Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động thƣ viện

1. Những vấn đề chung về tổ chức và hoạt động

3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng hoạt động thƣ viện

3.2.1. Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý, hoàn thiện viê ̣c tổ chức và bảo quản nguồn lực thông tin theo định hướng của một thư viện hiện đại

* Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý

Thƣ viện tỉnh Bình Định đang tƣ̀ng bƣớc chuyển sang thƣ viện hiện đại, hiệu quả hoạt động của thƣ viện trƣớc hết phụ thuộc vào chất lƣợng và sự đầy đủ của nguồn lực thông tin. Muốn phát triển NLTT đa dạng và phong phú, nhiều về số lƣợng và đầy đủ về chất lƣợng, TVBĐ cần xây dựng chính sách bổ sung hợp lý, khoa học( về diện tài liệu, về loại hình tài liệu, về ngôn ngữ tài liệu, về số lƣợng tài liệu) phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình nhằm phục vụ tốt hơn việc góp phần phát triển của tỉnh trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Là một thƣ viện công cộng nên cơ cấu thành phần vốn tài liệu củ a thƣ viê ̣n cần phải bổ sung mang tính chất tổng hợp , đầy đủ các môn ngành tri thức và có giá trị khoa học, giá trị sử dụng. Tuy nhiên, tỷ lệ các thành phần này cần phải đƣơ ̣c cân đối trên cơ sở dựa vào chính sách bổ sung và NCT của NDT. Tài liệu địa chí là NLTT quan trọng, thƣ viện cần lập kế hoạch phát triển toàn diện về số lƣợng, chất lƣợng cũng nhƣ loại hình tài liệu; Có kế hoạch sƣu tầm, quyên góp, bổ sung hồi cố, chuyển dạng tài liệu hoặc sƣu tầm, tải về từ mạng internet,… nhằm mục đích phát triển kho tài liệu địa chí phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức.

Hiện nay, NLTT tại TVBĐ chủ yếu là sách, loại hình bổ sung nhiều nhất cũng là sách truyền thống. Tuy nhiên, trong những năm trở lại đây, TVBĐ đã từng bƣớc phát triển các loại hình tài liệu khác nhƣ: CD-ROM, CSDL Proquest, CSDL toàn văn địa chí, phục vụ báo điện tử,… Đây là hƣớng phát triển phù hợp trong giai đoạn hiện nay. Thƣ viện cần đầu tƣ nhiều hơn nữa vào việc chia sẻ các CSDL điện tử có thu phí và cấp quyền truy cập cho NDT, tạo ra nguồn lực ngày một đa dạng và phong phú, chất lƣợng hơn.

Việc phát triển các NLTT điện tử là việc làm cần thiết. Tuy nhiên, thƣ viện cần chú ý vấn đề vi phạm bản quyền trong việc mua quyền truy cập, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có tính pháp lý và nhất là các nhà cung cấp là các trung tâm, thƣ viện lớn của cả nƣớc nhằm tránh những rắc rối về vấn đề pháp lý.

* Củng cố lại nguồn lực thông tin hiện có.

Quá trình hình thành và hoạt động thƣ viê ̣n trải qua 38 năm. Chính vì vậy, số lƣợng tài liệu rất nhiều và phong phú về nội dung. Điều này cũng gây khó khăn không nhỏ trong phục vụ NCTvà trong quản lý tổ chức kho hiện nay. Muốn củng cố NLTT về mặt nội dung, trƣớc hết cần tiến hành tổng kiểm kê và lên kế hoạch thanh lọc tài liệu thông tin lỗi thời, không phù hợp ra khỏi kho. Những năm trƣớc đây khi muốn lên thành thƣ viện hạng 2, phải đầu tƣ số lƣợng tài liệu tƣơng ứng với tiêu chí, nên thời điểm đó bổ sung một tên sách nhƣng nhiều bản, vì vậy tình trạng này cũng cần giảm bớt số lƣợng bản làm giảm sức chứa của kho, tiết kiệm diện tích kho, giá dành cho tài liệu mới;

Sắp xếp lại kho tài liệu địa chí, đầu tƣ kinh phí để số hóa và nhân bản lập kế hoạch đƣa ra phục vụ những tài liệu địa chí trên website của thƣ viện và trƣng bày giới thiệu giúp cho NDT khai thác kho tài liệu này hiệu quả hơn. Kho báo – tạp chí cũng chọn lọc những loại báo, tạp chí quan trọng với đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa để đóng tập lƣu vào kho, có kế hoạch giảm bớt số lƣợng báo, tạp chí không có nhu cầu và giá thành cao nhằm tiết kiệm kinh phí bổ sung, dành nguồn này đầu tƣ cho các loại hình, các nguồn thông tin khác;

Đẩy mạnh và quảng bá các CSDL hiện có nhƣ: CSDL toàn văn địa chí, CSDL Proquest, CSDL phi vật thể, … giúp cho việc khai thác và đến với nhiều thành phần NDT trong thƣ viện.

Tổ chức vốn tài liệu:

Vốn tài liệu của TVBĐ tƣơng đối nhiều về số lƣợng và phong phú về loại hình, vì vậy việc tổ chức vốn tài liệu cần phải đƣợc quan tâm, sắp xếp một cách khoa học nhằm giúp cho việc khai thác vốn tài liệu một cách hiệu quả và đạt tầng suất cao nhất.

Tài liệu lƣu trữ trong kho (nhất là sách) đƣợc xếp trên giá theo số đăng ký cá biệt, điều này giúp cho việc lấy tài liệu phục vụ cho NDT một cách dễ dàng và phù hợp với điều kiện kho đóng nhƣ hiện nay. Tài liệu điện tử. thƣ viện cần có kế hoạch sao lƣu, lƣu trữ các CSDL của thƣ viện an toàn, duy trì việc khai thác các CSDL mua quyền truy cập qua ký hợp đồng hàng năm.

Các CSDL điện tử cần có hƣớng mở rộng và nâng cao chất lƣợng nội dung, bộ phận phục vụ đa phƣơng tiện có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu tin thông qua máy tính và các thiết bị khác, khai thác các CSDL, đĩa CD-ROM,… và các tài liệu điện tử khác.

Nhìn chung việc tổ chức kho phải mang tính khoa học , hợp lý nhằm giúp cho thủ thƣ phục vụ tốt nhất, nhanh nhất quá trình đáp ứng nhu cầu tin cho NDT. Ƣu tiên các phòng ở những nơi thuận tiện nhƣ sảnh ở tầng trệt, có không gian rộng và thoải mái nhằm giúp cho công tác khai thác vốn tài liệu đạt hiệu quả.

Công tác bảo quản tài liệu:

“Một cuốn sách bắt đầu hƣ hỏng kể từ khi nó đƣợc in ra. Do sách đƣợc làm bằng chất liệu hữu cơ, tự thân nó đã mang trong mình các yếu tố tự thân hủy hoại cuối cùng. Quá trình này có thể bị thúc đẩy nhanh bởi môi trƣờng, bởi các cuộc tấn công của các loại côn trùng hay nấm mốc, và có lẽ hơn tất cả - bởi sự bảo quản cẩu thả của con ngƣời” (Cơ quan Bảo quản quốc gia Anh)

Bảo quản tài liệu là thực hiện các biện pháp nhằm duy trì tình trạng tốt nhất của tài liệu để phục vụ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu trong hiện tại và tƣơng lai. Chính vì vậy, TVBĐ luôn xác định công tác bảo quản là nhiệm vụ quan trọng, luôn đề cao cảnh giác trong vấn đề cháy nổ, ƣớt sách.

Cần chuyên môn hoá công tác bảo quản tài liệu, phân công cán bộ trực tiếp kiểm tra công tác bảo quản tài liệu nhằm phát hiện kịp thời những tác động xấu đến tài liệu, có kế hoạch khắc phục kịp thời.

3.2.2. Nâng cao hoạt động xử lý tài liệu

Đảm bảo mối liên hệ tƣơng tác giữa các cơ quan thông tin – thƣ viện trong nƣớc và quốc tế. Vai trò của việc xử lý tài liệu ngày càng trở nên quan trọng trong điều kiện chia sẻ nguồn thông tin giữa các thƣ viện và cơ quan thông tin của quốc gia cũng nhƣ các thƣ viện và trung tâm thông tin trong khu vực và trên thế giới. Bởi lẽ nếu không có chuẩn hoá trong xử lý tài liệu và biên mục sẽ không có sự thống nhất và tƣơng hợp về khổ mẫu và các quy tắc xử lý thông tin, tiền đề của việc chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các tổ chức thông tin – thƣ viện trong phạm vi khu vực và quốc tế. Khi đó mỗi quốc gia sẽ nhƣ một “ốc đảo thông tin”, kìm hãm sự giao

lƣu khoa học, công nghệ và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, hậu quả là kìm hãm sự phát triển của mỗi quốc gia.

Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các thƣ viện sẽ thực hiện tốt việc dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin thƣ viện, nâng cao chất lƣợng dịch vụ, tiếp cận và hội nhập nhanh hơn với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới. Chuẩn hoá tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin, từ đó giúp các thƣ viện, trung tâm thông tin tiết kiệm sự đầu tƣ cho hoạt động xử lý thông tin. Thay vì việc bắt tay vào xử lý tài liệu, cán bộ thƣ mục có thể tra cứu tìm xem tài liệu đó đã đƣợc xử lý ở đâu chƣa. Nếu tài liệu đó đã đƣợc xử lý thì có thể tải trực tiếp về CSDL của thƣ viện mình.

Nền tảng khoa học công nghệ, sự tiến bộ của CNTT và viễn thông đã giúp ích rất nhiều cho việc hội nhập, chuẩn hóa trong toàn hệ thống thƣ viện. TVBĐ cũng không nằm ngoài sự phát triển đó, thƣ viện đã nắm bắt cơ hội, tận dụng những thời cơ sẵn có nhƣ về kinh phí, đào tạo nhận lực, đầu tƣ công nghệ,… Đến nay, hoạt động thƣ viện đã từng bƣớc chuẩn hóa trong các khâu nhƣ biên mục, phân loại, quy tắc mô tả,…

Công tác xử lý tài liệu trong thời gian đến cần tiếp tục thực hiện phân loại theo bảng DDC và có kế hoạch áp dụng bảng DDC23 vào thời gian sớm nhất, nhằm tạo điều kiện cho công tác phân loại đƣợc chính xác và sâu hơn. Cần áp dụng các bộ công cụ nhƣ định chủ đề, định từ khóa một cách thống nhất thông qua việc chia sẻ nguồn lực thông tin. Các khổ mẫu Marc21, quy tắt mô tả AACR2 cần đƣợc triển khai nhằm giúp cho hoạt động xử lý tài liệu tại thƣ viện chuẩn hóa và thống nhất.

- Chuẩn hóa về khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21 (Xem phụ lục trang 117)

- Áp dụng chuẩn Dublin Core (Xem phụ lục trang 122)

- Chuẩn IMDb (Internet Movie Database) (Xem phụ lục trang 123)

- Chuẩn IADb (Internet Audio Database) (Xem phụ lục trang 124)

- Quy tắc mô tả tài liệu (Xem phụ lục trang 125)

- Các chuẩn nghiệp vụ khác. (Xem phụ lục trang 128)

- Chuẩn tìm kiếm liên thƣ viện Z39.50 về phía client, server và gateway. - Chuẩn mƣợn liên thƣ viện ISO10160, ISO10161, IPIG2.0

3.2.3. Nâng cao chất lượng và phát triển các sản phẩm thông tin - thư viện

Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)

Mục lục truy cập trực tuyến (Opac) có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm tài liệu tại thƣ viện hiện nay , vì thƣ viện tỉnh đã ngƣ̀ng sử dụng mục lục phích truyền thống. Thông qua mục lục truy cập trực tuyến tại thƣ viện, NDT có thể tra tìm tài liệu nhanh chóng và thuận tiện.

Để nâng cao chất lƣợng của mục lục truy cập trực tuyến, cần phải thƣờng xuyên kiểm tra việc tra cứu mục lục truy cập trực tuyến có cho ra kết quả nhanh chóng và thuận tiện hay không. Đồng thời làm việc với nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ thêm công cụ tra cứu trên mục lục truy cập trực tuyến nhƣ hỗ trợ từ khóa, hỗ trợ chỉ số phân loại và nhất là tìm kiếm nâng cao.. giúp bạn đọc có thể dựa vào những từ khoá, chỉ số phân loại có sẵn trên OPAC để nhanh chóng tìm đƣợc tài liệu mình cần.

Hiện tại, việc tra cứu Opac tại thƣ viện bị quá tải khi lƣợng NDT tra cứu đông, vì vậy thƣ viện cần có kế hoạch bổ sung máy nhằm giúp cho việc tra cứu trực tuyến Opac đƣợc thuận lợi, tạo điều kiện thoải mái đối với NDT.

Nâng cao chất lƣơ ̣ng CSDL

CSDL là công cụ tra cứu quan trọng trong giai đoạn hiện nay của Thƣ viện. Việc nâng cao chất lƣợng của các CSDL do thƣ viện xây dựng, mua, hoặc thuê là rất quan trọng trong hoạt động của thƣ viện.

Đối với CSDL thƣ mục: Cần phải hiệu đính lại các biểu ghi chƣa chính xác trong quá trình biên mục, xây dựng hoàn chỉnh để đƣa lên Website của thƣ viện, giúp cho NDT truy cập và khai thác từ xa thông qua mạng internet. CSDL có chất lƣợng thông tin khoa học, chính xác đảm bảo chất lƣợng nguồn tin sẽ là một kênh quảng bá uy tín, chất lƣợng hoạt động của thƣ viện ra bên ngoài rất thành công.

Đối với CSDL toàn văn: Thƣ viện tiếp tục thực hiện việc số hóa tài liệu địa chí và khai thác từ các nguồn khác nhƣ bổ sung, tìm kiếm trên báo, tạp chí truyền thống và hiện đại. Đầu tƣ kinh phí cho công tác phát triển tài liệu, cùng với đó là bổ sung thiết bị, công nghệ và nhân lực, nhằm tạo ra các CSDL toàn văn có chất lƣợng.

Xây dựng CSDL toàn văn địa chí có chất lƣợng, đƣa lên Website của thƣ viện để phục vụ NCTcủa NDT là việc làm hết sức có ý nghĩa trong thời đại ngày nay. Giúp cho việc nghiên cứu, học tập và tìm hiểu về địa phƣơng đƣợc khoa học và đầy đủ thông tin hơn góp phần vào việc phát triển địa phƣơng trong giai đạon công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

Đối với CSDL do thƣ viện mua và thuê quyền truy cập: Thƣ viện cần có sự kiểm tra kỹ lƣỡng, tham khảo ở những đơn vị đã mua hoặc thuê trƣớc đó nhằm tìm hiểu kỹ về nội dung chứa đựng bên trong mỗi CSDL có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thành phần bạn đọc, từ đó mới có căn cứ khoa học để có thể bổ sung đƣợc nguồn thông tin thực sự có giá trị đáp ứng NCTcủa NDT và góp phần nâng cao chất lƣợng bộ các CSDL của thƣ viện.

Tăng cƣờng các ấn phẩm thƣ mục:

Việc ứng dụng CNTT vào các khâu công tác của thƣ viện, nên việc xuất bản các sản phẩm thƣ mục cũng tiện lợi và nhanh chóng hơn.

Thƣ mục chuyên đề: Thƣ viện tăng cƣờng biên soạn và xuất bản các ấn phẩm nhân các ngày trọng đại của đất nƣớc, các ngày lễ lớn của dân tộc hoặc một số lĩnh vực quan trọng của địa phƣơng nhƣ công, nông, ngƣ nghiệp và du lịch, các vấn đề mang tính thời sự nhƣ về biển đảo, về xây dựng nông thôn mới. Hoạt động này giúp cho việc tuyên truyền hoạt động của thƣ viện đƣợc tốt hơn, nhiều thành phần, nhiều tầng lớp biết đến thƣ viện nhiều hơn, sự đóng góp vào việc phát triển kinh tế, văn hóa, chính trị, … của địa phƣơng đƣợc khẳng định rõ hơn.

Thƣ mục giới thiệu sách mới: Năm 2008 trở về trƣớc, TVBĐ có sản phẩm thƣ mục giới thiệu sách mới do bộ phận thông tin làm trên bảng giấy. Tuy nhiên, hiện nay vấn đề này đã đƣợc ứng dụng tin học nên đã tiết kiệm thời gian, kinh phí rất nhiều cho thƣ viện vì : quét những tài liệu là sách và cho chạy chƣơng trình giới thiệu sách mới trên màn hình LCD 42 inch, những tài liệu có trên mạng họăc do các nhà xuất bản cung cấp thì sẽ đƣa lên Website của thƣ viện, giúp cho NDT tiếp cận tài liệu mới nhanh hơn.

Nâng cấp Website TVBĐ: Thƣ viện đã đăng ký Website trên Internet với địa chỉ www.thuvienbinhdinh.com vào năm 2004. Tuy nhiên, để định hƣớng phát triển và hội nhập hƣớng đến ngƣời sử dụng, và nhất là thƣ viện có sự chuẩn bị tên miền dự phòng là www.blp.vn. Theo tác giả luận văn cần thay đổi tên miền hiện nay, giao diện của trang web cũng sẽ có sự thay đổi lớn về cấu trúc các mục quan trọng đƣa lên trang chính, ƣu tiên các chức năng tìm kiếm thông tin, các thông tin hoạt động của thƣ viện, các lịch phục vụ, giới thiệu các CSDL hiện có của thƣ viện, phần liên kết với các thƣ viện, trung tâm lớn và điều quan trọng là bố cục giao diện chính là hƣớng đến đối tƣợng sử dụng. Mục đích đƣa Website lên mạng không phải chỉ để giới thiệu về Thƣ viện Bình Định mà điểm chính là giúp ngƣời dùng tin từ xa có thể tra cứu đƣợc nguồn tin của Thƣ viện, chia sẻ nguồn lực thông tin với các thƣ viện cấp huyện trong toàn tỉnh.

Đầy mạnh công tác đào tạo ngƣời dùng tin:

- Sử dụng các bảng hƣớng dẫn tra cứu hoặc chỉ dẫn đặt ngay ở khu vực các tầng và trên bàn tra cứu của hệ thống máy tra cứu Opac của thƣ viện để NDT tiếp cận trƣớc khi tìm kiếm thông tin.

- Tổ chức các lớp hƣớng dẫn, đào tạo cơ bản qua dịch vụ hỏi – đáp, hƣớng dẫn trực tiếp hoặc qua trang Web của thƣ viện. Bên cạnh đó. Nội dung các khóa học cần thiết kế linh hoạt để phù hợp với đặc điểm, trình độ và nhu cầu của từng nhóm NDT.

- Kết hợp với hội nghị bạn đọc để truyên truyền, phổ biến và chỉ dẫn cách