3.4.1.1 Quản lý danh mục uc QuanLyDanhMuc Phụ trách danh mục Cập nhật danh mục Cập nhật đơn v ị Hình 3.12. Quản lý danh mục Mô tả chức năng Chức năng cập nhật danh mục
Tên chức năng: Cập nhật danh mục
Ngƣời sử dụng: Phụ trách danh mục
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p cập nhật danh mục đáp ứng các yêu cầu cập nhật thông tin của các đối tượng sử dụng danh mục
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền cập nhật danh mục
Điều kiện sau khi dùng
Thông tin danh mục được cập nhật vào CSDL
Trình tự các sự kiện: 1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn loại danh mục
3. Chọn hình thức cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) 4. Nhâ ̣p thông tin
5. Ghi thông tin
Chức năng cập nhật đơn vị
Ngƣời sử dụng: Phụ trách danh mục
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p cập nhật danh mục đáp ứng các yêu cầu cập nhật thông tin của các đối tượng sử dụng danh mục đơn vị
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền cập nhật đơn vị
Điều kiện sau khi dùng
Thông tin đơn vị được cập nhật vào CSDL
Trình tự các sự kiện: 1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn cập nhật đơn vị
3. Chọn hình thức cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) 4. Nhâ ̣p thông tin
5. Ghi thông tin
3.4.1.2 Văn bản đến uc VanBanDen Văn thư Lãnh đạo Cập nhật v ào hệ thống Trình lãnh đạo
Phân công thực hiện
Hình 3.13. Văn bản đến
Mô tả use case
Tên chức năng: Cập nhật vào hệ thống
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p cập nhật thông tin của một văn bản được chuyển đến đơn vị
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền cập nhật thông tin văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Thông tin văn bản đến được cập nhật vào CSDL
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn mục văn bản đến
3. Chọn hình thức cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) 4. Nhâ ̣p thông tin
5. Ghi thông tin
Chức năng trình lãnh đạo quyết định
Tên chức năng: Trình lãnh đạo quyết định
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p văn thư chuyển văn bản đến cho lãnh đạo để lãnh đạo giải quyết
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền trình văn bản cho lãnh đạo
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được chuyển đến cho lãnh đạo
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng trình văn bản cho lãnh đạo 3. Chọn văn bản cần trình báo
4. Chọn lãnh đạo cần trình báo 5. Ấn đồng ý chuyển đi
Chức năng phân công thực hiện văn bản
Tên chức năng: Phân công thực hiện
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p lãnh đạo phân công cho nhân viên giải quết văn bẳn chuyển đến
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền phân công thực hiện văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Nhân viên được giao việc nhận được văn bản từ lãnh đạo cùng với ý kiến chỉ đạo
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn mục văn bản đến
3. Chọn chức năng phân công thực hiện 4. Chọn văn bản
5. Nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
6. Chọn người hoặc nhóm người phải thực hiện 7. Ấn đồng ý chuyển đi 3.4.1.3 Văn bản đi uc VanBanDi Người thực hiện Lãnh đạo Văn thư Thực hiện Trình phê duyệt Phê duyệt Cập nhật v ào hệ thống Gửi Hình 3.14. Văn bản đi
Mô tả use case
Chức năng thực hiện
Tên chức năng: Thực hiện
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p cần soạn thảo một văn bản để gửi đi.
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền soạn thảo văn bản, và có phiếu yêu cầu tạo văn bản từ cấp trên
Điều kiện sau khi dùng
Thông tin văn bản soạn thảo được cập nhật vào CSDL
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng soạn thảo văn bản 3. Chọn hình thức (thêm mới, sửa, xóa) 4. Nhâ ̣p văn bản vào hệ thống
5. Ghi dữ liệu
Chức năng trình văn bản để phê duyệt
Tên chức năng: Trình phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện, Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p văn bản mới soạn thảo trình lên cấp trên để phê duyệt.
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền soạn thảo văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được chuyển đến người có quyền phê duyệt
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng trình văn bản để phê duyệt 3. Chọn văn bản cần trình để phê duyệt
4. Chọn người cần trình lên để phê duyệt 5. Ấn đồng ý chuyển.
Chức năng phê duyệt văn bản
Tên chức năng: Phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p phê duyệt một văn bản được trình lên.
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền phê duyệt văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được chấp nhận hoặc từ chối.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng phê duyệt văn bản 3. Chọn văn bản cần phê duyệt
4. Chọn kết quả: chấp nhận( văn bản được chuyển xuống văn thư), từ chối ( văn bản được gửi trả lại người thực hiện)
5. Ấn đồng ý.
Chức năng cập nhật thông tin văn bản vào hệ thống
Tên chức năng: Cập nhật thông tin vào hệ thống
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p khi văn bản được lãnh đạo phê duyệt xong chuyển xuống văn thư để cập nhật thông tin vào hệ thống
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền cập nhật thông tin văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Thông tin văn bản được lưu thành công vào cơ sở dữ liệu
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn mục văn bản đi
3. Chọn hình thức cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) 4. Nhâ ̣p thông tin
Chức năng gửi văn bản đi
Tên chức năng: Gửi
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p cần văn thư được yêu cầu gửi một văn bản đi
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền gửi văn bản đi
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được gửi đi thành công
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng gửi văn bản 3. Chọn văn bản cần gửi đi
4. Nhâ ̣p địa chỉ văn bản được gửi đến (email) 5. Ghi thông tin
3.4.1.4 Giao việc
uc GiaoViec
Lãnh đạo
Người thực hiện
Lập phiếu giao v iệc
Phân công thực hiện
Phê duyệt
Trình phê duyệt
Thực hiện
Hình 3.15. Giao việc
Mô tả use case
Chức năng lập phiếu giao việc
Tên chức năng: Lập phiếu giao việc
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p lãnh đạo có công việc cần giao cho cấp dưới thực hiện.
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền lập phiếu giao việc.
Điều kiện sau khi dùng
Phiếu giao việc được tạo thành công trên hệ thống.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng lập phiếu giao việc 3. Nhập thông tin phiếu giao việc 4. Ghi dữ liệu
Chức năng phân công thực hiện công việc
Tên chức năng: Phân công thực hiện
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p lãnh đạo
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền phân công công việc.
Điều kiện sau khi dùng
Phiếu giao việc được chuyển tới những người thực hiện.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng phân công công việc 3. Chọn phiếu giao việc
4. Chọn những người nhận phiều giao việc 5. Ấn đồng ý để chuyển.
Chức năng phê duyệt công việc đã giao
Tên chức năng: Phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p lãnh đạo kiểm tra, phê duyệt những công việc đã giao cho cấp dưới thực hiện
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền phê duyệt công việc.
Điều kiện sau khi dùng
Công việc được chấp nhận hoàn thành hoặc từ chối.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng phê duyệt công việc 3. Chọn phiếu giao việc cần phê duyệt 4. Nhập kết quả: chấp nhận, từ chối 5. Ấn đồng ý.
Chức năng trình phê duyệt công việc đƣợc giao
Tên chức năng: Trình phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p người thực hiện hoàn thành phiếu giao việc trình lên cho lãnh đạo xem xét phê duyệt
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền thực hiện, trình phê duyệt công việc.
Điều kiện sau khi dùng
Phiếu giao việc được chuyển lên lãnh đạo.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng trình phê duyệt công việc 3. Chọn phiếu giao việc cần phê duyệt
4. Nhập người phê duyệt. 5. Ấn đồng ý để chuyển.
Chức năng thực hiện công việc
Tên chức năng: Thực hiện
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p một người nhận được phiếu giao việc từ lãnh đạo và cần thực hiện chúng
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có thực hiện công việc.
Điều kiện sau khi dùng
Công việc được thực hiện.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Nhận phiếu giao việc từ lãnh đạo
3. Đánh dấu trạng thái công việc là đang thực hiện 4. Ấn đồng ý để thoát.
3.4.1.5 Văn bản nội bộ uc VanBanNoiBo Người thực hiện Lãnh đạo Văn thư Thực hiện Trình phê duyệt Phê duyệt Cấp số Gửi Hình 3.16. Văn bản nội bộ
Mô tả use case
Chức năng thực hiện tạo văn bản
Tên chức năng: Thực hiện
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p người thực hiện tạo văn bản nội bộ theo yêu cầu
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền tạo văn bản, và nhận được yêu cầu tạo văn bản nội bộ.
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được tạo thành công và lưu trong cơ sở dữ liệu
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Kiểm tra yêu cầu tạo văn bản 3. Tạo văn bản theo yêu cầu 4. Lưu văn bản vào hệ thống
Chức năng trình phê duyệt văn bản
Tên chức năng: Trình phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p người thực hiện hoàn thành văn bản nội bộ theo yêu cầu trình lên cho lãnh đạo phê duyệt
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền tạo, trình phê duyệt văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản chuyển đến người phê duyệt
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng trình phê duyệt 3. Chọn văn bản
4. Chọn người phê duyệt 5. Ấn đồng ý để chuyển
Chức năng phê duyệt văn bản
Tên chức năng: Phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p phê duyệt văn bản được trình lên
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền phê duyệt văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được chấp nhận hoặc từ chối.
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Chọn chức năng phê duyệt văn bản 3. Chọn văn bản cần phê duyệt
4. Nhập kết quả: chấp nhận ( văn bản được chuyển đến văn thư), từ chối ( trả lại người thực hiện).
Chức năng cấp số cho văn bản
Tên chức năng: Cấp số
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p một văn bản mới cần được cấp số để quản lý
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền cấp số cho văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản đã có mã số được lưu thành công trên cơ sở dữ liệu
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Kiểm tra yêu cầu cấp số cho văn bản 3. Chọn văn bản
4. Nhập thông tin văn bản bao gồm cả số văn bản 5. Lưu văn bản vào hệ thống
Chức năng gửi văn bản đi
Tên chức năng: Gửi
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Sử dụng trong trườ ng hơ ̣p văn bản cần được gửi đi
Điều kiện bắt đầu:
Đăng nhâ ̣t thành công với tài khoản có quyền gửi văn bản
Điều kiện sau khi dùng
Văn bản được gửi thành công
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhâ ̣p
2. Kiểm tra yêu cầu gửi văn bản 3. Chọn văn bản
4. Nhập địa chỉ gửi đi 5. Ấn đồng ý chuyển
3.4.1.6 Hồ sơ uc HoSo Người thực hiện Lãnh đạo Văn thư Thực hiện Trình phê duyệt Phê duyệt Cấp số Gửi Hình 3.17. Hồ sơ
Mô tả use case
Chức năng thực hiện
Tên chức năng: Thực hiện
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Người thực hiện sẽ soạn thảo, tạo lập các hồ sơ để lưu trữ hoặc gửi đi(công việc nghị định hay một quyết định..)
Tiền điều kiện: Quyết định ban hành hồ sơ
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công với tài khoản có quyền tạo lập hồ sơ và yêu cầu từ cấp trên
Điều kiện sau khi dùng: Tạo lập hồ sơ thành công và lưu vào trong cơ sở dữ liệu
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhập
3. Chọn vào quản lý hồ sơ( Hồ sơ ban hành, nghị định, quyết định..) 4. Chọn hình thức cập nhật( Sửa đổi hay tạo lập)
5. Nhập thông tin( Có thế gắn file đính kèm tương ứng với hồ sơ)
6. Ghi thông tin hoàn thành(Có thể là tạm ghi những sửa đổi hoặc hoàn tất sửa đổi, tạo lập). Hiển thị thông tin hồ sơ vừa hoàn thành
Chức năng trình phê duyệt hồ sơ
Tên chức năng: Trình phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Người thực hiện
Mô tả chức năng: Người thực hiện sẽ trình lên cấp lãnh đạo những hồ sơ đã tạo lập hay sửa đổi xong để chờ phê duyệt
Tiền điều kiện: Hồ sơ đã hoàn thành và quyết định đưa lên phê duyệt
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công với tài khoản có quyền tạo lập hồ sơ
Điều kiện sau khi dùng: Những hồ sơ được chọn đã được trình lên lãnh đạo để chờ phê duyệt
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhập
2. Chọn danh mục cần cập nhật
3. Chọn vào quản lý hồ sơ( Hồ sơ ban hành, nghị định, quyết định..) 4. Chọn những hồ sơ cần phê duyệt
5. Thực hiện chức năng trình phê duyệt với hồ sơ đã được chọn 6. Trình phê duyệt những hồ sơ được chọn hoàn thành
Chức năng phê duyệt những hồ sơ đã đƣợc trình lên
Tên chức năng: Phê duyệt hồ sơ
Ngƣời sử dụng: Lãnh đạo
Mô tả chức năng: Nhà lãnh đạo sẽ phê duyệt những hồ sơ được đưa lên trước khi đưa những hồ sơ này ra ban hành hay chuyển vào lưu trữ
Tiền điều kiện: Hồ sơ cần được phê duyệt đã đưa lên
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công với tài khoản có quyền phê duyệt hồ sơ
Điều kiện sau khi dùng: Những hồ sơ đưa lên đã được phê duyệt lưu vào cơ sở dữ liệu
Trình tự các sự kiện:
1. Đăng nhập
2. Chọn danh mục cần cập nhật
3. Chọn vào chức năng phê duyệt hồ sơ 4. Chọn những hồ sơ cần phê duyệt
5. Thực hiện chức năng phê duyệt: chọn đồng ý phê duyệt(văn bản chuyển tiếp xuống văn thư) hoặc không đồng ý(gửi lại người thực hiện)
6. Hoàn tất phê duyệt các hồ sơ đã được đưa lên. Hiển thị các hồ sơ đã được phê duyệt
Chức năng cấp số cho hồ sơ
Tên chức năng: Cấp số cho hồ sơ đã được phê duyệt
Ngƣời sử dụng: Văn thư
Mô tả chức năng: Mỗi hồ sơ đã được phê duyệt sẽ được chuyển đến cho mục quản lý của văn thư, và mỗi hồ sơ sẽ được cấp một mã số để quản lý trước khi ban hành.
Tiền điều kiện: Hồ sơ đã được phê duyệt xong
Điều kiện bắt đầu: Đăng nhập hệ thống thành công với tài khoản có quyền