Để phù hợp với đặc điểm, quy mô và trình độ nhân viên kế toán, công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 2.3):
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Đôi chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung của công ty TNHH Vận Tải Hoàng Long.
Đặc trƣng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối kế toán
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu của sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.