: Đơn vị không áp dụng hệ thống QLCL 9001
TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI MAY SÀI GÒN
4.3 THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT 3.3.1 Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
3.3.1 Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
Thông qua các thông tin thu thập được trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện tại Công ty Thương mại May Sài Gòn, nhóm kiểm toán đã tiến hành thiết kế các thử nghiệm kiểm soát để có đủ bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Bảng dưới đây trình bày các thử nghiệm kiểm soát mà nhóm kiểm toán đề ra:
Bảng 3.3: Bảng thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
Sai phạm tiềm tàng/
Cơ sở dẫn liệu Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát
Phiếu chi có thể không được sử dụng đúng quy định, sự đánh số trước liên tục và quy trình xét duyệt có thể xảy ra sai sót.
- Phiếu chi chỉ được lập sau khi có giấy nhập kho và hoá đơn của người bán gửi đến Phiếu chi phải được đánh số trước liên tục, được đầy đủ các cấp có thẩm quyền xét duyệt.
- Phiếu chi phải được lưu trữ trong bộ chứng từ mua hàng (theo ngày).
- Quan sát việc luân chuyển, sử dụng phiếu chi .
- Lấy mẫu phiếu chi kiểm tra sự xét duyệt và sự đánh số liên tục. - Kiểm tra việc đóng dấu và bảo quản phiếu chi.
Sai phạm tiềm tàng/
Cơ sở dẫn liệu Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát
chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
- Nếu có sai sót kế toán lập tức xem xét đối chiếu lại toàn bộ chứng từ gốc.
- Nếu vấn đề phát sinh ở đơn vị, phải lật lại sổ cái và các sổ nhật kí xử lý ngay.
- Nếu sai sót là do phía NCC, kế toán phải báo với thủ trưởng đơn vị yêu cầu phía NCC kiểm tra lại.
- Chọn ngẫu nhiên 10 biên bản có số dư nợ phải trả lớn nhất, đối chiếu với sổ cái và sổ chi tiết.
Việc ghi chép từ sổ chi tiết của từng NCC vào sổ cái NPT người bán có thể xảy ra sai sót.
Mở sổ cái phải trả người bán Kiểm tra một số nghiệp vụ từ sổ cái ra sổ chi tiết.
- Yêu cầu công ty cung cấp các sổ cái phải trả người bán và các sổ chi tiết liên quan.
- Chọn ngẫu nhiên 10 nghiệp vụ trên sổ cái và kiểm tra ngược lại sổ chi tiết liên quan.
- Nếu có phát sinh sai sót, xem xét quy trình xử lý sai sót của kế toán.
Các khoản chi ghi trong nhật kí chi tiền có thể không thực sự phát sinh.
- Việc xét duyệt chi quỹ phải được phê chuẩn bởi Trưởng bộ phận tài vụ.
- Tôn trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người xét duyệt chi quỹ để thanh toán với chức năng kiểm tra và chấp nhận thanh toán.
- Yêu cầu công ty cung cấp nhật kí chi tiền, sổ cái phải trả NCC và bộ chứng từ liên quan. - Chọn ngẫu nhiên một số khoản chi trên nhật kí và đối chiếu ngược về các chứng từ gốc như đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn, các séc chi trả hay giấy báo nợ của ngân hàng.
Các khoản tiền trả nợ cho người bán dễ bị chiếm dụng.
- Lập quy định về thanh toán tiền qua ngân hàng.
- Phân chia trách nhiệm giữa kế toán thanh toán và kế toán nợ phải trả.
- Ủy nhiệm chi, séc thanh toán được đánh số thứ tự, bảo quản séc / ủy nhiệm chi chưa sử dụng và con dấu doanh nghiệp.
- Kiểm tra việc ký duyệt và đóng dấu séc / ủy nhiệm chi.
- Đối chiếu các nghiệp vụ chuyển tiền với tài liệu liên quan.
- Kiểm toán viên quan sát việc phân chia trách nhiệm.
Sai phạm tiềm tàng/
Cơ sở dẫn liệu Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát
Ba chức năng đề nghị mua hàng, đặt hàng và nhận hàng không được tách biệt, hàng hóa của công ty có thề bị chiếm dụng.
Phân chia trách nhiệm giữa ba chức năng.
KTV tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, quan sát công việc của ba bộ phận xem công ty có tách biệt các chức năng hay không.
Một hóa đơn có thể thanh toán nhiều lần.
Phải đóng dấu xác nhận ”Đà THANH TOÁN” trên các hóa đơn đã thanh toán, tổ chức lưu chứng từ thanh toán cùng với hóa đơn, không để chung những hóa đơn đã thanh toán và chưa thanh toán ở cùng một chỗ nhằm tránh sự nhầm lẫn.
Quan sát việc đóng dấu và lưu trữ các hóa đơn. Lấy mẫu kiểm tra các hóa đơn xem có đóng dấu ”Đà THANH TOÁN” trên những hóa đơn đã thanh toán cho NCC hay không.
KTV ghi nhận nợ sai và ghi sai tên các NCC, từ đó làm thanh toán nhầm cho NCC, sai số tiền.
Kế toán nợ phải trả phải lập biên bản đối chiếu công nợ. Định kỳ kiểm tra sổ chi tiết từng NCC với biên bản đối chiếu công nợ.
- Yêu cầu công ty cung cấp biên bản đối chiếu công nợ của tất cả các NCC có số dư tính đến ngày 31/12/2013 và bảng chi tiết số dư nợ phải trả người bán. - Kiểm tra sự trùng khớp giữa số lượng NCC giữa hai bảng trên. - Chon mẫu 10 NCC có số dư cuối kỳ, kiểm tra việc đối chiếu công nợ định kỳ trong năm
Thanh toán nợ không đúng hạn với NCC
Kế toán nợ phải trả phải lập và lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình bộ chứng từ bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho Kế toán tiền để ký duyệt thanh toán.
Đối chiếu danh sách các khoản nợ đến hạn trả tính đến tháng 11 năm 2013 với phiếu chi phí phát sinh trong tháng 12 năm 2013 của đơn vị, để xem đơn vị có thực hiện thanh toán các khoản nợ này không.