Để đáp ứng theo yêu cầu thực tế của Công ty Cổ phần Dụng cụ thể thao DELTA, tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình “Tổ chức bộ máy kế toán tập trung”. Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành và chỉ mở một bộ sổ kế toán. Ban kế toán tài chính thực hiện toàn bộ từ thu nhận chứng từ, ghi sổ và xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích, tổng hợp. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty:
Ban Tổng giám đốc là cơ quan trực tiếp quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, được quyền ra các quyết định, chỉ đạo sản xuất và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty .
Ban Giám đốc
Ban giám đốc là cơ quan chấp hành và giúp việc trực tiếp của Ban Tổng giám đốc công ty, chịu trách nhiệm triển khai, chỉ đạo và giám sát thực hiện các quyết định của Ban Tổng giám đốc về quản lý và sản xuất hàng ngày, được quyền ra các quyết định quản lý điều hành và chịu trách nhiệm trước Ban Tổng giám đốc về kết quả công việc. Các thành viên trong ban giám đốc là người đứng đầu các đơn vị chuyên môn hoặc các đơn vị phụ thuộc trong cơ cấu tổ chức của Công ty.
Ban Kế hoạch - Kinh doanh + Chức năng
- Chức năng phục vụ: Tổ chức thực hiện việc tìm kiếm và bảo đảm các yếu tố đầu vào, đầu ra theo yêu cầu phát triển đồng thời đáp ứng kịp thời các mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty.
- Chức năng kế hoạch: Thực hiện việc lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, các kế hoạch theo mục tiêu chiến lược của Công ty cũng như với từng đơn hàng cụ thể đồng thời tổ chức và giám sát triển khai các kế hoạch
- Chức năng kinh doanh: Thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, tập trung sản xuất và phân phối, xuất nhập khẩu sản phẩm của Công ty ra thị trường trong và ngoài nước. Quảng bá và xây dựng hình ảnh, thương hiệu của Công ty, phát triển thị trường, phát triển sản phẩm mới..
+ Nhiệm vụ
- Xây dựng hình ảnh và quảng bá thương hiệu
- Nghiên cứu, phân tích thị trường và tham mưu cho Ban TGĐ đưa ra các định hướng sản xuất kinh doanh
- Marketing sản phẩm ra các thị trường, chào bán sản phẩm, tìm kiếm đơn hàng trong nước và nước ngoài.
- Thiết kế mẫu mã theo yêu cầu của khách hàng và mẫu mã mới theo yêu cầu của công việc.
- Đàm phán, ký kết, xử lý và theo dõi các đơn hàng và các hợp đồng
- Giám sát tiến độ sản xuất, giao hàng, cung ứng dịch vụ và theo dõi công nợ
- Tìm kiếm, xây dựng và định kỳ đánh giá lại năng lực các nhà cung cấp nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất.
- Tìm hiểu, cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (hàng tuần/ tháng/ quý/ năm) và đột xuất lên Ban Tổng giám đốc Công ty
- Tham gia xây dựng và thực hiện các quy trình, hệ thống quản lý chất lượng - Thực hiện toàn bộ các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty.
- Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, tài liệu kế hoạch, từ khách hàng. Chuyển giao tài liệu kỹ thuật, cho bộ phận sản xuất.
- Làm packing list, lịch xuất hàng, chuyển giao cho đơn vị sản xuất, bộ phận liên quan thực hiện.
- Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả nguyên phụ liệu, sản phẩm và xu hướng thị trường nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Bảo đảm tuyệt đối bí mật các thông tin kinh tế, hợp đồng đối với những người không có trách nhiệm, tránh thiệt hại xảy ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban Tài chính Kế toán + Chức năng
- Công cụ quản lý tài chính kế toán: Là đơn vị hoạt động nghiệp vụ quản lý nói chung và hạch toán kế toán nói riêng. Trên cơ sở các yêu cầu của sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ theo luật kế toán , điều lệ và quy chế tài chính của công ty, giúp Ban lãnh đạo công ty kiểm soát và đưa mọi nguồn vốn vào hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
- Phân tích và cung cấp thông tin: Bằng hoạt động cập nhật hệ thống những phát sinh về kinh tế và thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán, bằng việc phân tích cụ thể các diễn biến về tình hình tài chính, vốn, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh để đưa ra các giải pháp tham mưu, giúp Ban lãnh đạo công ty nắm vững được tình hình và hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, chủ động đưa ra các giải pháp linh hoạt, các quyết định đúng đắn, nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất trong kinh doanh cũng như trong các hoạt động đầu tư của công ty
+ Nhiệm vụ
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu theo đối tượng và nội dung công việc đúng chuẩn mực và chế độ kế toán
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm qui chế tài chính kế toán của Công ty và qui định pháp luật hiện hành.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính lên Ban lãnh đạo Công ty.
- Tham gia trực tiếp xây dựng, hoàn thiện các quy trình làm việc và hệ thống biểu mẫu liên quan đến hoạt động tài chính kế toán trong công ty
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Ban Lãnh đạo. - Quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ theo đúng qui định.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (hàng tuần/ tháng/ quý/ năm) và đột xuất lên Ban Giám đốc Công ty
Ban Hành chính nhân sự + Chức năng
- Quản trị nhân sự
- Xây dựng, phổ biến, thực hiện chế độ chính sách trong toàn công ty - Thực hiện công tác Hành chính tổng hợp
+ Nhiệm vụ
- Hoạch định nguồn nhân lực: xác định cung cầu nhân lực và kế hoạch cân đối nhằm đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu về nhân sự của sản xuất kinh doanh
- Hoạt động tuyển dụng: thông báo tuyển mới, tiếp nhận hồ sơ, tiến hành tuyển dụng, tiếp nhận và đánh giá thử việc, ký kết hợp đồng lao động.
- Theo dõi, quản lý lao động: ngày công làm việc, việc thực hiện Nội quy và quy định về lao động của công ty.
- Giải quyết chế độ lao động theo quy định của pháp luật và chính sách của công ty. - Điều động, bố trí nhân sự theo quyết định cấp trên (thuyên chuyển, đề bạt)
- Khen thưởng, kỷ luật lao động…
- Đánh giá nhân sự: xây dựng tiêu chí đánh giá, tiến hành đánh giá.
- Phổ biến chế độ chính sách về lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Xây dựng và tính toán định mức lao động
- Tham gia xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng, chế độ phúc lợi... - Tính toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ nhân viên.
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế: thực hiện quy định pháp luật, lập sổ và theo dõi việc tham gia của cán bộ nhân viên.
- Thực hiện chức năng tổ chức công tác Hành chính văn phòng
- Quản lý văn thư: văn bản đi, đến, chuyển giao nội bộ, quản lý dấu, đánh máy văn bản...
- Hoạt động lễ tân: thường trực văn phòng, nghe và trả lời điện thoại, đón tiếp khách liên hệ công tác...
- Theo dõi, chỉ đạo công tác dân quân tự vệ, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lũ lụt…
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về lĩnh vực chuyên môn phụ trách. - Quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ theo đúng qui định.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (hàng tuần/ tháng/ quý/ năm) và đột xuất lên Ban Giám đốc Công ty
- Tham gia xây dựng và thực hiện các quy trình quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày
- Các nhiệm vụ khác khi được giao. Ban Cơ điện và Xây dựng cơ bản + Chức năng
- Vận hành, kiểm tra, sửa chữa, bảo trì và theo dõi tình trạng hoạt động toàn bộ các thiết bị điện, cơ khí, lò hơi trong phạm vi toàn công ty
- Thực hiện thiết kế kỹ thuật, lập dự toán các công trình XDCB, Dự án…do Công ty đầu tư, thực hiện công tác giám sát thi công, đánh giá chất lượng và nghiệm thu khối lượng các công trình do công ty làm chủ đầu tư
- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ + Nhiệm vụ
- Theo dõi kiểm tra thường xuyên tình trạng hoạt động toàn bộ các thiết bị cơ điện - Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ.
- Lập kế hoạch thay thế, sửa chữa, dự phòng máy móc thiết bị đảm bảo thay thế kịp thời khi có sự cố
- Trực tiếp xử lý các hư hỏng đơn giản, các lỗi kỹ thuật trong phạm vi khả năng. - Tìm hiểu các tài liệu, bản vẽ kỹ thuật, Catalog của các hệ thống thiết bị có liên quan
- Tìm hiểu tài liệu liên quan để nâng cao nghiệp vụ phục vụ công tác sửa chữa thay thế, nâng cấp các thiết bị.
- Kiểm tra hồ sơ, giám sát kỹ thuật thi công khi các đơn vị ngoài thực hiện thi công lắp đặt máy móc thiết bị cho Công ty
- Phối hợp với các đơn vị thống kê các thiết bị cần sửa chữa, thiết bị cần bảo dưỡng để xây dựng cho kế hoạch năm.
- Lập báo cáo tình hình thực hiện đầu tư XDCB trong công ty theo quy định hiện hành (quý, sáu tháng, năm).
- Lập báo cáo giám định đầu tư của các dự án, hạng mục công trình theo quy định. - Tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng, quyết toán công trình:
- Cùng phòng kế toán tổ chức thẩm tra quyết toán và trình Tổng giám đốc phê duyệt báo cáo quyết toán.
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành theo quy định.
+ Chức năng
- Thực hiện sản xuất theo kế hoạch sản xuất từ Ban kế hoạch kinh doanh đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi xí nghiệp. - Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát triển nguồn nhân lực...
- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng Tổ chức nhân sự.. - Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty
+ Nhiệm vụ
- Thực hiện sản xuất theo kế hoạch do Ban KHKD chuyển giao.
- Báo cáo sản xuất cho Ban KHKD và Ban Tổng giám đốc khi có yêu cầu .
. - Phối hợp cùng các đơn vị chức năng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng trong sản xuất.
- Quản lý và báo cáo nhân sự cho Phòng Tổ chức Nhân sự, phối hợp cùng phòng Tổ chức nhân sự đào tạo nguồn nhân lực cho Xí nghiệp.
- Quản lý máy móc, thông báo cho đơn vị chức năng bảo trì máy móc định kỳ. - Thông tin kịp thời cho Ban Kế hoạch kinh doanh về tiến độ sản xuất, các phát sinh về nguyên phụ liệu …
- Xây dựng kế hoạch, công việc cụ thể hàng tháng, quý, năm về mọi hoạch động tại Xí nghiệp theo kế hoạch của Công ty
- Tham gia xây dựng đơn giá sản phẩm theo từng thời kỳ và đơn hàng trình lãnh đạo Công ty phê duyệt.
Chi nhánh Hậu Lộc: Chi nhánh Hậu Lộc là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Tổng số lao động tại đây khoảng 200 người. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc . Đây là đơn vị sản xuất có sự phối hợp của Xí nghiệp Bóng Thể thao.
Văn Phòng Đại Diện – Thành phố Hồ Chí Minh: Đây là đơn vị hạch toán phụ thuộc. Tổng số lao động 15 người, chịu trách nhiệm về công tác kiểm tra mẫu mua vào ở khu vực phía nam.
Mối quan hệ giữa các bộ phân trong hệ thống quản lý:
Các bộ phận trong công ty đều có mối quan hệ chặt chẻ với nhau để tạo nên một hệ thống hoàn thiện. Nhằm phù hợp với yêu cầu phát triển của thời đại. Điển hình một số quan hệ sau:
Mối quan hệ công tác giữa Ban HCNS với các Đơn vị khác trong công ty
- Kết hợp với các đơn vị trong công ty trong việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự hàng ngày, đánh giá việc thực hiện công việc và giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động. Duy trì ổn định nhân sự phát triển nguồn nhân lực và bảo vệ nội bộ, duy trì nội qui qui chế.
- Kết hợp với các đơn vị trong công ty tổ chức xây dựng và thực hiện hiện hệ thống quy trình làm việc, biểu mẫu theo tiêu chuẩn chung
- Kết hợp với các đơn vị tiến hành xây dựng và hoàn thiện sơ đồ tổ chức, định biên nhân sự, lập dự toán ngân sách nhân sự, đề xuất việc thuyên chuyển, đề bạt nhân sự… Mối quan hệ công tác giữa Ban Cơ điện và XDCB với các Đơn vị khác trong công ty
- Ban Cơ điện và Xây dựng cơ bản là một bộ phận hỗ trợ trong công ty chịu sự quản lý điều hành trực tiếp từ Ban tổng giám đốc công ty. Thay mặt ban lãnh đạo công ty quản lý chuyên môn nghiệp vụ về công tác Cơ điện và Xây dựng cơ bản
- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong công ty trong việc quản lý nhân sự hàng ngày, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động.