2.2.1 Chế độ trích, lập và nộp các khoản trích theo lương
* Nội dung và phương pháp tínhcác khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương tại công ty bao gồm BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước với tổng tỷ lệ là 32,5%
- Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho người lao động. Theo luật hiện hành thì hàng tháng công ty trích lập quỹ BHXH với tỷ lệ 24% trên tổng số tiền lương cấp bậc ( Lương cơ bản ) phải trả cho CBCNV trong tháng. Trong đó: 17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 7% khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động.
+ Ở bộ phận văn phòng, trích 24% trong đó 17% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp còn 7% khấu trừ vào lương của CBNV
+ Ở các đội XD trích 24% trong đó 17% tính vào chi phí sản xuất chung còn 7% khấu trừ vào lương của người lao động.
+ Quỹ BHXH được lập với mục đích nhằm trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp trong trường hợp họ mất khả năng lao động cụ thể:
• Trợ cấp khi người lao động, thai sản
• Trợ cấp người lao động khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp
• Chi công tác quản lý quỹ BHXH.
Ở Công ty trực tiếp chi trả BHXH cho người lao động khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,... trên cơ sở các chứng từ hợp lý ( Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH có xác nhận của bác sỹ,... ) Cuối mỗi quý công ty thanh toán với Cơ quan bảo hiểm và thanh toán với người lao động. - Quỹ bảo hiểm y tế
Được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định của luật bảo hiểm hiện hành. Theo chế độ BHYT được trích với tỉ lệ là 4,5% trên tổng số lương cơ bản phải trả cho CBCNV trong tháng. Trong đó: 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1,5% được khấu trừ trực tiế vào lương của người lao động.
+ Ở bộ phận văn phòng trích 4,5% thì 3% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp còn 1,5% khấu trừ vào lương CBNV
+ Ở các đội XD và các Xí nghiệp trích 4,5% thì 3% tính vào chi phí sản xuất chung còn 1,5% khấu trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHYT được trích lập với mục đích trợ cấp cho người lao động có tham gia bảo hiểm trong các trường hợp đi khám chữa bệnh.
Toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên trên cho cơ quan chuyên trách quản lý, trợ cấp cho người lao động.
- Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Quỹ BHTN được hình thành nhằm trợ cấp cho người lao động đã tham gia đóng quỹ khi họ bị mất việc làm mà sau 3 tháng chua tìm được việc làm mới. Tạo điều kiện cho người lao động học nghề và tìm việc làm mới.
+ Quỹ BHTN trích theo quy định hiện hành là 4% trên tổng số lương phải trả cho CBCNV, trong đó 2% được trích từ chi phí sản xuất kinh doanh còn 2% khấu trừ vào lương của CBCNV.
- Quỹ KPCĐ được trích lập theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CBCNV trong tháng, chia ra 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% khấu trừ vào số tiền lương thực tế nguời lao động được nhận.
Toàn bộ số KPCĐ được trích lập sẽ trích nộp lên trên 1 phần, còn 1 phần dùng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại công ty nhăm chăm lo cho đời sống tinh thần và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
=> Như vậy , với tổng số % trích lập các quỹ BHXH, BHYT, BHTN là 32,5% trong đó Công ty tính trả vào chi phí sản xuất kinh doanh là 23% còn 9,5% khấu trừ vào lương của người lao động
KPCĐ trích 2% trong đó 1% trích vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% khấu trừ vào tổng thu nhập của người lao động.
Ví Dụ: Tính các khoản trích theo lương của Ông Đỗ Thế Dũng nhân viên bảo vệ - Phòng HCQT tháng 3 năm 2014
Lương cấp bậc của Ông Đỗ Thế Dũng là : 3.668.500 đồng Các loại phụ cấp : 400.000 đồng
Tổng tiền lương thực tế là: 5.138.479,18 đồng. Các khoản trích theo lương được trích như sau: + Trích BHXH 24% trong đó:
• 17% công ty trích vào CP QLDN = 3.668.500 x 17% = 623.645
đồng
• 7% khấu trừ vào lương = 3.668.500 x 7% = 256.795 đồng
+ Trích BHYT 4,5% trong đó
• 3% công ty trích vào CP QLDN = 3.668.500 x 3% = 110.055
đồng
• 2% công ty trích vào CP QLDN = 3.668.500 x 2% = 73.370 đồng
• 2% khấu trừ vào lương = 3.668.500 x 2 % = 73.370 đồng
+ Trích KPCĐ 2% trong đó:
• Công ty trích 1% vào CP QLDN = 5.138.479,18 x 1% = 51.384,79
đồng
• Khấu trừ vào tổng thu nhập = 5.138.479,18 x 1% = 51.384,79
đồng
- Công ty nộp BHXH cho cơ quan cấp trên theo từng quý trong năm tài chính. Trong quý có phát sinh BHXH thi công ty sẽ chi hộ cho cơ quan BHXH, cuối quý tổng hợp số BHXH đã chi hộ để thanh toán với cơ quan bảo hiểm.
- Căn cứ vào giấy nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động có xác nhận của người phụ trách bộ phận, căn cứ vào chế độ hưởng trợ cấp BHXH, kế toán sẽ tính số tiền trợ cấp phai trả cho người lao động.
Mức lương tối thiểu x Hệ số
Mức trợ cấp = x Ngày nghỉ x 75% Ngày làm việc theo chế độ thực tế
- Chế độ nghỉ hưởng trợ cấp xã hội
+ Trợ cấp nghỉ khi con ốm được nghỉ tối đa 20 ngày trong 1 năm đối với con dưới 3 tuổi và 15 ngày đối với con từ 3 đến 7 tuổi
+ Bản thân ốm đau được nghỉ tối đa 30 ngày trong một năm , cứ 5 năm công tác được tính thêm 1 ngày
+ Trường hợp thai sản được nghỉ 4 tháng , nghỉ khám thai 3 ngày.
Ví Dụ : Trong tháng 3 năm 2014
- Chị Đặng Thanh Huyền công nhân tổ Cơ khí – Xí nghiệp Cơ giới công trình 1 nghỉ ốm 5 ngày, hệ số lương của chị là 3,71
=> Lương nghỉ ốm chị Huyền được nhận là:
1.150.000 x 3.71
= x 5 x 0,75 = 666.640,624 đồng. 24
- Ông Trần Đức Tâm công nhân tổ sửa chữa – XN Cơ giới công trình 1 nghỉ ốm 3 ngày, hệ số lương là 1.99
=> Lương nghỉ ốm ông Tâm được nhận là: 1.150.000 x 1,99
= x 3 x 0,75 = 214.546,75 đồng. 24
2.2.2. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng.
Các khoản trích theo lương bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Các quỹ này được tính trên tiền lương của người lao động với tỷ lệ % khác nhau. Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để phản ánh. Những chứng từ thường được kế toán sử dụng bao gồm:
- Chứng từ phân bổ BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN (Nếu có). - Biên bản điều tra tai nạn lao động Mẫu số 09 -LĐTL. - Phiếu nghỉ lương hưởng BHXH - Mẫu số 03 -LĐTL. - Bảng thanh toán BHXH - Mẫu số 03 -LĐTL.
- Phiếu chi. - Báo nợ.
Khi người lao động nghỉ do ốm đau, thai sản. . . thì cần có xác nhận của cơ quan y tế vào phiếu nghỉ BHXH. Cuối tháng kế toán căn cứ
người và cho từng đơn vị. Sau đó bảng này được chuyển đến trưởng ban BHXH của từng đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi.
- Theo các chế độ và quy định hiện hành, Công ty đã dựa vào đó để trích lập và sử dụng hợp lý nhằm đảm bảo sự công bằng cho CBCNN, góp phần ổn định đời sống cho người lao động
- Các sổ kế toán công ty sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương là: Bảng thanh toán BHXH, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 338
Bảng 2.12 Mẫu giấy nghỉ ốm hưởng BHXH
Đơn vị: Công ty CP cơ giới và xây dựng Thăng Long
Bộ phận : XN cơ giới công trình 1
GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH
Họ và tên : Đặng Thanh Huyền Tuổi 45 Đơn vị công tác : XN cơ giới công trình 1
Lý do nghỉ: Viêm đường hô hấp cấp Số ngày nghỉ : 05 ngày
Từ ngày 15/3 đến ngày 19/3
Số ngày nghỉ thực tế : 05 ngày
Ngày 15 tháng 3 năm 2014
Xác nhận của đơn vị Bác sỹ khám bệnh
( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
PHẦN BHXH
1. Số ngày thực nghỉ hưởng BHXH: 05 ngày 2. Tỷ lệ hưởng BHXH: 75%
3. Số tiền hưởng BHXH: 666.640,624 đồng
Ngày 17 tháng 3 năm 2014
( Ký, họ tên
Bảng 2.13 Mẫu giấy nghỉ ốm hưởng BHXH
Đơn vị: Công ty CP cơ giới và xây dựng Thăng Long
Bộ phận : XN cơ giới công trình 1
GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH
Họ và tên : Trần Đức Tâm Tuổi 25 Đơn vị công tác : XN cơ giới công trình 1
Lý do nghỉ: Cảm cúm Số ngày nghỉ : 03 ngày Từ ngày 25/3 đến ngày 27/3 Số ngày nghỉ thực tế : 03 ngày Ngày 25 tháng 3 năm 2014 Xác nhận của đơn vị Bác sỹ khám bệnh
( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
PHẦN BHXH
1. Số ngày thực nghỉ hưởng BHXH: 0 ngày 2. Tỷ lệ hưởng BHXH: 75%
3. Số tiền hưởng BHXH: 214.546,75 đồng.
Ngày 17 tháng 3 năm 2014
Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH
Bảng 2.14 Mẫu bảng thanh toán BHXH CÔNG TY CP CG VÀ XD THĂNG LONG XN Cơ Giới CT 1
BẢNG THANH TOÁN BẢO HIỂM XÃ HỘI
Tháng 3 năm 2014 S T T Họ và Tên Bộ Phận Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ thai sản Nghỉ TNLĐ Tổng số tiền Ký Nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 D 1 Đặng Th Huyền CK 5 666.640 - - - 666.640 2 Trần Đức Tâm SC 3 208.547 - - - 208.547 Cộng 875.187 875.187
Tổng số tiền viết bằng chữ: Tám trăm tám mươi mốt nghìn, một trăm tám sáu đồng.
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc duyệt
2.2.3 Tài khoản sử dụng và quy trình ghi sổ.
- Để hạch toán và trích lập các khoản trích theo lương và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ kế toán công ty sử dụng tài khoản 338 –“Phải trả, phải nộp khác”. Chi tiết với tài khoản cấp 2 là: TK 3382- (BHXH) , TK 3383 – ( BHYT), TK 3384 – ( KPCĐ), TK 3389 –
(BHTN)
- Ngoài ra những tài khoản có liên quan đến quá trình hạch toán gồm: TK 111 ( Tiền mặt ), TK 627 ( Chi phí SX Chung ), TK 642 ( Chi phí QLDN)...
- Căn cứ vào các chứng từ ( Giấy nghỉ ốm,...) kế toán tập hợp vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Số liệu trên Sổ Nhật ký chung là căn cứ để vào sổ cái TK 338
- Hiện tại công ty chưa lập các sổ chi tiết cho các TK 3383, TK 3383, TK 3384, TK 3389
Bảng 2.15 Mẫu Sổ Nhật ký Chung
CÔNG TY CP CG VÀ XD THĂNG LONG Mẫu số: S03a-DN
Địa chỉ: 138 PVĐ-BTL- HÀ NỘI ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2014 ( Trích ) ĐVT: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ
Sổ Ngày Diễn giải
Đã Ghi Sổ Cái STT dò ng Tài Kho ản Số phát sinh Nợ Có A B C D E F 1 2 3 ... ….. …….. ………. …. …. …… ………….. ………… 31/314 31/3/14 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí SXKD x Chi phí SX chung 627 109,898,074 Chi phí QLDN 642 63,911,729 Phải trả, phải nộp khác BHXH: 121,636,806 BHYT: 30,300,377 BHTN: 10,005,705 KPCĐ: 11,866,915 338 173,809,803 Khấu trừ BHXH,
Phải trả cho CNV 334 50,864,443 Phải trả, phải nộp khác BHXH: 29,509,436 BHYT: 4,741,902 BHTN: 3,897,915 KPCĐ: 4,866,915 338 50,864,443 31/314 TB 08 31/3/14 Tính sổ tiền BHXH trả cho CBCNV nghỉ ốm x Phải trả phải nộp khác 3383 875,187 Phải trả CNV 334 875,187 31/314 PC 153 31/3/14 Chi tiền mặt trả BHXH cho CNV thay Cq BH x Phải trả CNV 334 875,187 Tiền mặt 111 875,187 ……… ….. …….. ………. ….. …. …… ………. ………..
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC DUYỆT ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu
Bảng 2.16 Mẫu sổ cái TK 338
CÔNG TY CP CG VÀ XD THĂNG LONG Mẫu số: S03a-DN
Địa chỉ: 138 PVĐ-BTL- HÀ NỘI ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 3/ 2014
Số hiêu: TK 338 – Phải trả phải nộp khác ( Trích )
ĐVT: đồng
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Sổ Ngày Diễn giải
Đã Ghi Sổ Cái STT dò ng Tài Kho ản Số phát sinh Nợ Có A B C D E F 1 2 3 ... ….. …….. Số dư đầu kỳ …. …. …… ………….. 13.560.321 31/314 31/3/14 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí SXKD x Chi phí SX chung 627 109,898,074 Chi phí QLDN 642 63,911,729 Phải trả, phải nộp khác BHXH: 121,636,806 BHYT: 30,300,377 BHTN: 10,005,705 KPCĐ: 11,866,915 338 173,809,803 31/314 31/3/14 Khấu trừ BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ vào lương CB, CNV x Phải trả cho CNV 334 50,864,443 Phải trả, phải nộp khác BHXH: 29,509,436 BHYT: 4,741,902 BHTN: 3,897,915 KPCĐ: 4,866,915 338 50,864,443 TB Tính sổ tiền BHXH trả
Phải trả phải nộp khác 3383 875,187 Phải trả CNV 334 875,187 31/314 PC 153 31/3/14 Chi tiền mặt trả BHXH cho CNV thay Cq BH x Phải trả CNV 334 875,187 Tiền mặt 111 875,187 Cộng phát sinh 168,894,603 168,894,603 Số dư cuối kỳ 13.560.321
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC DUYỆT ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI VÀ XD THĂNG LONG
3.1.Đánh giá chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Cơ giới và XD Thăng Long
Qua tìm hiểu thực tế công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Cơ giới và Xây dựng Thăng Long em xin có một vài nhận xét sau:
3.1.1 Ưu điểm.
-Công tác hạch toán tiền lương được thực hiện tương đối tốt, quy trình thu thập thông tin đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin phát sinh, phục vụ kịp thời cho công tác hạch toán. Quy trình hạch toán được thực hiện đầy đủ các bước đảm bảo tính hợp lý, chính xác đúng quy định trong công tác tiền lương.
-Việc tính toán phân phối được thực hiện công bằng và công khai
3.1.2 Nhược điểm.
Trong công tác hạch toán còn một số chưa thực hiện đúng với quy định hiện nay như sau:
-Việc sử dụng sổ sách kế toán của công ty chưa thật sự hoàn chỉnh biểu hiện ở việc công ty hiện nay không sử dụng Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ sau khi lập chứng từ ghi sổ mà chỉ sử dụng nó như một bước trung gian để vào sổ.
- Đối với tài khoản trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, như ta thấy hiện nay công ty chưa trích trước tiền
của công ty là lớn nên sử dụng nhiều nhân công, do đó có thể xảy ra trường hợp nhiều công nhân nghỉ phép, ốm… cùng thời điểm, nếu công ty không áp dụng thực hiện việc trích tiền lương nghỉ phép cho công nhân thì sẽ gây ra sự biến động không nhỏ đối với giá thành sản xuất và việc hoàn thành hợp đồng sản xuất đúng thời hạn. Do vậy việc trích trước tiền lương của công nhân nghỉ phép là cần thiết.
- Việc xác định hệ số chất lượng của từng công nhân trực tiếp sản xuất do tổ trưởng ấn định là chưa hợp lý, chủ quan cá nhân. Do đó, để công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hoàn thiện hơn, Công ty cần có những biện pháp khắc phục.
- Hiện tại công ty mới chỉ tham gia mua BHXH, BHYT … cho đối tượng là CBCNV thuộc công ty, còn lao động thuê ngoài thường chỉ ký hợp đồng ngắn hạn dưới 3 tháng và không được hưởng BHXH, đây là một hạn chế còn tồn tại.
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn luôn là cần thiết, vì