Ngun: Do tác gi xut
Trc khi trin khai nhp liu thông tin trên ph!n mm k toán, doanh nghip s dng c!n (t mã cho các i tng trong doanh nghip và t chc hch toán ban !u:
- Mã hóa d? li∃u: Αt mã cho các 3i tng trong doanh nghi∃p
&i vi các i tng theo dõi chi tit nh: khách hàng, hàng hóa, kho hàng, tài sn, nhân viên, trung tâm trách nhim, trung tâm chi phí…. Doanh nghip nên quy nh cách (t mã (thng nht trong toàn n v) có th hch toán chính xác và m bo iu kin thun li và tính hiu qu cao khi vn dng trên ph!n mm k toán. Có nhiu cách (t mã, tác gi xut m#t s cách (t mã cho tng i tng nh sau:
+ Mã s liên tip: & to các danh mc: kho, trung tâm chi phí, …
+ Mã s t4ng hp: Kt hp gia mã s hình cây vi mã s liên tip (phân mã
thành tng cp sau ó dùng mã liên tip). & to danh mc vt t, hàng hóa, danh mc loi vt t,…
+ Mã s gi nh: Dùng mã mô t m#t ph!n tên hay (c tính c a i tng. Dùng mã hóa cho danh mc phòng ban, kho hàng, …
+ Mã s ghép ni: Dùng cho danh mc khách hàng, danh mc nhân viên, … S CT Ngày CT Diϑn gi i Ng<i nh6n a chΦ TK n TK có Mã chi phí T tính giá thành Mã bΧ ph6n/Trung tâm
- T4 ch5c h8ch toán ban 3!u
Theo yêu c!u c a k toán qun tr thì c!n phi có thông tin chi phí c a tng loi sn ph∀m, tng hot #ng kinh doanh
- &i vi chi phí trc tip nh tin lng, chi phí khu hao, chi phí sa cha thng xuyên, chi phí thuê ngoài,… khi nhng i tng chi phí này phát sinh liên quan n i tng k toán tp hp chi phí nào thì cn c vào chng t k toán ho(c tài liu liên quan hàng ngày ghi vào s chi tit cho tng i tng chu chi phí ó.
- &i vi chi phí sn xut chung có liên quan n nhiu i tng khác nhau. Vì vy phi tp hp chi phí, sau ó phân b cho tng i tng chu phí liên quan theo tiêu thc nht nh.
- &i vi chi phí qun lý doanh nghip, chi phí bán hàng vic t chc chng t phn ánh các chi phí này tng t nh chi phí sn xut chung.
3.2.2 Thit k h∃ thng phân lo8i và x> lý thông tin Cách phân lo8i chi phí
Ph!n mm k toán khi thit k phi cho ngi s dng la ch∃n tiêu thc phân b chi phí: Chi phí có th c phân loi theo chi tit i tng k toán, tuy nhiên ngoài cách theo dõi chi tit nh trên, ph!n mm nên thit k các doanh nghip có th phân loi theo cách ng x c a chi phí: chia ra thành bin phí, nh phí và chi phí h)n hp. Ngi s dng ph!n mm k toán hoàn toàn có th t phân loi chi phí theo nhu c!u s dng c a mình.
Khi vn dng, doanh nghip có th ch∃n la tiêu thc phân b chi phí theo la ch∃n c a doanh nghip mình, có rt nhiu cách phân loi chi phí áp ng yêu c!u thông tin cho nhà qun lý. Ch8ng hn nh:
Theo mi quan h vi vic lp k hoch và kim tra: phân ra thành nh phí, bin phí và chi phí h)n hp
Theo tính cht chi phí: phân ra thành chi phí trc tip, chi phí gián tip, chi phí kim soát c, chi phí không kim soát c, …
Cách phân loi chi phí thành bin phí, nh phí giúp cho nhà qun tr c a công ty xác nh c các khon chi phí c!n thit phi chi, thi im thích hp vi mc #, khi lng kinh doanh c a công ty, xác nh c doanh thu hòa vn và xác nh c mi quan h gia chi phí – doanh thu – li nhun, t ó nhà qun tr ra nhng quyt nh ngn hn kp thi và có hiu qu.
Ph!n chi phí h)n hp phát sinh ti doanh nghip thì phi tách thành bin phí và nh phí. Thông thng, chi phí h)n hp thng chim t6 l rt nh∋. Nên khi doanh nghip vn dng trên ph!n mm k toán cách phân loi chi phí, ph!n mm s+ có chc
nng nhân viên k toán quyt nh la ch∃n chi phí h)n hp ó a vào bin phí
hay nh phí.