Bước 1: Đọc
- Đọc bàn giao tour, yêu cầu là phải đọc thật kỹ. Mục đích: tìm điểm khác biệt, không hợp lý.
- Đọc chương trình, yêu cầu: nắm thật vững. Mục đích: tìm hiểu những gì chưa rõ ràng.
- Đọc hợp đồng . Mục đích: thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết với khách hàng, thanh lý dễ dàng không bị bồi thường hợp đồng.
Bước 2: Kiểm tra
- Kiểm tra tờ fax dịch vụ, khách sạn, nhà hàng, tàu, thuyền, điểm tham quan. Yêu cầu: có xác nhận của đối tác. Mục đích: các dịch vụ hoàn hảo trước khi đi tour.
- Kiểm tra số lượng khách: người lớn, trẻ em 1/2 vé, trẻ em bảo hiểm, trưởng xe, trưởng đoàn, số người đón dọc đường. Yêu cầu: đúng theo số lượng bàn giao theo hợp đồng. Mục đích: biết được số khách phát sinh (nếu có).
- Kiểm tra tặng phẩm: khăn, nón, nước, áo mưa (dày, mỏng) nếu có, túi xách (tay kéo, không kéo), ba lô(lớn, nhỏ, rút dây)...tết có tặng đồng tiền vàng, vỏ đựng hộ chiếu, rút thăm trúng thưởng. Yêu cầu: cung ứng đúng tiêu chuẩn và số lượng khách được tặng. Mục đích: phục vụ trong chuyến tham quan của du khách, quảng cáo thương hiệu của Cty.
- Xe: tài xế, số xe, tên tài xế, loại xe, số ghế ngồi, giờ hẹn. Yêu cầu: xe tốt, trang thiết bị đầy đủ, đủ chổ ngồi. Mục đích: đáp ứng được số lượng khách phục vụ, hợp tác tốt với tài xế để phục vụ khách.
- Kiểm tra thời gian: giờ hẹn khách, giờ đón khách, số điểm đón khách. Yêu cầu: giờ và điểm đón cụ thể, cùng người liên lạc. Mục đích: chủ động được thời gian luôn đến trước so với yêu cầu.
- Kiểm tra điện thoại: điều hành tour, xe, điểm dịch vụ, tham quan, điện thoại tài xế, trưởng đoàn, nhóm khách... Yêu cầu: số điện thoại chính xác. Mục đích: liên lạc khi cần thiết.
- Kiểm tra yêu cầu khác của du khách: khách nước ngoài nói tiếng anh. Yêu cầu: ngắn gọn, rõ ràng, phù hợp với HDV. Mục đích: đáp ứng được khi khách cần.
- Khách ăn chay suốt tuyến, lớn tuổi ngồi xe lăn, tour có hoạt náo, lửa trại, quà tặng cho khách khi hoạt náo.
Bước 3: Thực hiện
- Ứng tặng phẩm. Yêu cầu: thêm phần tài xế và HDV. Mục đích: sự quan tâm của cty với nhân viên (nước, khăn).
- Ứng tiền tour. Đối với cty Thế Hệ Trẻ không quá 300 ngàn đồng. Mục đích: phòng những phát sinh, rủi ro.
- Danh sách bảo hiểm (danh sách khách), mang theo trên đường đi. Yêu cầu: thông tin đầy đủ. Mục đích: đóng bảo hiểm theo quy định.
- Vé xe lửa, máy bay (lượt đi, lượt về, tên khách, giờ đi về,...). Mục đích: chính xác, đầy đủ, không bị trục trặc...
- Hẹn khách: cung cấp đầy đủ tên Hướng dẫn viên, số điện thoại, giờ hẹn khách, điểm đón khách.
- Hẹn xe: trước giờ hẹn khách 30 phút. Mục đích: thống nhất giờ phục vụ. - Photo lại bàn giao tour. Yêu cầu: lưu lại trung tâm hướng dẫn. Mục đích: tiện việc kiểm tra và theo dõi.
- Chuẩn bị phiếu ăn sáng: có ghi tên HDV, ngày ở phía sau để thanh toán đúng với số lượng thực tế.
-Phiếu góp ý, yêu cầu: tên khách, điện thoại, điền hoặc đánh dấu đầy đủ các câu hỏi có chữ ký xác nhận. Mục đích: kiểm tra tour, chăm sóc khách hàng, hậu mãi.
- Biên bản thực hiện tour, Yêu cầu: đầy đủ, chính xác, chi tiết có chữ kí của địa diện. Mục đích: căn cứ vào đó để thanh toán hợp đồng.
- Viết báo cáo tour, nhật ký tour, báo cáo kịp thời với cty ý kiến của khách