– thƣ viện sẽ không ngừng phát triển. Nói cách khác, để tăng cƣờng hoạt động thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, các Thƣ viện cần quan tâm phát triển nguồn lực thông tin của mình
Nguồn lực thông tin là cơ sở vật chất thiết yếu đảm bảo cho mọi hoạt động thông tin trong thƣ viện đƣợc thông suốt. Khi xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin phải dựa trên cơ sở khoa học, đảm bảo cho thƣ viện thực hiện tốt mọi chức năng nhiệm vụ của mình đồng thời thỏa mãn NCT trong công tác quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của NDT.
Nguồn lực thông tin của thƣ viện trƣờng Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại luôn phát triển cùng với sự phát triển không ngừng về quy mô đào tạo của nhà trƣờng về cả chất lƣợng và số lƣợng, song cần phải bổ sung tài liệu một các hợp lý và khoa học hơn. Phải có chính sách bổ sung thích hợp trên nguyên tắc xây dựng nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với mục tiêu, đối tƣợng đào tạo và chức năng nhiệm vụ của nhà trƣờng là điều vô cùng bức thiết hiện nay.
Thực tế cho thấy, do tình hình kinh tế ngày càng khó khăn, nhà trƣờng lại đang có dự án xin đƣợc nâng cấp lên thành trƣờng Đại học Kinh tế Đối ngoại. Bên cạnh khó khăn đó Trƣờng đang tập trung vật lực và tài lực cho dự án xây dựng lại trƣờng tại quận 9 với tòa nhà 5 tầng trên diện tích trên 1000m2 để đạt những tiêu chí cần thiết để nâng cấp thành một trƣờng Đại
Đỗ Thị Tầm Xuân 81
học. Việc này cũng ảnh hƣởng không nhỏ đến kinh phí hàng năm cho thƣ viện. Cụ thể là trong 3 năm 2009, 2010, 2011, kinh phí bổ sung nhà trƣờng rót xuống cho thƣ viện có sự khác nhau và tăng giảm tùy từng năm. Điều này gây khó khăn cho thƣ viện trong việc lập chính sách bổ sung hàng năm.
Phải xác định đƣợc mức độ ƣu tiên trong việc phân bổ kinh phí, mức độ bổ sung cho từng ngành đào tạo, cho từng hƣớng nghiên cứu trọng điểm, ngành nghề đào tạo mũi nhọn của nhà trƣờng. Mặt khác, thƣ viện cũng phải bổ sung đầy đủ các loại hình sách, báo và tạp chí trong và ngoài nƣớc, đảm bảo cân đối tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử. Ngoài việc sử dụng kinh phí đƣợc nhà trƣờng cấp, Thƣ viện có thể chủ động tìm kiếm thêm kinh phí ở các nguồn khác: các tổ chức, cá nhân ủng hộ Thƣ viện. Thƣ viện cũng nên có chính sách để khuyến khích các thầy cô giáo, các học viên, sinh viên của trƣờng đóng góp kinh phí, hoặc tài liệu hoặc thời gian trợ giúp Thƣ viện
Thƣ viện cũng cần phải chú ý phát triển các loại hình ấn phẩm thông tin chuyên đề, thông tin nhanh, điểm tin khoa học về các ngành khoa học tiên tiến, mũi nhọn, phục vụ trực tiếp cho từng môn học, từng đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Củng cố và tăng cƣờng nguồn lực thông tin đối với từng loại tài liệu, cụ thể nhƣ:
Đối với tài liệu truyền thống:
- Tăng dần số lƣợng sách với số bản hợp lý, xác định số bản cho từng kho tài liệu khác nhau. Tăng cƣờng bổ sung các bản tiêu chuẩn kỹ thuật, đây là nguồn tài liệu mà hiện nay thƣ viện đang còn thiếu trầm trọng.
- Đối với những tài liệu quý hiếm có dấu hiệu hƣ hỏng nhƣ bị ố vàng, mọt, mờ chữ… thƣ viện cần phải nhanh chóng chuyển dạng sang tài liệu điện tử giúp cho việc khai thác và sử dụng đƣợc dễ dàng và thuận lợi, hoặc cần phải có kế hoạch nhân bản một cách hợp lý.
Đỗ Thị Tầm Xuân 82
- Thanh lý những tài liệu quá cũ, lỗi thời và không còn giá trị sử dụng. - Đối với tài liệu xám, tài liệu đào tạo, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ theo quy định của Ban Giám hiệu, sau khi bảo vệ thành công phải nộp lại cho thƣ viện một bản để lƣu. Nhằm thu thập một cách đầy đủ loại hình tài liệu này để phục vụ tốt hơn cho NDT thƣ viện cần phải theo dõi sát sao các cá nhân và tập thể trong trƣờng để thu thập theo đúng quy định, mặt khác, thƣ viện phải luôn kêu gọi, thuyết phục, động viên các cá nhân và tập thể nêu cao tinh thần tự giác trong việc nộp lại công trình nghiên cứu của họ. Trong trƣờng hợp họ cố tình vi phạm thì phải nhờ đến sự giúp đỡ của Ban Giám Hiệu để xử lý và giải quyết.
- Luôn khảo sát NCT của NDT để xác định đƣợc những điểm mạnh và điểm yếu của nguồn lực này, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.
- Do lƣợng kinh phí nhà trƣờng rót xuống thƣ viện có hạn, nên cần phải xác định mức độ ƣu tiên bổ sung, phân bổ kinh phí bổ sung hợp lý cho từng ngành đào tạo trong trƣờng, tránh trƣờng hợp bổ sung tràn lan, ngành thì lƣợng tài liệu quá nhiều, còn có ngành lại quá ít.
- Đẩy nhanh tiến độ nhanh chóng hoàn thành và đƣa vào hoạt động, kho sách mở với hình thức NDT tự chọn sách thuận tiện để NDT có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đặt ra kế hoạch thanh lý những tài liệu không còn giá trị sử dụng, những tài liệu lỗi thời. Để làm đƣợc điều đó, cán bộ thƣ viện phải nắm vững thực trạng vốn tài liệu trong kho, bảo quản những tài liệu có giá trị, phát hiện những tài liệu không còn giá trị sử dụng, tài liệu bị mất… để tiến hành xử lý và bổ sung kịp thời.
- Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm tận dụng tối đa những nguồn thông tin KHKT đồng thời còn tiết kiệm đƣợc kinh phí cho nhà trƣờng.
Đỗ Thị Tầm Xuân 83
Đối với tài liệu điện tử:
- Tự tiến hành số hóa, chuyển dạng những tài liệu có trong thƣ viện dần dần bằng phƣơng pháp scan, hay nhập lại thông tin.
- Ngày nay, hầu hết các ấn phẩm đều vừa xuất bản trên giấy, vừa tồn tại dƣới dạng tài liệu điện tử. Nếu bổ sung đƣợc nguồn này sẽ tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian và công sức cho cán bộ thƣ viện.
- Xây dựng các liên kết, tạo khả năng truy cập đến các nguồn tài liệu trên Intenet, nhất là nguồn tài liệu của các trƣờng có cùng lĩnh vực đào tạo nhƣ: Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, Đại học kinh tế Quốc dân Thành phố Hò Chí Minh…
- Khi thƣ viện có những loại sách, báo, tài liệu điện tử mới phải kịp thời thông báo đến cho NDT biết và sử dụng.
Kết quả khảo sát cho thấy, nội dung và loại hình tài liệu ở đây vẫn chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT, những tài liệu HS – SV có nhu cầu nhiều nhƣ luận văn, luận án thì thƣ viện không đƣợc phép cung cấp. Những tài liệu hội nghị hay báo cáo khoa học còn nghèo nàn. Do đó, thƣ viện cần phải tíchcực tăng cƣờng nguồn lực thông tin dựa trên những nhu cầu thực tế của NDT mới đạt đƣợc hiệu quả cao.
Thƣ viện muốn đạt đƣợc hiệu quả phục vụ NDT cao nhất thì cần phải phát triển nguồn lực thông tin đủ về số lƣợng, đa dạng về chủng loại, và đạt chất lƣợng tốt, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT
3.1.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường trang thiết bị trong hoạt động thư viện - thông tin
Một trong những nguyên nhân dẫn đến số lƣợng ngƣời dùng tin tra cứu thông tin tại Thƣ viện chƣa nhiều và hiệu quả của công tác tra cứu vẫn chƣa
Đỗ Thị Tầm Xuân 84
cao là do mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại của Thƣ viện vẫn còn một số hạn chế.
Công nghệ thông tin đang làm thay đổi nhanh chóng toàn bộ thế giới đồng thời tạo ra nhiều thách thức và cơ hội. Tất cả các ngành nghề, trong đó có ngành thông tin – thƣ viện đƣợc hƣởng lợi rất nhiều từ những thành quả phát triển của ngành công nghệ thông tin. Các hoạt động thƣ viện thông tin sẽ hiệu quả và tinh gọn hơn nếu đƣợc ứng dụng công nghệ thông tin. Nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin mà mọi NCT của NDT tại trƣờng đang dần đƣợc đáp ứng một cách nhanh chóng và ngày càng tốt hơn
Điểm yếu đƣợc nhắc đến nhiều nhất về hệ thống tra cứu thông tin của Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN ngoài phạm vi Thƣ viện hay không. Cho đến nay, vì một số lý do, Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN chƣa cho phép bạn đọc tra cứu mục lục thƣ viện qua Internet. Đó là một điểm hạn chế có thể sớm đƣợc khắc phục của hệ thống tra cứu ở đây.Với sự phát triển của Internet, kỹ thuật truyền thông mới, ngƣời dùng tin hoàn toàn có thể tra cứu tài liệu qua mạng mà không bắt buộc phải tới Thƣ viện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để có thể gia tăng mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại, Thƣ viện cần đƣợc đầu tƣ kinh phí để mua sắm thêm các thiết bị hiện đại nhƣ: máy vi tính cấu hình cao, thêm đƣờng truyền Internet, sử dụng dịch vụ kết nối Internet không dây… Với gần ngƣời dùng tin thì 06 máy tính phục vụ tra cứu nhƣ hiện nay chỉ là một con số quá ít ỏi và chắc chắn không thể nào đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của họ.Song song với việc trang bị thêm nhiều máy tính, cần phải cải thiện đƣờng truyền Internet để đảm bảo tốc độ truy cập ổn định và nhanh chóng cho ngƣời dùng tin.
Ngoài ra, Thƣ viện có thể sử dụng dịch vụ kết nối Internet không dây để tận dụng các máy tính xách tay của ngƣời dùng tin. Số lƣợng ngƣời dùng tin của trƣờng sử dụng máy tính xách tay ngày càng tăng lên và hầu hết các
Đỗ Thị Tầm Xuân 85
máy đời mới đều cho phép truy cập Internet qua điểm kết nối không dây (Access point). Khi Thƣ viện có Wireless, ngƣời dùng tin sẽ sử dụng máy tính của mình, thay vì sử dụng máy tính của Thƣ viện, giúp giảm sức ép tài chính trong việc phải mua sắm một số lƣợng lớn máy tính để đáp ứng nhu cầu sử dụng của ngƣời dùng tin.
Xem xét việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động tra cứu thông tin của một Thƣ viện, không thể bỏ qua việc xây dựng và phát triển Website của Thƣ viện đó (hoặc cơ quan chủ quản), hiện nay,vì nhiều lý do dự án xây dựng webside của Thƣ viện bị bỏ dở. Thƣ viện cũng chƣa có một diễn đàn dành riêng cho ngƣời dùng tin của mình, mặc dù ích lợi của diễn đàn trên mạng là khá nhiều: Không tốn kém nhiều tiền bạc và thời gian để thu thập ý kiến của ngƣời dùng tin; các ý kiến đƣợc đƣa trên diễn đàn thƣờng khách quan hơn là những ý kiến đƣợc thu thập qua phỏng vấn trực tiếp; vấn đề đƣợc bàn luận trên diễn đàn sẽ đƣợc xem xét ở nhiều góc cạnh, nhiều cách tiếp nhận khác nhau…
Tại thời điểm này, trong quá trình sử dụng Libol, Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN đang từng bƣớc hiện thực hóa ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu khác nhau trong hoạt động thông tin thƣ viện nhƣ quản lý bạn đọc, quản lý lƣu thông tài liệu… Tuy nhiên, Thƣ viện trƣờng vẫn chƣa ứng dụng công nghệ thông tin vào một số khâu hoạt động nhƣ bổ sung, kiểm soát và quản lý tình trạng vật lý của tài liệu…
Một vấn đề đặt ra khi mua các gói CSDL, ebook là kinh phí. Muốn có kinh phí, thƣ viện cần phải đƣa ra đƣợc những đề án xác thực, thuyết phục với Ban Giám Hiệu nhà trƣờng về tính khả thi và những hiệu quả mà thƣ viện đã đạt đƣợc khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác phục vụ NDT để Ban Giám Hiệu nhà trƣờng tin tƣởng và cấp kinh phí giúp thƣ viện có điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động của mình. Mặt khác,
Đỗ Thị Tầm Xuân 86
những ngƣời cán bộ thƣ viện cũng phải liên tục học hỏi về những ứng dụng khoa học công nghệ mới để giới thiệu, hƣớng dẫn tới NDT, marketing cho họ về những thuận lợi, tiện ích, sức hấp dẫn của tài liệu điện tử, cách tra cứu, tìm tin trên máy và tìm tin trên mạng… để họ sử dụng nhiều hơn nữa thƣ viện của mình, từ đó làm động lực thúc đầy lại việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thƣ viện.
Sự thành công hay thất bại của việc ứng dụng CNTT trong thƣ viện còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại. Bởi vậy, Thƣ viện cần phải thƣờng xuyên tu sửa kho sách nhƣ: hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió… Bên cạnh đó, cũng cần phải yêu cầu Nhà trƣờng trang bị thêm những phƣơng tiện kỹ thuật bảo quản hiện đại khác để có thể bảo quản tài liệu đƣợc tốt nhất.
Ứng dụng công nghệ hiện đại đi đôi với trang thiết bị hiện đại trong hoạt động thông tin – thƣ viện là xu hƣớng tất yếu của mọi Thƣ viện, cơ quan thông tin. Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN không thể đi chệch xu hƣớng ấy, khi những lợi ích của việc này là không thể phủ định. Để đạt hiệu quả cao trong ứng dụng công nghệ mới, Thƣ viện cần chuẩn bị đầy đủ về kinh phí, trình độ cán bộ, trình độ ngƣời dùng tin…
3.1.3.Tăng cường trao đổi hợp tác giữa các thư viện tin, đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ
Tăng cƣờng trao đổi hợp tác giữa các thƣ viện
Trong tƣơng lai, để giảm bớt sức ép tài chính trong việc bổ sung tài liệu và tiết kiệm diện tích kho tàng, đồng thời nâng cao mức độ đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin, cần phải tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin hơn nữa. Trƣớc hết, Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại cần hợp tác chặt chẽ với Thƣ viện Trƣờng Đại học Công nghiệp (chung Bộ chủ quản),
Đỗ Thị Tầm Xuân 87
với trƣờng Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh vì hai trƣờng có chung nhiều chuyên ngành đào tạo, giáo trình đào tạo. Nhiều giảng viên cùng tham gia giảng dạy ở cả hai trƣờng.Nhu cầu tin ở hai trƣờng cũng có nhiều điểm tƣơng đồng, đặc điểm các nhóm ngƣời dùng tin cũng tƣơng đối giống nhau. Nếu có một sự sẻ chia thông tin tốt hơn, chắc chắn nguồn lực thông tin của hai Thƣ viện này sẽ phát triển lớn mạnh không ngừng. Việc tiến hành chia sẻ nguồn lực thông tin giữa hai trƣờng trƣớc hết có thể đƣợc thực hiện bằng cách chia sẻ những nguồn tin số hóa qua mạng Internet, hoặc cung cấp dịch vụ mƣợn liên thƣ viện hay cung cấp bản sao chụp tài liệu của thƣ viện tới ngƣời dùng tin của hai trƣờng theo yêu cầu của họ.
Một đơn vị khác mà Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng KTĐN đã lên kế hoạch hợp tác trong vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin là Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM. Đây là đơn vị có lƣợng thông tin phong phú, dồi dào, có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của nhiều đối tƣợng ngƣời dùng tin khác nhau. Thƣ viện KHTH TP.HCMcũng sẵn sàng chia sẻ nguồn lực thông tin của mình với các cơ quan khác. Tuy nhiên, kế hoạch hợp tác này vẫn chƣa đƣợc thực hiện, dù tính khả thi và hiệu quả là điều đã đƣợc khẳng định và dự báo.
Ngay trên địa bàn Tp.HCM, Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN cũng có thể chia sẻ nguồn lực thông tin của mình với Thƣ viện Cao đẳng Kinh tế Tp.HCM thông qua các hình thức luân chuyển tài liệu, tủ sách lƣu động, hay tổ chức các buổi giới thiệu tài liệu mới, tuyên truyền thông tin…
Một phƣơng thức khác để thực hiện hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin là triển khai dịch vụ mƣợn liên thƣ viện. Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN có thể đàm phán để ngƣời dùng tin của mình đƣợc phép trở thành ngƣời dùng tin chính thức của các thƣ viện khác (đƣợc cấp quyền sử dụng Thƣ viện). Hoặc là, các Thƣ viện chia sẻ CSDL thƣ mục, Thƣ viện Trƣờng sẽ giúp
Đỗ Thị Tầm Xuân 88
ngƣời dùng tin tìm kiếm và đƣa yêu cầu thông tin tới thƣ viện bạn. Thƣ viện Trƣờng CĐKTĐN cũng có thể làm nhiệm vụ trung gian, tiếp nhận yêu cầu tin từ ngƣời dùng, chuyển tới đơn vị có khả năng đáp ứng (là một trong số các đơn vị có quan hệ hợp tác), và nhận lại thông tin đã đƣợc yêu cầu rồi chuyển tới ngƣời dùng tin của mình. Trong trƣờng hợp này, ngƣời dùng tin ở