- Kế toỏn thanh toỏn và cụng nợ: chịu trỏch nhiệm trong việc thanh toỏn và tỡnh hỡnh cụng nợ với tất cả cỏc khỏch hàng.
2.2.3. Thủ tục nhập, xuất kho nguyờn vật liệu của cụng ty 1 Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
2.2.3.1. Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
Khi cụng ty nhận được dự ỏn cụng trỡnh thỡ bộ phận kế toỏn lờn kế hoạch và lập dự toỏn cụng trỡnh. Khi cụng trỡnh chuẩn bị thi cụng theo yờu cầu của kế hoạch thỡ bộ phận kế hoạch dựa theo dự toỏn cụng trỡnh để búc tỏch vật tư theo định mức cụng trỡnh thi cụng. Từ đú, họ sẽ làm giấy xin mua vật tư, nếu được duyệt thỡ cụng ty sẽ cử người đi mua. Vật tư mua về được kiểm nghiệm, kiểm tra. Kế toỏn trước khi nhập kho, nếu thấy đủ tiờu chuẩn thỡ tiến hành nhập kho.
Căn cứ vào hoỏ đơn mua hàng thủ kho cựng đại diện phũng kế hoạch vật tư ra kiểm tra rồi nhập kho nguyờn vật liệu. Nếu nguyờn vật liệu mua ngoài khụng qua kho mà xuất thẳng đến cụng trỡnh thỡ người nhận vật tư sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho rồi chuyển cho phũng kế toỏn, kế toỏn thanh toỏn căn cứ vào tớnh hợp lớ, hợp lệ của chứng từ để thanh toỏn với người bỏn.
Vớ dụ: Trong thỏng 5/2012 cụng ty nhận được đơn sau:
PHIẾU YấU CẦU VẬT TƯ
Kớnh gửi: - Giỏm đốc cụng ty - Trưởng phũng vật tư Tụi tờn là: Nguyễn Văn Dũng Chức vụ: Ban chỉ huy cụng trỡnh
Căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế trờn cụng trường, để đảm bảo chất lượng cũng như tiến trỡnh thi cụng. Vậy đội thi cụng cụng trỡnh kớnh đề nghị Ban lónh đạo Cụng ty xem xột và duyệt cho đội vật tư sau:
STT Tờn vật tư ĐVT Khối lượng Ghi chỳ
Yờu cầu Thực cấp
1 Thộp vuụng hộp kg 3.293
Tổng cộng 3.293
Ngày 01 thỏng 05 năm 2012 Người đề nghị Trưởng bộ phận Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Sau khi hai bờn ký hợp đồng kinh tế, ngày 03 thỏng 05 năm 2012, Cụng ty thiết bị vật tư Bộ giao thụng đó chuyển giao số thộp cho cụng ty tại cụng trỡnh
HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 04AB/11P Liờn 2 ( giao cho khỏch hàng) Số: 0086182
Ngày 03 thỏng 05 năm 2012
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty thiết bị vật tư Bộ giao thụng
Địa chỉ:... Số TK... Điện thoại:... MS...
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Trớ Hoàng
Đơn vị: Cụng ty TNHH xõy dựng và TM Toàn Phương Địa chỉ: Phỳ La – Hà Đụng
Số TK: 0105207347309 Ngõn hàng Techcombank chi nhỏnh Hà Nội MST: 0105965742