3.1. Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của CTCPxuất nhập khẩu Etop. xuất nhập khẩu Etop.
Trong gần 20 năm xây dựng và phát triển, CTCP XNK Etopđã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý cũng như phương thức kinh doanh cho phù hợp với thị trường. Điển hình là bộ máy công ty có nhiều ưu điểm như:
- Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty đã không ngừng biến đổi cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc, do đó từng bước được hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán của CTCP XNK ETOP luôn nhanh chóng hòa hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có lien quan.
- Sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ thể hiện ở chỗ trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm, do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm hay dư thừa lao động, phù hợp với trình độ năng lực của mỗi người để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm cụ của mình. Bên cạnh đó hầu hết các kế toán viên đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ từ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và
luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ Tài Chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty. Ban lãnh đạo công ty cổ phần xuất nhập khẩu Etop luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn.
- Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, công việc hạch toán được tổ chức một cách độc lập, toàn bộ công việc kế toán của Công ty đều tập trung ở phòng kế toán. Phòng kế toán luôn được hỗ trợ một cách tốt nhất từ các phòng ban khác trong công ty. Nhờ vậy, phòng kế toán luôn đảm bảo hoàn thành mọi công việc, phát hành các báo cáo đúng thời gian với chất lượng tốt nhất.
- Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học. Chứng từ hạch toán trong công ty vừa đảm bảo tính hợp pháp,vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do nhà nước ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ liên quan đến công tác kế toán thanh toán có trình tự các chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng được sắp xếp, phân loại đánh giá,kiểm tra, giám sát của các bộ phận liên quan và phòng kế toán. Chứng từ được bảo quản và lưu trữ an toàn tại kho hệ thống chứng từ bảo quản phân loại theo quý,theo năm rất thuận tiện trong kiểm tra đối chiếu khi có yêu cầu. Hơn nữa,kế toán trưởng trong công ty thường xuyên kiểm tra giám sát để nhằm xác định tính có thật cuả nghiệp vụ kinh tế phát sinh,đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra đều đã được phê chuẩn dùng bởi những người có thẩm quyền, từ đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Do đó công ty có quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý.
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý,khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của kế toán tại công ty. Các sổ sách kế toán, chứng từ ghi sổ, sổ cái, báo cáo kế toán,số chi tiết… được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của công ty.
- Trong công tác kế toán công nợ, kế toán của công ty có những sáng tạo , linh hoạt trong quản lý chứng từ,quản lý tình hình công nợ và luôn đề xuất những phương thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp. Chính điều này góp phần tạo nên thành công chung của công tác kế toán trong những năm vừa qua.
- Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhiều trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận ( phòng kế toán công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng).
- Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho các TK 331, TK 131, TK 112 và TK 511. Các tài khoản này được công ty mở chi tiết. Việc chi tiết các tài khoản trên giúp cho kế toán thanh toán theo dõi được các đối tượng công nợ và tình hình tài chính của công ty.
- Hiện tại công ty đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế
toán, đảm bảo tính khách quan , chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan.
- Truyền thống và uy tín nhiều năm trong kinh doanh của công ty vẫn được duy trì và phát huy, tiếp tục củng cố và nâng cao. Nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tác với công ty nên công tác bán hàng luôn hoạt động với năng suất cao.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy đã giúp phòng tài chính kế
toán giảm nhẹ được khối lượng công việc, tính chính xác cao, tiện lợi trong cách sử dụng các báo cáo tài chính theo ngày , tháng, quý, năm, giúp nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình tài chính của công ty.
- Mặc dù gặp không ít khó khăn thách thức khi nước ta hội nhập vào WTO nhưng công ty đã liên tục hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, người lao động có thu nhập ổn định. Đó là nhờ vào công tác quản lý theo dõi chặt chẽ của kế toán thanh toán về các khoản công nợ trong công ty, đảm bảo thu hồi nợ, giúp công ty luôn thanh toán kịp thời với nhà nước và công nhân viên.
Tuy đạt được những thành công như trên, song CTCP XNK ETOP vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế nhất định về công tác hạch toán và tình hình thanh toán:
- Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên sổ chi tiết TK 131 theo từng đối tượng khách hàng nhưng chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi nợ của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ, công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu khách hàng và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ưng với từng khách hàng để thuận tiện trong công tác quản lý.
- Hoạt động kinh doanh của CTCP XNK ETOP rất rộng, công ty thu mua đầu vào ở nhiều tỉnh thành trong cả nước như Thanh Hóa, Hà tĩnh, Hưng Yên… Với địa bàn hoạt động rộng lớn nên việc vận chuyển là rất đa dạng. Quá trình mua bán tại các điểm đàu mối là phân tán nên hầu hết các chứng từ hóa đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty. Vì thế,việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán của Công ty vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Công ty đã có rất nhiều biện pháp chỉ đạo trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… nhưng tại một vì thời điểm thì công tác này vẫn chưa đạt yêu cầu đặt ra.
- Do ảnh hưởng khách quan, diễn biến thời tiết thất thường như hạn hán, lũ lụt…nên Công ty phải áp dụng các chính sách hỗ trợ công tác vân chuyển. Chính sách này nhằm khuyến khích đơn vị đơn vị vận chuyển hàng hoastawng khả năng tiếp nhận từ nơi sản xuất về đại bàn Công ty khi có diễn biến thất thường của thời tiết xảy ra. Vì thế giá cước phí vận tải hàng tháng không đồng nhất làm ảnh hưởng tới công tác ghi vào sổ của kế toán thanh toán. Đồng thời cũng đòi hỏi trình độ chuyên môn của kế toán phải giỏi để theo dõi kịp thời, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hầu hết các chứng từ nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đều thông qua lập sec chuyển khoản, sec bảo chi. Quá trình sec chuyển khoản giao dịch giữa các ngân hàng thường thường lâu và tiền bán hàng của Công typhair theo dõi trong thời gian dài. Việc chuyển tiền từ ngân hàng về Công ty chậm đã làm ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu của kế toán viên.
- Hiện nay Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy vào trong công việc nhưng phần mềm này cũng đã bộc lộ một số nhược điểm, thi thoảng xuất hiện virus gây khó khăn trong việc nhập số liệu của nhân viên kế toán.