Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Hộ chiếu, CMND, khai sanh (yêu cầu thời hạn 6 tháng kể từ ngày khởi hành - hộ chiếu) để có thể thuận lợi xuất nhập cảnh.
- Thị thực nhập cảnh ( visa đoàn, visa lẻ,... ) yêu cầu phải đúng tên, ngày sinh, giới tính, số hộ chiếu thời hạn sử dụng , mục đích: điều chỉnh kiệp thời nếu có sai sót.
- Vé máy bay, xe lửa: đúng tên, ngày giờ, mục đích: không gặp rắc rối khi làm thủ tục
- Phiếu cọc khách sạn, nhà hàng, fax dịch vụ, fax đặt trước: yêu cầu phải có kí tên xác nhận của đối tác, mục đích: dịch vụ đã sẵn sàng hoàn hảo.
- Danh sách đoàn, danh sách phân phòng : yêu cầu phải đầy đủ thông tin chi tiết, số điện thoại.
- Chương trình tham quan: yêu cầu phải đúng với bàn giao cho khách, mục đích: cung cấp đúng theo hợp đồng của khách.
- Kiểm tra lại giấy xác nhận dịch vụ của đối tác, chương trình, tên HDV đón, tiền phải trả, mục đích: trả tiền cho đối tác.
- Biên bản xác nhận tour (khách đoàn), phiếu góp ý: yêu cầu phải có chữ ký của trưởng đoàn trên biên bản, có chữ ký và thông tin đầy đủ của du khách trên phiếu góp
ý, mục đích: thanh lý hợp đồng dễ dàng, chăm sóc khách hàng (hậu mãi, khuyến mãi ..)
- Tờ khai hải quan, kiểm dịch, yêu cầu là điền đầy đủ tất cả thông tin , mục đích: không mất quá nhiều thời gian tại hải quan.
- Chuẩn bị bảng đón Đoàn, yêu cầu là điền đầy đủ tất cả thông tin cần thiết, mục đích: khách dễ dàng nhận ra Hướng dẫn viên.
Bước 2: Chuẩn bị vật dụng hành nghề
- Cờ dẫn đoàn, yêu cầu cán cờ cao, gây được sự chú ý của khách. Mục đích: tập trung khách dễ dàng khi đông người, hạn chế thất lạc khách.
- Thẻ HDV, yêu cầu phải có dây đeo, đeo trước ngực. Mục đích: để cảnh sát Du Lịch kiểm tra.
- Logo công ty, yêu cầu là dán trước và sau xe. Mục đích: quảng cáo thương hiệu và khách dễ dàng nhận ra xe.
- Tặng phẩm, yêu cầu phải cung cấp thêm, cung cấp cho khách chưa lấy, đảm bảo tất cả khách đều có đủ và đúng quà tặng.
- Băng đĩa nhạc, yêu cầu có nội dung tốt, lành mạnh, không đứng, không dập. Mục đích: Tour đường xa cho khách thư giản và giải trí.
- Tài liệu thuyết minh (sổ tay, bản đồ, tài liệu,...) nhằm cung cấp thông tin đúng và đầy đủ cho khách.
- Thuốc dự phòng: chống ói, cảm, nhức đầu, tiêu chảy, bông băng, gạc. Yêu cầu là thuốc do công ty cung cấp, còn hạn sử dụng. Mục đích: thể hiện sự quan tâm của công ty và HDV đối với khách.
- Loa tay, loa đeo và micro, yêu cầu là loa phải đủ pin, giọng nói trong, rõ. Mục đích: micro xe hư mình có thể thay thế đươc, thuyết minh chổ đông người.
- Đèn pin và bút điện: sử dụng được, đầy đủ pin, mục đích: sử dụng khi vào hang động, địa đạo có thể chỉ khách được.
- Đồng hồ báo thức, dao xếp, kim, chỉ, còi,...mục đích: sử dụng khi cần thiết
Bước 3: Vật dụng cá nhân
- Trang phục : áo tay dài, áo ấm, quần dài, quần bơi, caravat, dây nịt,..Yêu cầu: đúng đồng phục của công ty, ngây ngắn, lịch sự, phù hợp với chương trình tour. Mục đích: thể hiện tác phong, sự chuyên nghiệp (chú ý tùy thời tiết,mục đích của tour...)
- Giầy, dép có quai hậu, dép đi biển, vớ dài, vớ ngắn ...Yêu cầu: sạch sẽ, nghiêm túc. Mục đích: phù hợp với tour.
- Thuốc: thuốc đặc trị, vitamin, dầu, kẹo ngậm thơm miệng, ...Yêu cầu: còn hạn sử dụng, có hiệu quả. Mục đích: đảm bảo sức khỏe khi phục vụ khách.
- Đồ trang điểm, lược, lăn khử mùi, nước hoa, keo xịt tóc, kẹp tóc,... Yêu cầu: mùi dễ chịu, màu dịu mắt, để trong túi nhỏ. Mục đích: luôn chỉnh tề, tự tin khi đứng trước khách.
- Dụng cụ vệ sinh cá nhân: kem đánh răng, bàn chải, dao cạo râu, sữa tắm, kèm cắt móng...Yêu cầu: để trong túi cơ động khi sử dụng. Mục đích: luôn gọn gàng, sạch sẽ.
- Điện thoại di động, cục sạc. Yêu cầu: nghe, gọi tốt, còn tiền. Mục đích: đảm bảo liên lạc không bị gián đoạn.
- Tiền, thẻ ATM, phiếu thanh toán tiền (phiếu đặt cọc), Yêu cầu là không vượt quá quy định của hải quan, không gây sự chú ý của người khác, gọn nhẹ. Mục đích: trả tiền cho đối tác, phát sinh, chi tiêu cá nhân, mua sắm.
- Nữ trang: hạn chế mang theo đến mức có thể, mục đích: tránh thất lạc, mất. - Dù, nón, áo mưa. Yêu cầu: nhỏ gọn, xếp được. Mục đích: che nắng, che mưa. - Đồ ăn, nước uống, yêu cầu là khô, gọn nhẹ , nắp đậy kín. Mục đích: dùng khi quá bữa, ăn uống không kịp.