d. Sai số điều tra liên quan đến các phương tiện cân, đong, đo lường
3.4.3. Sai số liên quan đến quá trình xử lý thông tin
Sai số điều tra còn có thể xảy ra vì sai sót trong khâu đánh mã, nhập tin trong quá trình tổng hợp, xử lý số liệu.
Số liệu thu về phải được kiểm tra sơ bộ trước khi đánh mã, nhập tin. Việc kiểm tra này có thể phát hiện ra những trường hợp hiểu đúng nhưng ghi chép sai như nhầm đơn vị tính: Cái ghi sai thành 1000 cái, 1 đồng thành 1000 đồng; điền sai vị trí của thông tin.... Bằng kinh nghiệm nghề nghiệp cũng như quan hệ logic tính toán giữa các câu hỏi, người kiểm tra có thể phát hiện được những loại sai sót kiểu này. Kiểm tra sơ bộ còn có thể phát hiện những trường hợp có "số liệu lạ" (quá cao hoặc quá thấp so với mức bình quân chung). Những loại sai sót trên đây nhân viên kinh tế có thể tự sửa hoặc nếu trong những trường hợp cần thiết phải kiểm tra xác minh lại. Làm tốt khâu kiểm tra sơ bộ cũng là công việc góp phần quan
trọng để giảm sai số điều tra.
Sau kiểm tra sơ bộ là công đoạn đánh mã và nhập tin. Số liệu ghi đúng, ghi đầy đủ được kiểm tra kỹ lưỡng, nhưng nếu đánh mã sai, hoặc nhập tin sai thì cũng dẫn đến kết quả tổng hợp sai.
Sai sót trong đánh mã có thể là lựa chọn mã không phù hợp với nội dung của thông tin (hoặc là do bảng mã không cụ thể, khó xác định, hoặc là khả năng liên hệ vận dụng mã của người đánh mã không tốt), đánh mã sai (mã này lẫn với mã kia) hoặc có mã đúng nhưng lộn số (ví dụ 51 thành 15), v.v...
Để khắc phục sai sót trong khâu đánh mã, trước hết phải có bảng mã tốt, cụ thể, phù hợp với nội dung thông tin cần thu thập. Bên cạnh những mã cụ thể cần có những mã chung để cho người đánh mã có cơ sở vận dụng cho những trường hợp thực tế xảy ra nhưng chưa có mã trong danh mục mã cụ thể (gọi là các trường hợp khác). Mặt khác, người đánh mã phải được hướng dẫn đầy đủ về yêu cầu, nguyên tắc và kỹ thuật đánh mã, khi thực hiện phải biết vận dụng và xử lý linh hoạt nhưng tuyệt đối không được tuỳ tiện, người đánh mã còn kết hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong cùng khâu tổng hợp, xử lý số liệu.
Sau đánh mã là khâu nhập tin và khâu này cũng thường xuyên xảy ra sai số. Loại sai sót này thường xảy ra trong các trường hợp sau: Nhập tin đúp hoặc bỏ qua không nhập tin, nhập mã sai, ấn lộn số, v.v...
Để khắc phục những sai sót khi nhập tin, trước hết phải lựa chọn những nhân viên nhập tin có khả năng nhập tốt, ít nhầm lẫn, có tinh thần trách nhiệm cao, tuân thủ nghiêm túc những quy trình và nguyên tắc nhập tin đã được hướng dẫn thống nhất.
Trên góc độ công nghệ thông tin, phải có chương trình nhập hợp lý, khoa học, có được những lệnh cho phép tự kiểm tra để phát hiện những lỗi nhập tin.
Trong nhiều trường hợp phải phân công chéo để nhập tin hai lần rồi so sánh đối chiếu số liệu nhập để tìm ra những trường hợp không thống nhất thuộc về lỗi nhập tin.
Đối với các cuộc điều tra thống kê thực tế hiện nay, những lỗi nhập tin ảnh hưởng đến sai số điều tra không phải là nhỏ. Tuy nhiên, sai số do lỗi nhập tin hoàn toàn có điều kiện để khắc phục tốt.
Chương IV