7. Kết cấu của đề tài
2.5.2.1.Xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc thực chất là một bảng biểu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. [6, tr.90-110]
20
Để xây dựng được bản mô tả công việc, ta cần phải tiến hành phân tách công việc. Phân tách công việc là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc. Mục đích của việc phân tách công việc là để trả lời các câu hỏi sau:
+ Nhân viên thực hiện những công tác gì? + Khi nào công việc được hoàn tất? + Công việc được thực hiện ở đâu?
+ Công nhân viên làm công việc đó như thế nào? + Tại sao phải thực hiện công việc đó?
+ Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ các tiêu chuẩn trình độ nào? Việc phân tách công việc sẽ cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó. Mối tương quan của công việc đó với các công việc khác; kiến thức và kỹ năng cần thiết; và các điều kiện làm việc.
Để tiến hành xây dựng bản mô tả công việc ta thực hiện theo các bước sau: + Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tách công việc (trong trường hợp này ta dùng để lập bản mô tả công việc cho các vị trí trong công ty).
+ Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản ứng với từng chức danh trong công ty. + Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu.
+ Bước 4: Thu thập thông tin phân tách công việc.
(Ở bước này, ta có thể sử dụng các phương pháp phân tích công việc như: Bảng câu hỏi; Quan sát; Phỏng vấn; Ghi chép lại trong nhật ký; Bảng danh sách kiểm tra…)
+ Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên. + Bước 6: Triển khai xây dựng bản mô tả công.
Bản mô tả công việc phải liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện ứng với vị trí công việc mà nhân viên đảm nhiệm. Nó cho biết
21
người nhân viên phải làm cái gì, làm thế nào, điều kiện mà các nhiệm vụ đó được thực thi. Bản mô tả công việc thường bao gồm các điểm sau:
+ Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành. + Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ, + Các tiêu chuẩn hoàn thành công tác.
+ Các điều kiện làm việc, nơi làm việc và các rủi ro có thể xảy ra.
+ Số người làm việc đối với từng công việc và các mối quan hệ tường trình báo cáo.
+ Máy móc và thiết bị để thực hiện công việc đó.
Dưới đây là bản mô tả công việc cho một vài vị trí tại công ty cổ phần Vân Sơn.
Bảng 2.2: Bản mô tả công việc cho vị trí “Đàm thoại viên” Công ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐÀM THOẠI VIÊN
Chức danh:
Đàm thoại viên
Phòng ban:
Phòng đàm.
Tên nhân viên: Quản lý trực tiếp:
Trường phòng đàm.
22 Mục đích công việc
+ Nhận các cuộc gọi từ khách hàng, chọn xe taxi thích hợp cho khách hàng.
+ Nhập thông tin giao dịch vào bảng theo dõi các giao dịch phát sinh trong ngày. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nhận và giải quyết các yêu cầu từ khách hàng, từ bộ phận lái xe.
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc. Trình độ PTTH, trung cấp, cao đẳng.
Kinh nghiệm 01 năm trở lên.
Chuyên môn
Hiểu quy trình làm việc, biết sử dụng máy tính[ hệ điều hành window, trình soạn thảo văn bản word, bảng tính excel].
Kỹ năng Xử lý tình huống, giao tiếp, vi tính. Yêu cầu khác
Có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng là một lợi thế.
Trách nhiệm
+ Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy và quy định của công ty.
+ Khéo léo xử lý các vấn đề phát sinh với khách hàng, lái xe để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và không làm ảnh hưởng tới uy tín của công ty.
+ Định kỳ báo cáo tới trưởng bộ phận các giao dịch phát sinh trong kỳ, các trường hợp bất cập xảy ra và phương hướng giải quyết.
Quyền hạn
+ Đề xuất các nguồn lực cần thiết cho công việc.
+ Tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động của côg ty.
+ Hưởng các chế độ khen thưởng, kỷ luật theo quy chế khen thưởng và kỷ luật của công ty.
23 quy định của công ty. Thời gian thử việc 02 tháng.
Phúc lợi
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cơm trưa.
CHỮ KÝ:
Họ và tên Mã chức danh Chữ ký Ngày
Quản lý trực tiếp Người phê duyệt Người nhận việc Đại diện phòng nhân sự
Đại diện phòng nhân sự