2.1.3.1 Chức năng
2.1.3.2 Nhiệm vụ
- Công ty phải sử dụng vốn có hiệu quả để bảo toàn vốn.
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng kí, đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng thời hạn cho khách hàng.
- Trên cơ sở kinh doanh có hiệu quả, Công ty bảo đảm thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước thông qua việc nộp đầy đủ các khoản thuế theo đúng thời gian quy định.
- Đảm bảo việc hạch toán kinh tế đầy đủ, chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn đem lại hiệu quả cao cho nguồn vốn đầu tư.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH TM Thái Dương chỉ là đơn vị hoạt động với quy mô vừa và nhỏ. Do đó, cơ cấu nhân sự là một trong những nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại và hiệu quả kinh doanh của Công ty. Nhận thức được điều đó, Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng sắp xếp hợp lý các nhân viên:
2.1.4.1 Đội ngũ nhân viên
- Giám đốc: 01 người - Phó Giám đốc: 01 người - Bộ phận kế toán: 02 người - Tài xế xe tải: 01 người - Nhân viên bán hàng: 3 người
2.1.4.2 Cơ cấu bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 Bộ máy công ty
2.1.4.3 Chức năng của từng bộ phận
Giám Đốc công ty: Là người lãnh đạo cao nhất của công ty, là người ra quyết định quan trọng nhất về mặt tài chính của công ty và là người chịu trách nhiệm trước Công Ty
Giám đốc công ty Phó Giám đốc Nhân viên bán hàng Phòng Kế toán Tài xế xe tải
đốc còn là người phụ trách chung về kế hoạch sản xuất, tiền lương, các khoản thu – chi, quan hệ khách hàng, ký hợp đồng kinh tế cũng như trực tiếp điều hành sản xuất.
Phó Giám đốc: Chịu trách nhiệm về khâu kỹ thuật và an toàn lao động, tham mưu cho Giám đốc các vấn đề cần thiết, tham gia điều hành hoạt động của Công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc Công ty.
Phòng kế toán :
- Thực hiện chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp phản ánh toàn bộ tình hình tài chính, kế toán của công ty theo chế độ hiện hành của Nhà Nước và của Công ty.
- Quản lý điều hành những mối quan hệ tài chính của công ty, thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, trên cơ sở đó phản ánh đúng sự biến động của vốn và nguồn vốn của Công ty để kịp thời có biện pháp xử lý.
- Tham mưu cho ban Giám Đốc trong việc quản lý, sử dụng nguồn thu, tài sản, tiền hàng, cơ sở vật chất thuộc Công ty, quản lý theo pháp lệnh thống kê kế toán.
- Phân tích, đánh giá kiểm tra hiệu quả tài chính trong toàn công ty về hiệu quả hoạt động kinh doanh của tháng, quý, năm thực hiện nộp thuế theo luật định.
- Lập kế hoạch tài chính quý, năm trình Giám Đốc phê duyệt. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính theo các chỉ tiêu được phân bổ. Báo cáo Giám Đốc tình hình sử dụng các nguồn vốn để có biện pháp điều chỉnh chi tiêu hợp lý.
- Kiểm tra, đề xuất ý kiến đối với kế hoạch mua sắm vật tư, tài sản, đánh giá tình hình sử dụng các tài sản của Ban Giám Đốc.
- Phân tích hoạt động kinh tế lãi- lỗ hàng năm để từ đó lập kế hoạch tài chính cho năm sau mang tính khả thi.
Nhân viên bán hàng:
- Thường xuyên có mặt tại khu vực để bán cho khách hàng. - Cuối mỗi ngày thanh toán số tiền thu được cho kế toán Tài xế xe tải
- Quản lý, vận hành, bảo quản phương tiện vận tải được giao vận hành luôn trong trạng thái kỹ thuật tốt nhất phục vụ, đáp ứng mọi yêu cầu của lãnh đạo, bộ máy quản lý công ty và các đơn vị làm việc có hiệu quả
- Thường xuyên kiểm tra trạng thái, tình hình làm việc của phương tiện, kịp thời đề xuất sửa chữa các hư hỏng; định kỳ đề xuất bảo dưỡng, vào cấp kỹ thuật hoặc sửa chữa lớn phương tiện.
2.1.5 TỒ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.1.5.1 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Theo hình thức tập trung.
Trong đó, phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở công ty, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính ở công ty. Nó còn là trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán, đồng thời là trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của công ty.
Chế độ chứng từ: Toàn bộ các chứng từ sử dụng trong công tác hạch toán tại
Công ty theo mẫu của Bộ tài chính và Tổng cục thuế.
Hệ thống tài khoản: Từ khi thành lập đến năm 2014, Công ty đang áp dụng hệ
thống tài khoản và chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hiện nay Công ty đang áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC được ban hành ngày 22/12/2014.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hiện nay tại công ty đang áp dụng hình thức kế
toán Nhật ký chung nhưng sử dụng máy tính để xử lý dữ liệu. Vào mỗi cuối tháng, kế toán sẽ in các sổ kế toán và lưu lại công ty để tiến hành đối chiếu, kiểm tra khi có nhu cầu.
Các loại sổ được lưu tại công ty bao gồm:
- Sổ nhật ký chung: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian.
- Sổ chi tiết: theo dõi từng tài khoản chi tiết.
- Sổ cái: theo dõi hằng tháng từng tài khoản.
Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty: đồng Việt Nam.
- Phương pháp xuất kho: bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ)
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: được xác định theo nguyên giá Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí thực tế.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí đi vay: được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh
2.1.5.2 Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán của công ty
Chức năng và nhiệm vụ:
Kế toán tổng hợp: Là người cùng kế toán trưởng giám sát, đôn đốc các kế toán viên hoàn thành công việc được giao.Đồng thời còn chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các số liệu kế toán để tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách kể toán, đồng thời giám sát việc phản ảnh, ghi nhận và tập hợp các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của Bộ tài chính trong kỳ kế toán nhằm thực hiện đúng các quy định về kê khai nộp thuế đối với cơ quan thuế.
Kế toán thuế:
- Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh .
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào.
- Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của doanh nghiệp.
- Lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh.
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào (sử dụng đèn cực tím ) đánh số thứ tự để dễ truy tìm , phát hiện loại hóa đơn không hợp pháp thông báo đến cơ sở có liên quan.
- Hằng tháng đóng chứng từ báo cáo thuế của doanh nghiệp .
- Kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế để báo cáo cục thuế.
Phòng kế toán
Kế toán tổng hợp
Kế toán thuế
- Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn thuế GTGT theo thời gian, thứ tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng.
2.1.6 Hình thức kế toán tại công ty
Công tác hoạch toán ở công ty được tổ chức theo hình thức “ Nhật ký chung”. Đó là hình thức mà toàn bộ công việc kế toán đều do nhân viên kế toán ở công ty làm nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ band dầu có liên quan để phục vụ công tác kế toán. Hình thức này giúp cho công tác hạch toán được giản đơn, gọn nhẹ. Kế toán viên còn có thể dễ dàng thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu của từng đối tượng ở mọi thời điểm trên sổ Nhật ký chung. Công ty sử dụng các loại sổ sách : sổ nhật ký quỹ tiền mặt, sổ số dư, dổ theo dõi hàng hóa, sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán chi tiết … Ngoài ra còn sử dụng các bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số phát
sinh
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng để làm căn cứ ghi sổ, trước hết nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái kế toán theo các tài khoản phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặ cbieejt liên quan. Định kỳ (3,5,10..ngày) hoặc tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cac tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng Cân Đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng phát sinh Nợ và Tổng phát sinh Có và tồn phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QỦA KINH DOANH TẠI CÔNG TY
2.2.1 KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ
2.2.1.1 Phương thức tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp
Hiện tại ở doanh nghiệp đang áp dụng 2 phương thức tiêu thụ:
- Phương thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp (qua kho): phương thức này áp dụng cho các khách hàng lớn, hợp đồng ký kết. Theo phương thức này, bên mua cử cán bộ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Khi nhận hàng xong, người nhận hàng ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng và hàng đó được xác định là tiêu thụ và được hạch toán vào doanh thu.
Chứng từ bán hàng trong phương thức này cũng là phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng, trên chứng từ bán hàng đó có chữ ký của khách hàng nhận hàng.
- Phương thức bán lẻ: là hình thức bán hàng trực tiếp cho dân địa phương hoặc khách vãng lai. Tùy từng trường hợp bán hàng theo phương thức này mà doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng hoặc không lập hóa đơn bán hàng .Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng thì cuối ca hoặc cuối ngày người bán hàng sẽ lập Bảng kê hóa đơn bán hàng và lập báo cáo bán hàng .Nếu không lập hóa đơn bán hàng thì người bán hàng căn cứ vào số tiền bán hàng thu được và kiểm kê hàng tồn kho, tồn quầy để xác định lượng hàng đã bán trong ca ,trong ngày để lập báo cáo bán hàng .Báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền bán hàng là chứng từ để hạch toán sau này của kế toán.
2.2.1.2 Phương thức thanh toán
Doanh nghiệp đang áp dụng 2 phương thức thanh toán:
- Phương thức thanh toán trực tiếp: áp dụng cho các khách hàng bán lẻ hoặc người mua đến trực tiếp doanh nghiệp nhận hàng vẫn có thể thanh toán theo phương thức này.
- Phương thức thanh toán chậm trả: phương thức áp dụng cho các hợp đồng lớn. Khách hàng nhận hàng và thanh toán trong kỳ hạn theo hợp đồng đã lập.
2.2.1.3 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn thuế GTGT - Phiếu thu, Giấy báo Có
- Bảng kê hàng hóa mua vào trong tháng
2.2.1.4 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng hóa”
2.2.1.5 Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 01/07/2014, Công ty xuất bán 38L Xăng 92 cho Công ty Cổ phần xây lắp Cửu Long, hóa đơn số số hóa đơn 0000020, đơn giá chưa thuế 871.582, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1311 958.740
Có TK 511 1 871.582 Có TK 3331 87.158
Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 859.585
Có TK 156 859.585
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 03/07/2014, Công ty xuất bán 32L Xăng 92 và 66L Dầu cho Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Bình Nguyện, hóa đơn số 0000023, đơn giá chưa thuế là 2.098.964, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 1311 2.308.860 Có TK 5111 2.098.964 Có TK 3331 209.896 Nợ TK 1111 2.308.860 Có TK 1311 2.308.860 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 2.057.168 Có TK 156 2.057.168
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 24/07/2014, Công ty xuất bán 20L Xăng 92 cho Hạt kiểm lâm Hàm Tân, hóa đơn số 0000051, đơn giá chưa thuế là 466.182, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 512.800 Có TK 511 466.182 Có TK 3331 46.618 Nợ TK 1111 512.800 Có TK 1311 512.800 Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 452.413 Có TK 156 452.413
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 24/07/2014, Công ty xuất bán lẻ 890L Xăng 92 và 40L Dầu cho khách hàng, hóa đơn số 0000052, đơn giá chưa thuế là 21.569.818, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 23.726.800 Có TK 511 21.569.818 Có TK 3331 2.156.982 Nợ TK 1111 23.726.800 Có TK 1311 23.726.800 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 20.940.451 Có TK 156 20.940.451
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 01/08/2014, Công ty xuất bán 60L Xăng 92 cho Công ty TNHH Vĩnh Hưng – Đồng Nai, hóa đơn số 0000069, đơn giá chưa thuế là 1.380.545, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 1.518.600 Có TK 511 1.380.545 Có TK 3331 138.055 Nợ TK 1111 1.518.600 Có TK 1311 1.518.600 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 1.324.600
Có TK 156 1.324.600
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 02/08/2014, Công ty xuất bán 180L Dầu cho Công ty TNHH Phân phối Hùng Sơn, hóa đơn số 0000072, đơn giá chưa thuế là 3.654.000, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 4.019.400 Có TK 511 3.654.000 Có TK 3331 365.400 Nợ TK 1111 4.019.400 Có TK 1311 4.019.400 Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 3.579.487 Có TK 156 3.579.487
- Căn cứ hóa đơn bán hàng ngày 12/08/2014, Công ty xuất bán 500L Dầu cho DNTN Tân An Phát, hóa đơn số 0000085, đơn giá chưa thuế là 10.077.273, thuế GTGT 10%, kế toán ghi nhận doanh thu: