Từ nhu cầu hiê ̣n ta ̣i cần phải xây dựng một hệ thống quản lý đáp ứng được các yêu cầu:
Những thay đổi liên tục của hệ thống, của quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản Cho phép quản lý được khối lượng thông tin văn bản rất lớn
Tăng tốc độ tìm kiếm thông tin
Đưa ra kết quả chính xác, nhanh chóng Trơ ̣ giúp viê ̣c ra quyết đi ̣nh của lãnh đa ̣o
Quản lý được nhiều người cùng truy cập vào hệ thống
Áp dụng các mô hình nghiệp vụ, luồng dữ liệu trong hệ thống thực tế Dễ dàng gắn kết với các cổng thông tin tại các địa phương
Đảm bảo an toàn thông tin.
Hê ̣ thống dễ mở rô ̣ng, khả năng sẵn sàng cung cấp Sử du ̣ng la ̣i các thành phần có sẵn
Hỗ trơ ̣ đươ ̣c đa thiết bi ̣ và đa nền tảng Đáp ứng các cơ sở pháp lý
3.1.3. Lƣ̣a cho ̣n mô hình và công nghê ̣ phát triển
Vấn đề lớn nhất hiê ̣n nay với hê ̣ thống quản lý điều hành đó là viê ̣c tổ chức, lưu trữ dữ liê ̣u, đảm bảo an toàn dữ liê ̣u . Do hê ̣ thống đã được xây dựng từ khá lâu (khoảng năm 2000), các công nghệ sử dụng đã lạc hậu so với hiện tại . Hê ̣ thống quản lý điều hành là một module được tích hợp sẵn trong gói phần mềm mềm lớn . Viê ̣c "sửa và kết hơ ̣p" các module lại gặp nhiều khó khăn , chi phí là rất tốn kém. Trong quá trình kết hơ ̣p các ứng du ̣ng cũ cũng đang gặp nhiều khó khăn . Đa phần những khó khăn trên bắt nguồn từ mô ̣t trong ba nguyên nhân: phức ta ̣p, không linh hoa ̣t và không bền vững:
- Không đáp ứng những thay đổi liên tục trong quản lý quy trình nghiệp vụ - Tốn chi phí tích hơ ̣p giữa các hệ thống với nhau, giữa các hệ thống mới và cũ - Số lượng lớn các ứng du ̣ng cần kết hợp
- Quá nhiều định dạng dữ liệu - Các vấn đề liên quan đến bảo mật - Các thay đổi liên tục xảy ra
- Việc cải tiến công nghê ̣ dẫn đến thay đổi các thành phần liên quan
Trong quá trình hợp tác giữa Viê ̣n Kinh Tế - Bô ̣ Xây Dựng và Công ty Cổ phần công nghê ̣ phần mềm Hài Hòa để xây dựng hệ thống quản lý đi ều hành sẽ tiến hành xây dựng, triển khai hê ̣ thống Quản lý điều hành ứng dụng mô hình hướng dịch vụ và công nghê ̣ nền tảng điê ̣n toán đám mây . Dưới đây là các lợi ích mà mô hình mới đem lại.
- Lợi ích trong viê ̣c ứng du ̣ng mô hình hướng di ̣ch vu ̣ - SOA: + Sử du ̣ng la ̣i các thành phần có sẵn
+ Đây là mô ̣t giải pháp ứng du ̣ng tổng hơ ̣p cho doanh nghiê ̣p
+ Tính liên kết lỏng giúp tăng khả năng linh hoạt và khả năng triển khai cài đặt . + Thích ứng với những thay đổi hiê ̣n ta ̣i và tương lai
+ Hỗ trợ đa thiết bi ̣ và đa nền tảng
+ Tăng khả năng mở rô ̣ng và khả năng sẵn sàng cung cấp
- Lợi ích trong viê ̣c ứng du ̣ng công nghê ̣ nền tảng điê ̣n toán đám mây: + Tăng tính linh đô ̣ng cho hê ̣ thống
+ Tạo nên sự độc lập + Tăng cườ ng đô ̣ tin câ ̣y + Tăng khả năng bảo mật + Bảo trì dễ dàng.
3.1.4. Sự cần thiết của hệ thống Quản lý điều hành
Thông tin về các các văn bản, tài liệu hiện hiện nay do Bộ phận văn thư của Viện giữ và các phòng, các nhóm và cán bộ của Viện có thể tiếp cận để sao chép hay sử dụng khi cần thiết. Tuy vậy, các hồ sơ này gần như là hồ sơ gốc, vì vậy việc tin học hóa để cập nhật vào CSDL là rất cần thiết.
Nhu cầu tra cứu các văn bản (các thông tư, nghị định, quyết định ban hành trong Viện) là rất lớn.
Khối lượng các hồ sơ văn bản (được tổ chức lưu trữ từ năm này đến nay khác) rất lớn.
Việc thay đổi quy trình nghiệp vụ ở các cơ quan nhà nước diễn ra thường xuyên. Do đó để việc quản lý điều hành tại Viện thành công rất cần tổ chức dữ liệu, phân tích mô hình vật lý hệ thống, cơ sở dữ liệu, cũng như ứng dụng các công nghệ tiên tiến hiện nay như mô hình hướng dịch vụ và điện toán đám mây.
Tác giả thực hiện đề tài nhận thấy để quản lý điều hành tốt tại Viện cũng như trong thời gian thực hiện được tin học hóa cần quản lý được tốt các văn bản:
1) Văn bản đến 2) Văn bản đi 3) Văn bản nội bộ 4) Giao việc.
5) Các trao đổi nội bộ 6) Báo cáo thống kê
Việc lựa chọn ứng dụng quản lý điều hành ở Viện Kinh Tế - BXD căn cứ vào kết quả khảo sát phân tích của tác giả đề tài cùng các đồng nghiệp tại Công ty Hài Hòa và đã được sự đồng ý, ủng hộ của lãnh đạo Công ty và Viện Kinh Tế - BXD.
3.1.5. Vai trò, nhiệm vụ của tác giả đề tài
Trong quá trình phát triển hệ thống giữa Công ty Hài Hòa và Viện Kinh Tế - BXD, tác giả luận văn đã thực hiện các công việc:
- Trực tiếp tham gia quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý điều hành của Viện Kinh Tế - Bộ Xây Dựng.
- Đề xuất với lãnh đạo Công ty và bên Viện ứng dụng thử nghiệm hệ thống trên nền tảng công nghệ Điện toán đám mây và Mô hình hướng dịch vụ.
- Tham gia viết chương trình hệ thống các phần: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý tài liệu,...
- Tham gia quá trình cài đặt, chạy thử nghiệm hệ thống.
- Tham gia quá trình bàn giao, nghiệm thu hệ thống cho bên Viện.
3.2. Thiết kế vật lý của hệ thống
3.2.1. Mô hình kiến trúc hệ thống thông tin trong quản lý điều hành
Hệ thống thông tin ứng dụng trong Quản lý điều hành được giới hạn là một hệ thống thông tin ứng dụng được triển khai diện rộng tại đơn vị triển khai ứng dụng gồm các hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL như sau:
Hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL chính tại Trụ sở chính của cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng.
Hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL thành phần tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng đóng ngoài phạm vi Trụ sở chính.
Hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL thành phần tại các cơ quan, đơn vị cấp dưới của cơ quan, đơn vị triển khai ứng dụng.
Hệ thống thông tin ứng dụng được xây dựng trên nền công nghệ Web thế hệ mới với kiến trúc nhiều mức (multi-tiers) theo mô hình Cổng giao tiếp điện tử. Hệ thống thông tin ứng dụng tại mỗi đơn vị chính là “Cổng giao tiếp điện tử” của cơ quan, đơn vị, người sử dụng thông qua “Trình duyệt” trên “Máy trạm” đăng nhập vào “Cổng giao tiếp điện tử” để tác nghiệp cũng như khai thác thông tin trong hệ thống.
Kiến trúc hệ thống của hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL chính và các CSDL thành phần là như nhau được triển khai trên nền kiến trúc hệ thống phân vùng bảo mật để đảm bảo an ninh và bảo mật cho hệ thống thông tin trên mạng LAN (hay WAN), đặc biệt là các mạng có kết nối qua Internet.
Như vậy mô hình kiến trúc hệ thống thông tin ứng dụng trong phạm vi luận văn được giới thiệu tại Hình 2.1 gồm các hệ thống:
Hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL chính tại Trụ sở chính của cơ quan, đơn vị.
Hệ thống thông tin tác nghiệp và quản lý CSDL thành phần tại các đơn vị trực thuộc đóng ngoài phạm vi Trụ sở chính và tại các cơ quan, đơn vị cấp dưới trực thuộc.
Các thành phần trong kiến trúc hệ thống thông tin quản lý CSDL chính cũng như quản lý CSDL thành phần gồm: MÁY TRẠM Trình duyệt Portal Page Portal Window UI Control 1. 2. MÁY TRẠM Trình duyệt MÁY CHỦ PORTAL MÁY CHỦ ỨNG DỤNG MÁY CHỦ MIỀN DNS DDNS/RAS Portal Page Portal Window UI Control HỆ THỐNG THÔNG TIN TÁC NGHIỆP & QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU CHÍNH CSDL Portal AS SSO 1. 2. AP
LDAP / ACTIVE DiRECTORY
HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CSDL CỦA CHÍNH PHỦ, BỘ, NGÀNH VÀ CÁC ĐỊA PHƯƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CSDL CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ,
TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP
Hình 3.1: Mô hình kiến trúc hệ thống thông tin ứng dụng
MÁY CHỦ PORTAL
MÁY CHỦ ỨNG DỤNG MÁY CHỦ MIỀN
DNS
HỆ THỐNG THÔNG TIN TÁC NGHIỆP & QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU THÀNH PHẦN CSDL Portal AS SSO AP
LDAP / ACTIVE DiRECTORY
AC HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÁC WEBSITE TRÊN INTERNET AC
Trên máy trạm: Người sử dụng truy nhập Cổng giao tiếp điện tử “Portal”, hệ thống trả về “Trang chủ” của CSDL “Portal Page”. Trên “Portal Page” - theo mô hình Cổng giao tiếp điện tử là các “Portal Window” trong đó là các giao diện “UI Control” cung cấp các chức năng của hệ thống.
Hệ thống quản lý “Người sử dụng” thông qua “Tài khoản” truy nhập với “mật khẩu” lần đầu do “Người quản trị hệ thống” cung cấp, sau đó người sử dụng sẽ thay đổi tùy ý nhưng yêu cầu phải đủ khó để đảm bảo an toàn và riêng tư cho tài khoản được cấp. Thông qua tài khoản và mật khẩu, người sử dụng đăng nhập vào hệ thống và đó các chức năng của hệ thống được cung cấp đầy đủ trên cơ sở quyền hạn của tài khoản người sử dụng đã được người quản trị hệ thống thiết lập.
Trên máy chủ Portal: Cổng giao tiếp điện tử với các thành phần phần mềm như sau:
1) Thành phần Cổng giao tiếp điện tử: “AP” (Application Portal) với hệ thống “Đăng nhập một lần”: “SSO” (Single Sign-On). Hệ thống SSO sẽ tích hợp với “Thư mục điện tử” (LDAP trên mọi hệ điều hành hay Active Directory của Microsoft Windows) để xác thực người sử dụng và kiểm soát mọi quyền truy nhập trên hệ thống.
Thành phần AP sẽ cung cấp các giao diện chính của hệ thống cũng như các chức năng của Cổng giao tiếp điện tử.
2) Thành phần giao tiếp: “AS” (Appliction Services) thực hiện việc xử lý các chức năng của ứng dụng. Thành phần AS sử dụng thành phần “DA” (Data Acces) để truy cập và thao tác trực tiếp với CSDL trên “Máy chủ CSDL”.
3) Thành phần truyền dữ liệu: “AC” (Application Communication) đảm bảo các chức năng trao đổi dữ liệu giữa Cơ sở đữ liệu chính và CSDL thành phần và ngược lại. AC sử dụng SSO để kiểm soát truy nhập hệ thống.
Trên máy chủ CSDL: Dịch vụ CSDL.
Trên máy chủ miền: Dịch vụ LDAP hay Active Directory.
Việc giao tiếp với các hệ thống bên ngoài như “Hệ thống thông tin và CSDL của Chính phủ, các bộ, ngành và các địa phương”, “Hệ thống thông tin và CSDL của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp” cũng như “Hệ thống thông tin và các website trên Internet” sẽ được triển khai nếu thấy cần thiết, hiện tại các chức năng này được xem như nằm ngoài phạm vi của hệ thống thông tin ứng dụng.
Các thành phần trên máy chủ Portal (AP, SSO, AS, AC, DA) đều là các thành phần chạy trên môi trường dịch vụ Web; đồng thời máy chủ miền, máy chủ Portal và máy chủ CSDL có thể triển khai chỉ trên một máy chủ vật lý, việc ứng dụng được thiết kế như trên chủ yếu là để đảm bảo an ninh và bảo mật cho CSDL - chính là một trong những yêu cầu quan trọng nhất trong mô hình kiến trúc hệ thống thông tin ứng dụng, đặc biệt là đối với các hệ thống thông tin có giao tiếp với bên ngoài qua Internet.
3.2.2. Mô hình đối tƣợng các thành phần chính của hệ thống
Mô hình đối tượng các thành phần chính của hệ thống thông tin ứng dụng theo mô hình Cổng giao tiếp điện tử như sau:
Các đối tượng chính trong mô hình đối tượng các thành phần chính của hệ thống thông tin ứng dụng bao gồm:
Trên máy trạm trong trình duyệt Web: “Portal Page”, “Portal Window”, “UI Control”, “Gửi XML Message” và “Nhận XML Message”.
Trên máy chủ Portal: “AP”, “SSO”, “AS”, “DA” và “AC”
Trên máy chủ miền: Dịch vụ LDAP/Active Directory để xác thực truy nhập. Trên máy chủ CSDL: Dịch vụ CSDL.
Hình 3.2: Mô hình đối tượng các thành phần chính của hệ thống thông tin ứng dụng
theo mô hình Cổng giao tiếp điện tử
SSO Kiểm soát
truy nhập Xác thực tài khoản truy nhập AP MÁY CHỦ MIỀN MÁY CHỦ PORTAL MÁY TRẠM AC Ngƣời sử dụng Portal Page Gửi XML Message Nhận XML Message Portal Window Nhận XML Message AS Gửi XML Message DA MÁY CHỦ CSDL UI Control Hệ thống thông tin quản lý Cơ sở dữ liệu
thành phần hoặc Cơ sở dữ liệu chính Dịch vụ LDAP / ACTIVE DIRECTORY
Dịch vụ CSDL
3.2.3. Trao đổi dữ liệu giữa các thành phần chính của hệ thống - Mô hình trao đổi dữ liệu giữa máy trạm với AP - Mô hình trao đổi dữ liệu giữa máy trạm với AP
Trao đổi thông tin giữa các máy trạm với AP chủ yếu là các giao diện của hệ thống tức là các nội dung mã nguồn các thành phần Portal Window - đây là một phần của trang Web.
Trao đổi thông tin sử dụng giao thức http của môi trường Web với tổ hợp công nghệ AJAX phối hợp giữa máy trạm và máy chủ Portal để tạo giao diện cho hệ thống trong trang HTML (DHTML).
- Mô hình trao đổi dữ liệu giữa máy trạm với AS
Trao đổi thông tin giữa máy trạm với AI sử dụng thông điệp XML, cụ thể hơn chính là sử dụng XMLHttpRequest trong tổ hợp công nghệ AJAX để thực hiện việc trao đổi thông tin giữa một thành phần trong trang HTML (DHTML) với máy chủ Portal.
- Mô hình trao đổi dữ liệu giữa AC của hai hệ thống
Trao đổi thông tin giữa AC của hai hệ thống sử dụng thông điệp SOAP. Dữ liệu trao đổi được chuyển về dạng XML và đóng trong gói SOAP để trao đổi bằng giao thức http của môi trường Web trên các máy chủ Portal mỗi hệ thống.
- Mô hình trao đổi dữ liệu giữa AS với CSDL
Thành phần dịch vụ AS sử dụng DA để truy cập CSDL, trao đổi thông tin giữa AS với CSDL chính là giữa DA với hệ quản trị CSDL. DA là thành phần chạy trên máy chủ Web, phương thức trao đổi với hệ quản trị CSDL phổ biến hiện nay sử dụng ngôn ngữ SQL chuẩn và các chuẩn truy cập CSDL thông dụng hiện có.
3.3. Quy trình hoạt động
3.3.1. Quy trình quản lý văn bản đến
Mô tả
Hàng ngày Văn phòng VKTXD tiếp nhận văn bản từ các nguồn sau đó phân loại rồi trình cho lãnh đạo. Lãnh đạo sau khi nhận văn bản sẽ giao cho cán bộ hoặc các phòng ban thực hiện.
act VanBanDen
Các đơn v ị trực thuộc
Văn phòng VKTXD Lãnh đạo
Các đơn v ị khác Người thực hiện Các phòng ban
Gửi công văn Trình
Gửi công văn
yêu cầu yêu cầu
yêu cầu
Hình 3.3. Quy trình quản lý văn bản đến
3.3.2. Quy trình quản lý văn bản đi
Mô tả
Văn bản được tạo lập sau đó chỉnh sửa, thẩm tra rồi mới được ban hành đi. Sơ đồ tổng quan act VanBanDi Lãnh đạo Phụ trách trả lời Người thực hiện Văn phòng VKTXD Nơi nhận
yêu cầu sửa
trình phê duyệt
phê duyệt
yêu cầu sửa
trình kết quả
yêu cầu gửi
gửi
Hình 3.4. Quy trình quản lý văn bản đi
3.3.3. Quy trình quản lý giao việc
Tạo công việc và giao việc bằng văn bản điện tử. Sau đó cho phép lãnh đạo giám sát tình trạng xử lý công việc.