1. Những vấn đề chung về tổ chức và hoạt động
2.2 Thực trạng hoạt động của Thƣ viện
2.2.1 Bổ sung, tổ chức và bảo quản nguồn lực thông tin.
Bổ sung tài liệu
Công tác bổ sung tài liệu của TVBĐ luôn bám sát nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội của địa phƣơng và cố gắng đáp ứng cao nhất NCTcủa NDT. Bổ sung tài liệu là khâu quan trọng trong việc xây dựng nguồn lực thông tin, vì vậy cần đảm bảo các tiêu chí về chất lƣợng nội dung, số lƣợng bản phù hợp với từng kho sách. Hiện nay nguồn bổ sung của thƣ viện tỉnh rất đa dạng nhƣ các nhà xuất bản: Chính trị Quốc gia, Giáo dục, Văn học, Văn hóa dân tộc, Văn hóa thông tin, Khoa học - kỹ thuật, Nông nghiệp, Y học... Ngoài ra, Thƣ viện còn nhận đƣợc nguồn sách mới thông qua nộp lƣu chiểu, tài trợ hoặc đƣợc biếu tặng và một số nhà sách có uy tín trong nƣớc.
Về báo, tạp chí những năm 2008 trở về trƣớc thƣ viện tỉnh đặt mua khá nhiều có khi lên đến 450 tờ báo – tạp chí các loại. Tuy nhiên những năm gần đây khi internet phát triển, các thiết bị điện tử, viễn thông đƣợc ứng dụng rộng rãi thì số lƣợng NDT đến đọc báo giảm hẳn. Từ thực tế đó, TVBĐ bắt đầu giảm dần số tên báo đặt mua khi thống kê và theo dõi không có NDT sử dụng, năm 2013 là 207 tờ báo, tạp chí, khả năng năm 2014 sẽ còn 150 tờ báo, tạp chí. Chính điều này cũng đặt ra cho TVBĐ hƣớng đi mới là trang bị thêm máy tính kết nối internet cho phòng đọc đa phƣơng tiện, phủ sóng wifi miễn phí trong khu vực phục vụ NDT, nhằm đáp ứng nhu cầu truy cập internet cho NDT.
Bảng 2.3 Thống kê tình hình bổ sung tài liệu qua các năm
Năm Sách Đơn vị tính (bản) Báo, tạp chí Đơn vị tính (loại) 2008 11.408 336 2009 11.420 403 2010 11.202 281 2011 11.450 281 2012 10.838 280 10/2013 10.712 207 Bảng 2.4 Biểu về bổ sung sách (bản) 11408 336 11420 403 11202 281 11450 281 10838 280 10712 207 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 Bản sách Loại Báo -TC Bản sách 11408 11420 11202 11450 10838 10712 Loại Báo -TC 336 403 281 281 280 207 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Kinh phí dành cho bổ sung tài liệu hàng năm của Thƣ viện vào khoảng 700 triệu đồng. Trong đó, trung bình khoảng 500 triệu đồng dành cho bổ sung sách mới từ các nhà sách, các công ty phát hành, 100 triệu đồng dành cho bổ sung báo - tạp chí khoảng còn lại là dành cho việc bổ sung tài liệu điện tử và tài liệu địa chí của địa phƣơng. Ngoài ra thƣ viện tỉnh còn thực hiện bổ sung tài liệu cho chƣơng trình mục tiêu quốc gia về cho các thƣ viện huyện trong tỉnh.
Nếu trƣớc kia việc bổ sung vốn tài liệu cũng chỉ là phát triển vốn tài liệu của thƣ viện truyền thống, đó là cố gắng bổ sung đầy đủ tài liệu trong phạm vi ngân sách cấp nhằm tiến tới sở hữa đƣợc tƣ liệu tại chỗ càng nhiều càng tốt. Hiện nay chính sách bổ sung đã có sự thay đổi về loại hình tài liệu, hơn nữa quan niệm về sự đầy đủ của tài liệu không phải là đầy đủ tại thƣ viện mà là có thể khai thác thông tin từ nhiều nguồn, nhiều nơi khác nhau và nhiều địa điểm khác nhau phù hợp và tiết kiệm thời gian và công sức của NDT.
Cơ cấu vốn tài liệu :
- Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung
Theo thống kê đến tháng 9 năm 2013, TVBĐ có tổng số sách là: 340.107 bản / 119.052 tên sách; 280 báo, tạp chí và 5.702 đơn vị báo đóng tập; 514 bản đồ; 2.455 đĩa CD-ROM dữ liệu; 60 băng từ về hội nghị, hội thảo, CSDL phi vật thể: 10 đề tài, CSDL Media (phim 3D: 46, phim tài liệu: 158, phim thiếu nhi: 672).
Cơ cấu nội dung vốn tài liệu:
Bảng 2.5 Cơ cấu nội dung vốn tài liệu
STT Nội dung tài liệu
Theo số lƣợng bản Số lƣợng Tỷ lệ % 1 Chính trị – Khoa học xã hội 70.742 20.8% 2 Khoa học tự nhiên - kỹ thuật 79.585 23.4% 3 Văn học - Nghệ thuật 113.256 33.3%
4 Thiếu nhi 64.208 18.9%
5 Loại khác 12.244 3.6%
Tỷ lệ môn loại CT-XH 21% KH-KT 23% VH-NT 33% TN 19% Khác 4% CT-XH KH-KT VH-NT TN Khác
Qua bảng thống kê trên cho ta thấy số lƣợng tên tài liệu của cơ cấu nội dung với tỷ lệ tƣơng đối hợp lý và đầy đủ các thành phần nội dung, tuy nhiên trong nôi dung về khoa học tự nhiên – kỹ thuật có nhiều tên tài liệu đã lỗi thời so với hiện nay nhƣ về tin học, về các vấn đề khoa học có sự phát triển rất cao so với tài liệu trong kho trƣớc đây đã bổ sung, vì vậy thƣ viện tỉnh cần thanh lý ra khỏi kho sách nhằm tăng giá trị tài liệu của kho và tiết kiệm điện tích kho giá.
- Theo loại hình
Cơ cấu vốn tài liệu theo loại hình:
TVBĐ trong những năm gần đây rất chú trọng đến việc đa dạng hóa loại hình tài liệu. Tuy nhiên, với kinh phí có hạn đến nay thƣ viện có 6 loại hình tài liệu: Sách, báo - tạp chí, băng từ, đĩa CD-ROM , bản đồ và nguồn tài liệu điện tử. Với ƣu thế của mình thì sách vẫn là loại hình chiếm tỷ lệ cao nhất là 97% và thấp nhất là loại hình tài liệu bản đồ 0,2%. Đĩa CD-ROM trong thời gian gần đây đƣợc bổ sung thƣờng xuyên, nhiều về số lƣợng và phong phú về nội dung. Điều này thể hiện việc khai thác thông tin trên đĩa CD-ROM của NDT có sự thay đổi, chính nhờ các thiết bị tin học dễ dàng khai thác loại hình tài liệu này, giúp cho việc khai thác loại hình tài liệu này có hiệu quả.
Bảng 2.6 Cơ cấu vốn tài liệu theo loại hình 340107 5720 2455 946 514 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 Loại hình TLLoại hình TL Loại hình TL 340107 5720 2455 946 514 Sách Báo - TC Băng - Đĩa TL Điện tử Bản đồ
- Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ:
Vốn tài liệu tại thƣ viện thống kê theo ngôn ngữ thì tài liệu tiếng Việt chiếm tỷ lệ cao là 96,4%, điều này cũng thể hiện đƣợc những khó khăn về kinh phí, nguồn cung cấp, NCTcủa NDT chƣa cao về các loại ngôn ngữ khác, nhất là tiếng Anh. Tài liệu tiếng Anh đƣợc bổ sung nhiều trong giai đoạn hiện nay là nhờ vào nguồn tài trợ của quỹ Châu Á thông qua đầu mối là thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Tài liệu tiếng Nga và tiếng Pháp đƣợc bổ sung trong thời kỳ trƣớc những năm 1990 thông qua biếu tặng là chủ yếu, trong số tài liện này vẫn còn những tài liệu có giá trị đƣợc các học giả nghiên cứu trong nƣớc có nhu cầu tham khảo.
Qua thực tế tỷ lệ cơ cấu vốn tài liệu chia theo ngôn ngữ cho ta thấy rằng, nhu cầu về tài liệu ngôn ngữ tiếng Anh chƣa cao, nhất là thành phần bạn đọc sinh viên chiếm tỷ lệ cao trong tổng số bạn đọc của thƣ viện, khả năng ngoại ngữ của nhóm NDT này còn hạn chế vì vậy chƣa khai thác hết nguồi tài liệu tiếng Anh, cũng nhƣ CSDL Proquest tại TVBĐ.
Kết quả thống kê về cơ cấu vốn tài liệu của Thƣ viện theo ngôn ngữ nhƣ sau:
Bảng 2.7 Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ
STT Ngôn ngữ tài liệu Đơn vị tính Số lƣợng Tỷ lệ %
1 Tiếng Việt Bản 327.819 96.4% 2 Tiếng Anh Bản 9.117 2.7% 3 Tiếng Nga Bản 2.377 0.7% 4 Tiếng Pháp Bản 794 0.2% 327819 9117 2377 794 0 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000
Ngôn ngữ tài liệuNgôn ngữ tài liệu
Ngôn ngữ tài liệu 327819 9117 2377 794 Tiếng Việt Tiếng Anh Tiếng Nga Tiếng Pháp
Tổ chức vốn tài liệu
Hiện tại, vốn tài liệu của Thƣ viện đƣợc tổ chức thành các kho tài liệu phục vụ NDT nhƣ sau:
- Kho sách phòng đọc tổng hợp - Kho sách phòng mƣợn
- Kho sách thiếu nhi - Kho tài liệu địa chí - Kho sách hạn chế - Kho sách ngoại văn - Kho báo - tạp chí
Bảng 2.8 : Số lượng bản sách phân theo kho phục vụ
Stt Tên kho sách Số lƣợng bản
1 Kho phòng đọc 82.086 bản
2 Kho phòng mƣợn 113.721 bản
3 Kho Thiếu nhi 71.100 bản
4 Kho Địa chí 5.986 bản
5 Kho Ngoại văn 12.338 bản
6 Kho hạn chế 12.856 bản
7 Kho Báo – Tạp chí 12.804 tập
8 Kho luân chuyển 40.559 bản
25% 35% 22% 2%4% 0% 0% 12% Kho đọc Kho mượn Kho Thiếu nhi Kho Địa chí Kho ngoại văn Kho Hạn chế Kho Báo - TC Kho luân chuyển
Công tác bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu là một khâu công tác rất quan trọng trong hoạt động thƣ viện, nếu thực hiện công tác bảo quản tốt sẽ làm tăng tuổi thọ của tài liệu và giúp cho giá trị sử dụng của tài liệu đƣợc lâu dài, tài liệu đến với NDT đƣợc nhiều hơn. TVBĐ chƣa đủ điều kiện để thành lập phòng bảo quản tài liệu nhƣ quy chế mẫu của của Bộ Văn hóa – Thông tin, trong điều kiện đó công tác bảo quản vẫn đƣợc quan tâm và thực hiện bằng cách may gáy sách và bao bìa ni-lông trƣớc khi đƣa về các kho phục vụ. Trách nhiệm bảo quản tài liệu đƣợc phân công cho hai phòng là
nghiệp vụ theo dõi và chia sách mới cho tất cả cán bộ trong thƣ viện về thực hiện, còn lại tài liệu hƣ hỏng, cần xử lý bảo quản thì giao cho phòng phục vụ chịu trách nhiệm về loại tài liệu này.
TVBĐ đã trang bị hệ thống báo cháy tự động trong các kho sách và các phòng làm việc, tại các phòng và kho luôn bố trí các bình cứu hóa. Hệ thống mạng điện, bóng điện chiếu sáng trong các kho sách cũng đƣợc thiết kế với hệ thống dây dẫn và bóng chống cháy. Hàng năm đều thực hiện việc phòng chống mối mọt, vệ sinh kho sách theo định kỳ, có kế hoạch tăng cƣờng trực bảo vệ các kho sách trong các ngày mƣa bão trong năm.
Tài liệu bổ sung về thƣ viện (nhất là sách) sẽ đƣợc gia cố bằng cách đóng bìa nilon, may chỉ ở gáy sách nhằm tăng thêm tuổi thọ của tài liệu, các tài liệu điện tử (nhất là đĩa CD-ROM) có kế hoạch nhân bản để phục vụ, đĩa gốc lƣu lại không phục vụ. Hệ thống các CSDL, CSDL thƣ mục luôn đƣợc sao lƣu định kỳ hàng tuần, tháng vào hệ thống lƣu trữ của thƣ viện (NAS), riêng phòng phục vụ đa phƣơng tiện còn trang bị hệ thống điều hòa không khí, cabin đặt máy chủ và hệ thống lƣu trữ thì bố trí máy lạnh hoạt động 24/24 nhằm bảo quản tốt nhất tình trạng hoạt động của hệ thống máy chủ.
2.2.2. Nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liê ̣u
Trong những năm gần đây, vấn đề chuẩn hóa nói chung và chuẩn hóa trong công tác xử lý tài liệu nói riêng là điều kiện tiên quyết để các thƣ viện có thể hội nhập và phát triển, có thể chia sẻ NLTT với nhau. Chính vì vậy, vấn đề xử lý tài liệu luôn đƣợc quan tâm nhƣ: phân công cán bộ có trình độ nghiệp vụ, chuyên môn hóa trong các khâu xử lý, áp dụng các chuẩn mới trong xử lý tài liệu.
Hiện nay, công tác xử lý tài liệu tại TVBĐ đang dần đi vào chuẩn hóa .Cụ thể viê ̣c xử lý tài liệu đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Khi đã bổ sung tài liệu về thƣ viện, bộ phận bổ sung phân chia tài liệu theo kho phục vụ, in nhãn màu phù hợp với kho và tiến hành dán nhãn số đăng ký cá biệt lên tài liệu. Trong giai đoạn này tài liệu (nhất là sách) đƣợc phân cho các cán bộ trong toàn thƣ viện thực hiện công tác bảo quản nhƣ: khoan lỗ để may chỉ ở gáy sách, đóng bìa nilon. Sau đó tập hợp về lại phòng nghiệp vụ bắt đầu xử lý nội dung tài liệu.
Khi đã xử lý hình thức tài liệu, đến phần xử lý nội dung tài liệu bao gồm các hoạt động sau: phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt tài liệu.
Phân loại tài liệu:
Năm 2007 trở về trƣớc TVBĐ sử dụng khung phân loại 19 lớp do Thƣ viện quốc gia biên soạn để phân loại tài liệu. Năm 2008, theo sự chỉ đạo của Bộ VH,TT&DL, Vụ Thƣ viện và Thƣ viện Quốc gia Việt Nam thƣ viê ̣n áp dụng khung phân loại mới là DDC14 rút gọn. Trƣớc khi tiến hành áp dụng TVBĐ đã cử hai cán bộ đi dự tập huấn do Thƣ viện Quốc gia tổ chức tại tỉnh Bình Thuận về DDC14. Đây là một khung phân loại mới nên rất khó khăn cho vấn đề tiếp thu và sử dụng. Trong suốt quá trình đó đến nay công tác phân loại đã đƣợc nâng cao chất lƣợng phân loại nhờ vào trình độ cán bộ và nhất là có sự so sánh chỉ số phân loại đối với Thƣ viện quốc gia, Thƣ viện KHTH Tp. Hồ Chí Minh,… Hiện nay, TVBĐ đã phân công cán bộ chuẩn bị dự lớp tập huấn công tác phân loại theo DDC23 tại Hà Nội do Thƣ viện Quốc gia tổ chức vào cuối tháng 11 năm 2013. Công tác phân loại hiện nay phần nào cũng đã đƣợc nhẹ nhàng hơn, ít suy nghĩ nhiều hơn trƣớc và nhất là thống nhất hơn trƣớc là vì vấn đề biên mục trƣớc xuất bản, đây là hình thức tiên tiến ở các nƣớc có ngành thƣ viện phát triển. Tuy nhiên, theo tác giả , vấn đề biên mục trƣớc xuất bản có thể là con dao hai lƣỡi nếu cán bộ phân loại phụ thuộc quá nhiều vào những ký hiệu phân loại có sẵn sẽ làm cho trình độ cán bộ phân loại bị mai một đi cùng sƣ̣ ỉ lại rất nhiều vào các tài liệu biên mục trƣớc xuất bản hoặc các biều ghi tải về từ các thƣ viện khác. Chính vì vậy, tại thƣ viện tỉnh luôn đề cao công tác phân loại của cán bộ và xem các nguồn khác là một kênh tham khảo bổ ích và quan trọng ở những nhóm tài liệu khó và các môn ngành khoa học mới.
Định từ khóa:
Thƣ viện tỉnh sử dụng bảng từ khóa của Thƣ viện quốc gia Việt Nam, hiện nay đã tái bản Bộ từ khóa mới, cập nhật và chỉnh sửa rất nhiều ở phần nội dung, tạo cho cán bộ định từ khóa dễ dàng và thuận lợi trong việc định từ khóa. Tại TVBĐ, khi xử lý tài liệu là nhập trực tiếp trên máy chứ không qua khâu xử lý tiền máy, việc định từ khóa là dựa vào ý kiến chủ quan của cán bộ xử lý nên chất lƣợng từ khóa
còn có phần hạn chế. Tuy nhiên, hiện nay có sự so sánh và tham khảo qua CSDL của các thƣ viện khác, nhất là thƣ viện quốc gia thì công tác định từ khóa có phần chuẩn xác hơn, giúp cho quá trình tìm tin đƣợc hiệu quả hơn. Chất lƣợng từ khóa trong biểu ghi cũng rất quan trọng, nên việc chi tiết nội dung của tài liệu đƣợc thể hiện trên số lƣợng từ khóa mà cán bộ thƣ viện nhập vào biểu ghi sẽ thể hiện đƣợc trình độ cán bộ và chất lƣợng của công tác định từ khóa.
Tóm tắt tài liệu:
Cán bộ xử lý tài liệu trực tiếp làm tóm tắt và nhập vào biểu ghi thƣ mục. Cách làm này không qua khâu xử lý tiền máy và nhất là theo ý chủ quan của một cán bộ trực tiếp xử lý tài liệu nên tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức. Tuy nhiên, chất lƣợng tóm tắt phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm của cán bộ nên đòi hỏi ngƣời cán bộ xử lý tài liệu phải có một trình độ nhất định về nghiệp vụ và tin học tƣơng đối cao , phải nắm vững và thực hiện đƣơ ̣c các chuẩn nghiệp vụ nhƣ Marc21, ISBD hoặc AACR2. Xử lý tài liệu hiện cũng có thể tham khảo từ các nơi khác thông qua mạng internet, điều này cũng giúp cho cán bộ xử lý làm tóm tắt học hỏi kinh nghiệm, so sánh và nâng cao trình độ trong quá trình tóm tắt tài liệu. Chất lƣợng tóm tắt rất quan trọng đối với NDT, công tác này đòi hỏi ngƣời cán bộ phải am hiểu nhiều lĩnh vực, có khả năng diễn đạt vấn đề một cách ngắn gọn, khoa học và xúc tích.
TVBĐ đang thực hiện phân loại theo DDC14 rút gọn, mô tả theo tiêu chuẩn