2. XUNG ĐỘT LUÔN GÂY RANH ỮNG KẾT QUẢ TAI HẠI, CHẲNG HẠN NHƯ:
CÔNG TY SIM
Công ty SIM quyết định thực hiện dự án thuộc giai đoạn R&D cho một dự
án mới do chính phủ đề nghị. Báo cáo công việc có nêu rõ rằng dự án này cần phải được thực hiện trong vòng 90 ngày, và hợp đồng được ký kết giữa công ty SIM và chính phủ là hợp đồng có chi phí cố định cộng với phí thực hiện cốđịnh.
Phần lớn công việc của dự án sẽ cho phòng thí nghiệm phát triển thực hiện. Theo luật lệ của chính phủ, chi phí ước lượng phải được tính dựa trên chi phí trung bình của toàn bộ phận R&D, và là $19.00/giớ.
Tổng giá trị hợp đồng mà SIM ký là $305,000 (bao gồm chi phí + phí thực hiện). Sau một tuần thực hiện dự án, nhà quản lý dự án của công ty SIM đã tiến hành phân tích báo cáo lao động, qua đó ông thấy rằng chi phí thực sự
phát sinh tại phòng thí nghiệm là $28.5/giờ. Vì vậy, nhà quản lý dự án quyết
định thảo luận vấn đề trên với trưởng phòng thí nghiệm. Sau đây là cuộc đối thoại giữa họ.
Project manager: “Chắc hẳn anh biết rõ nguyên nhân của cuộc nói chuyện hôm nay. Với suất lao động gia tăng phát sinh tại phòng thí nghiệm, chúng ta sẽ vượt quá ngân sách phân bổ 50%.”
Lab manager: “Đây là vấn đề của anh, chứ không phải là vấn đề của tôi. Khi tôi ước lượng chi phí lao động, tôi chỉ đưa ra số giờ lao động cần thiết để
thực hiện dự án dựa trên cơ sở dữ liệu vềđịnh mức giờ lao động. Và bộ phận tính giá chuyển đổi từ giờ lao động sang giá trị dựa trên chi phí định mức trung bình cho một giờ lao động.”
Project manager: “Đúng là như vậy, nhưng tại sao anh lại sử dụng nhân viên có kỹ năng cao và làm cho chi phí lao động tăng? Trong khi rõ ràng rằng anh phải sử dụng nhân viên với chi phí lao động thấp hơn để thực hiện dự án.”
Lab. ”
Project manager: “Giá mà tôi có thể làm như vậy, nhưng chính phủ không cho phép điều đó. Bất kỳ lúc nào, nếu chúng ta bị thanh tra, hoặc nếu chi phí lao động trong đề cương dự án của chúng ta được so sánh với các đề cương dự án khác, chúng ta sẽ càng bị rắc rối hơn. Chỉ có một cách hợp pháp duy nhất để giải quyết việc này là thành lập một bộ phận mới sử dụng những nhân viên có chi phí lao động cao. Như vậy suất chi phí lao động trung bình sẽ không có gì thay đổi.”
“Nhưng rất tiếc là việc phát sinh chi phí quản lý hành chính do thành lập một bộ phận tạm thời trong vòng hai tháng sẽ không cho phép tôi thực hiện phương án này. Trong trường hợp dự án có thời gian dài, kỹ thuật này vẫn thường được áp dụng.”
“Tại sao anh không tăng số giờ lao động để bù đắp khoản chi phí gia tăng?”
Lab manager: “Tôi phải nộp toàn bộ các báo cáo cáo bạch về số giờ lao
động mà tôi ước tính. Nếu bộ phận của tôi bị thanh tra, tôi sẽ gặp rắc rối. Anh đừng quên rằng, chúng ta đã nộp toàn bộ các bản cáo bạch về tính toán chi phí lao động trong đề cương dự án.”
“Có lẽ lần sau, trước khi nhận thầu một dự án có thời gian thực hiện ngắn cấp trên nên suy nghĩ thật kỹ. Anh nên cố gắng bàn vấn đề này với khách hàng.”
Project manager: “Phản ứng của khách hàng có lẽ sẽ không có gì thay đổi bất kể dù là tôi giả thích vấn đề này cho họ trước khi chúng ta đưa cho họđề
cương dự án hay là giải thích bây giờ một khi việc thương lượng đã xong. Chắc hẳn có một cơ may tôi sẽ mất khoản tiền thưởng trong dịp Giáng Sinh năm nay.”
Câu hỏi thảo luận tình huống nghiên cứu
1. Cơ sở của vấn đề trên là gì? 2. Ai là người có lỗi?
3. Làm thế nào để giải quyết tình huống này?
4. Có cách nào để ngăn ngừa tình huống này không tiếp tục xảy ra trong tương lai hay không?
5. Giả sử rằng nếu thời gian thực hiện dự án dài hơn – 1 năm – và có nhiều bộ phận tham gia vào dự án và không có một bộ phận nào được thiết lập (ngoài phòng dự án), thì bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
6. Trong trường hợp này, liệu khách hàng có nên chấp nhận chia xẻ trách nhiệm tài chính với nhà thầu hay không thông qua việc cho phép khoản dao động chi phí so với định mức? Nếu khách hàng chấp nhận, một dự án với thời gian dài bao nhiêu tháng thì được xem là dự án có thời gian dài?