BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP TM
1.4.1. Hỡnh thức nhật ký chung.
Theo hỡnh thức này mở sổ nhật ký chung ghi chộp,phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản
Ƣu điểm: Dễ ghi chộp,đơn giản,thuận tiện cho cụng việc phõn cụng lao động kế toỏn.
Nhƣợc điểm:Cũn trựng lặp trong khõu ghi chộp. Hỡnh thức kế toỏn NKC gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ kế toỏn chi tiết gồm sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngõn hàng, thẻ kho, sổ chi tiết NVL, CCDC, hàng húa, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết bỏn hàng,...
- Sổ kế toỏn tổng hợp gồm: sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cỏi. Hằng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cải theo cỏc tài khoản phự hơp
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập bảng cõn đối phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
1.4.2. Hỡnh thức Nhật ký -Sổ cỏi
ký sổ cỏi để kết hợp giữa cỏc nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian, cỏc chứng từ gốc sau khi đƣợc định khoản chớnh xỏc đƣợc ghi một dũng ở Nhật ký sổ cỏi.
Đặc điểm về sổ kế toỏn:
- Sổ kế toỏn tổng hợp: Sử dụng sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cỏi. Sổ này vừa ghi theo trỡnh tự thời gian vừa ghi theo hệ thống.
- Sổ kế toỏn chi tiết gồm sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngõn hàng, thẻ kho, sổ chi tiết NVL, CCDC, hàng húa, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết bỏn hàng,...
1.4.3. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Đặc điểm: của hỡnh thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại,cựng kỳ để lập chứng từ ghi sổ(kốm theo chứng từ gốc). Sau khi lập song trỡnh kế toỏn trƣởng ký và ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đó ghi vào sổ đăng ký CTGS để ghi vào sổ cỏi và sổ hoặc thẻ chi tiết liờn quan.
Cỏc loại sổ kế toỏn nhƣ sau:
- Sổ kế toỏn tổng hợp gồm: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi - Sổ kế toỏn chi tiết gồm: tiền mặt, sổ tiền gửi ngõn hàng, thẻ kho, sổ chi tiết NVL, CCDC, hàng húa, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết bỏn hàng,...
1.4.4. Hỡnh thức nhật ký - chứng từ
Đặc điểm:Mọi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc ( hoỏ đơn GTGT, phiếu xuất kho..) đó đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kế, sổ chi tiết ( sổ chi tiết thanh toỏn, sổ chi tiết bỏn hàng, thẻ kho..)
Cỏc loại sổ kế toỏn sau:
- Sổ kế toỏn tổng hợp gồm: Nhật ký sổ cỏi, bảng kờ, sổ cỏi,...
- Sổ kế toỏn chi tiết: gồm sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngõn hàng, thẻ kho, sổ chi tiết NVL, CCDC, hàng húa, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết bỏn hàng,
1.4.5. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
đƣợc thực hiện theo một phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. - Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn:
Hàng ngày kế toỏn căn cứ chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó đƣợc kiểm tra để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh. Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin trờn chứng từ kế toỏn đƣợc tự động nhập vào cỏc sổ kế toỏn tổng hợp ( sổ cỏi TK511, TK632, TK111, TK156..) và cỏc sổ thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TAI CHI NHÁNH CễNG TY CỔ PHẦN
THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ NGỌC HÀ TẠI HẢI PHếNG. 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CễNG TY
2.1.1. Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển
2.1.1.1 Quy mụ của cụng ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Ngọc Hà tại Hải Phũng.
Tờn cụng ty: Cụng ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Ngọc Hà tại Hải Phũng.
Địa chỉ chụ sở: Km13, Quốc lộ 5, xó Tõn Tiến, Huyện An Dƣơng, thành phố Hải Dƣơng. Số điện thoại: 031.3588675 FAX: 031.3588675 Email : ngochacorphp@vnn.vn Website : www.ngochatrading.com.vn Vốn điều lệ: 2.000.000.000
Giấy chứng nhận kinh doanh số : 0103034971 , do phũng đăng ký kinh doanh số 02 – sở kế hoạch và đầu tƣ Hà Nội cấp ngày: 16/02/2009.
2.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Bỏn buụn mỏy múc và trang thiết bị văn phũng, đồ dựng cỏ nhõn và gia đỡnh, hàng thủ cụng mỹ nghệ, văn phũng phẩm, húa mỹ phẩm;
Đại lý mua, đại lý bỏn, ký gửi hàng húa (khụng bao gồm chứng khoỏn); Đại lý phỏt hành văn húa phẩm đƣợc phộp lƣu hành;
Cỏc dịch vụ liờn quan đến in theo quy định của phỏp luật hiện hành; Kinh doanh, buụn bỏn dụng Kinh doanh;
Kinh doanh, buụn bỏn vật tƣ thiết bị ngành điện lực;
2.1.1.3 Quỏ trỡnh phỏt triển của cụng ty
Cụng ty Ngọc Hà đƣợc thành lập năm 2000, sau 12 năm hoạt động cụng ty đó dần khẳng định vị thế cũng nhƣ uy tớn của mỡnh và trở thành một trong những nhà phõn phối văn phũng phẩm và hàng gia dụng, tiờu dựng nhanh lớn nhất Việt Nam.
Từ những năm đầu hoạt động, Ngọc Hà là đơn vị kinh doanh chuyờn phõn phối cỏc sản phẩm và dịch vụ thuộc ngành hàng văn phũng phẩm cho một số ớt cỏc tổ chức và doanh nghiệp. Để sẵn sàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ phong phỳ với chất lƣợng và số lƣợng đỏp ứng nhu cầu của thị trƣờng, Ngọc Hà đó xõy dựng mạng lƣới phõn phối rộng khắp cả nƣớc với đội ngũ hơn 300 cỏn bộ, nhõn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao đƣợc tổ chức khoa học và chuyờn nghiệp. Nay cụng ty đó và đang cung cấp cho hơn 10.000 đơn vị tiờu dựng là cỏc Doanh nghiệp trong khu cụng nghiệp trờn toàn quốc, cỏc ngõn hàng, bệnh viện, trƣờng học… bỏn buụn cỏc sản phẩm văn phũng phẩm và hàng tiờu dựng nhanh cho hơn 30.000 đại lý là siờu thị, nhà sỏch, cửa hàng tạp húa, cụng ty văn phũng phẩm trờn toàn quốc.
Triết lý kinh doanh
Mỗi khỏch hàng là một viờn gạch xõy dựng nờn giỏ trị cốt lừi của
doanh nghiệp, là giỏ trị cơ bản, là nền tảng cho sự phỏt triển và tồn tại của doanh nghiệp.
“Chỳng tụi lắng nghe,thấu hiểu những nhu cầu của từng đối tƣợng khỏch hàng, và ỏp dụng kinh nghiệm cũng nhƣ năng lực của mỡnh để phục vụ khỏch hàng một cỏch tốt nhất”.
Định hương phỏt triển
Phỏt huy và nõng cao thế mạnh của cụng ty lờn một tầm cao mới để đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng cũng nhƣ cạnh tranh với cỏc nhà phõn phối nƣớc ngoài trong thời kỳ đất nƣớc hội nhập kinh tế WTO.
Xõy dựng và phỏt triển thƣơng hiệu nhà phõn phối Ngọc Hà trở thành tập đoàn phõn phối hàng văn phũng phẩm, gia dụng và Dịch vụ hàng đầu Việt Nam.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh
2.1.2.1. Tổ chức quản lý cụng ty bao gồm:
Giỏm đốc: điều hành, quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến hoạt động kinh doanh của cụng ty, và chịu trỏch nhiệm mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
Phũng kế toỏn: cú chức năng trong việc lập kế hoạch và quản lý nguồn tài chớnh của cụng ty, phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế, tổ chức cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn theo đỳng chế độ kế toỏn thống kờ và chế độ quản lý tổ chức của nhà nƣớc.Giải quyết cỏc vấn đề hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động theo bộ luật lao động của Nhà nƣớc hiện hành.
Quản lý hồ sơ lý lịch nhõn viờn.
Kiểm tra mọi hoạt động tài chớnh – kế toỏn của chi nhỏnh, tham mƣu cho Giỏm đốc chỉ đạo thực hiện đỳng luật phỏp của nhà nƣớc, điều lệ hoạt động của chi nhỏnh.
Kiểm tra soỏt xột cỏc chứng từ chi, tiờu. Phõn định rừ chứng từ hợp lệ, khụng hợp lệ, bỏo cỏo Giỏm đốc cú biện phỏp giải quyết ngay.
Hàng thỏng, hàng quý và cả năm bỏo cỏo quyết toỏn tài chớnh thật rừ ràng khỏch quan. Bản quyết toỏn tài chớnh phải lập cụng khai, cõn đối
Giỏm đốc
chớnh xỏc, phản ỏnh cỏc mặt hoạt động kinh doanh của chi nhỏnh một cỏch khỏch quan để lónh đạo nắm đƣợc, tỡm cỏch phỏt huy ( hoặc hạn chế).
Phũng kinh doanh:cú chức năng giao nhận và kiểm tra hàng húa. Chịu trỏch nhiệm nhận và vận chuyển hàng húa đến đỳng hẹn, đỳng địa điểm. Hoàn toàn chịu trỏch nhiệm về số lƣợng cũng nhƣ đảm bảo về chất lƣợng của hàng húa đƣợc chuyển giao. Trực tiếp nhận đơn đặt hàng, đồng thời hƣớng dẫn thực hiện cỏc thủ tục cần thiết cho khỏch hàng, phối hợp với cỏc bộ phận liờn quan hoàn tất quy trỡnh.
Thực hiện khảo sỏt, thăm dũ nhu cầu khỏch quan và thực hiện cỏc hoạt động nghiờn cứu thị trƣờng. Giải đỏp cỏc thắc mắc, khiếu nại của khỏch hàng.
2.1.2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong 3 năm gần đõy:
Stt Chỉ tiờu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 So sỏnh(2011 và 2012)
Số tuyờt đối Số TĐ(%) 1 Doanh thu bỏn hàng và
cung cấp dịch vụ
15.608.421.420 17.593.175.187 14.067.245.869 -3.525.929.318 -20%
2 Cỏc khoản giảm trừ doanh thu
247.604.268 247.604.268
3 Doanh thu thuần về bỏn hàng và cung cấp dịch vụ
15.608.421.420 17.593.175.187 13.819.641.601 -3.773.533.586 -21%
4 Giỏ vốn hàng bỏn 12.529.370.213 14.475.854.888 10.637.039.133 -3.838.815.755 -27% 5 Tổng chi phớ 3.018.976.618 3.337.712.056 2.902.085.138 -435.626.918 -13% 6 Tổng lợi nhuận kế toỏn
trƣớc thuế
60.074.589 (220.391.757) 280.517.330 500.909.087 227%
7 Chi phớ thuế TNDN hiện hành
15.018.647 70.129.333 70.129.333
8 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo bảng trờn ta thấy năm 2011 doanh nghiệp bị lỗ, nhƣng trong năm 2012 đó thấy đƣợc sự cố gắng, lỗ lực đẩy lợi nhuận của doanh nghiệp nờn dƣơng.
Doanh thu thuần năm 2012 giảm 21% so với năm 2011, cú thể do sự bất ổn về nền kinh tế trong những năm gần đõy, nhƣng bờn cạnh đú giỏ vốn lại giảm 27%, chi phớ giảm 13% so với năm 2011 làm cho lợi nhuận năm 2012 vẫn tăng so với năm 2011. Đõy cung đƣợc xem là mặt tớch cực của doanh nghiệp, cho thấy doanh nghiệp đó cú những biện phỏp quản lý và điều chỉnh chi phớ phự hợp với từng thời điểm phỏt triển riờng, hạn chế đƣợc những tỏc động xấu từ biến động của thị trƣờng
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty
2.1.3.1. Bộ mỏy kế toỏn
Kế toỏn trưởng:
- Kiểm tra, duyệt cỏc chứng từ hợp lệ.
- Theo dừi cỏc giao dịch chuyển tiền và rỳt tiền tại Ngõn Hàng. - Kiểm soỏt luồng tiền.
- Kiểm soỏt chi phớ.
- Thực hiện cỏc thủ tục vay, bảo lónh với Ngõn hàng .
- Kiểm soỏt cỏc vấn đề liờn quan đến thuế, tài chớnh của cỏc hợp đồng. - Kiểm tra việc đối chiếu số liệu, sổ sỏch giữa cỏc phần hành kế toỏn.
Thủ quỹ Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn mua hàng và kế toỏn thuế Kế toỏn tiền lƣơng Thủ kho Kế toỏn trƣởng
- Kiểm tra cỏc bỏo cỏo lập bởi kế toỏn viờn.
- Kiểm tra và duyệt cỏc bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo hoạt động kinh doanh. - Lập kế hoạch thu nhập doanh nghiệp của năm tiếp theo.
- Phõn tớch cỏc số liệu kế toỏn tài chớnh, hỗ trợ quy trỡnh ra quyết định.
Thủ quỹ:
- Theo dừi vốn bằng tiền nhƣ tiền mặt,tiền ngửi ngõn hàng,tiền vay,đồng thời theo dừi tăng giảm và trớch khấu hao TSCĐ.
- Theo dừi tỡnh hỡnh thu chi và quảlý tiền mặt căn cứ vào cỏc chứng từ hợp phỏp,hợp lệ để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi chộp sổ sỏch.
Kế toỏn bỏn hàng:
Tiếp nhận, kiểm tra, hoàn thiện thủ tục và chứng từ hợp lệ liờn quan đến quy trỡnh bỏn hàng và quản lý cụng nợ.
Theo dừi cụng nợ của khỏch hàng và tham gia cụng việc đũi nợ. Đối chiếu cụng nợ với khỏch hàng.
Theo dừi hàng nhập xuất, chi phớ phỏt sinh cho từng đối tƣợng cụng nợ. Tớnh toỏn lói (lỗ) cho từng đối tƣợng cụng nợ.
Chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo theo dừi cụng nợ, bỏo cỏo phõn phối nợ. Đối chiếu sổ chi tiết cụng nợ với kế toỏn tổng hợp.
Thực hiện cỏc cụng việc khai thỏc theo sự phõn cụng với kế toỏn trƣởng
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh và đề xuất giải quyết cỏc khú khăn trong quỏ trỡnh triển khai cụng việc.
Kế toỏn mua hàng và kế toỏn thuế:
Tiếp nhận kiểm tra, hoàn thiện thủ tục và chứng từ liờn quan đến quy trỡnh mua hàng
Theo dừi cụng nợ phải trả nhà cung cấp và phối hợp thanh toỏn cho nhà cung cấp.
Chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo theo dừi thuế liờn quan đến mua hàng (VAT đầu vào)
Chịu trỏch nhiệm lập bỏo cỏo theo dừi cụng nợ phải trả, bỏo cỏo phõn tuổi nợ phải trả.
Đối chiếu sổ chi tiết cụng nợ phải trả với kế toỏn tổng hợp. Tập hợp cỏc chứng từ đầu vào và đầu ra để kờ khai thuế.
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh và đề xuất giải quyết cỏc khú khăn trong quỏ trỡnh triển khai cụng việc.
Kế toỏn tổng hợp và kế toỏn tiền lương:
Tiếp nhận, kiểm tra cỏc chứng từ bổ sung để lập cỏc chứng từ nội bộ trờn phần mềm.
Lập bảng lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng theo quy định của cụng ty.
Lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn bao gồm cỏc bỏo cỏo tồn kho, bỏo cỏo quỹ, tiền gửi ngõn hàng, cụng nợ phải thu, phải trả, bỏo cỏo bỏn hàng, bỏo cỏo kết quả kinh doanh, bảng cõn đối kế toỏn, lƣu chuyển tiền tệ.
Đối chiếu cỏc bỏo cỏo tổng hợp với cỏc bỏo cỏo của kể toỏn chi tiết. Bỏo cỏo tỡnh hỡnh và đề xuất giải quyết cỏc khú khăn trong quỏ trỡnh triển khai cụng việc.
2.1.3.2. Chế độ, nguyờn tắc và hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
Hỡnh thức kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng trong cụng ty là theo hỡnh thức “Nhật ký chung
Hỡnh thức ghi sổ
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối thỏng, quý, năm : Đối chiếu
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn:
- Hằng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ
Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản phự hơp.
- Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập bảng cõn đối phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ
Chứng từ gốc (húa đơn GTGT, Phiếu xuất kho,…) Sổ quỹ tiền mặt Nhật ký chung
Sổ cỏi cỏc tài khoản (TK511,TK632,
TK641,TK642, TK911…)
Bảng cõn đối
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết chi tiết Sổ kế toỏn chi
Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
- Đối với cỏc tài khoản cú mở sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết thỡ sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ kế toỏn ghi vào sổ thẻ kế toỏn liờn quan.Cuối thỏng cộng sổ hoặc thẻ chi tiết và căn cứ vào đú lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cỏi.Sau khi kiểm tra khớp đỳng số liệu,bảng cõn đối tài khoản đƣợc làm căn cứ để lập bảng cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Cỏc chế độ và phương phỏp kế toỏn ỏp dụng
- Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toỏn, sổ sỏch cụng ỏp dụng theo chuẩn mực kế toỏn doanh nghiệp Việt Nam, Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-