Hàng năm, trường Đại Học Nha Trang cũng như nhiều trường đại học khác trên cả nước tổ chức tuyển sinh vào học các hệ đào tạo đại học, cao đẳng tại trường. Quy trình tuyển sinh của trường Đại Học Nha Trang được tổ chức như sau:
Đầu năm, Bộ Giáo Dục và Đào Tạo tổng kết tuyển sinh năm học trước và đề ra chỉ tiêu tuyển sinh cho năm học sau. Sau khi có chỉ tiêu tuyển sinh, bộ đề ra quy chế hướng dẫn tuyển sinh đại học. Bộ gửi chỉ tiêu tuyển sinh và quy chế tuyển sinh về từng trường đại học để làm căn cứ tuyển sinh.
Năm 2015 Bộ Giáo Dục và Đào Tạo thay đổi phương thức thi tốt nghiệp trung học phổ thông và thi đại học. Kỳ thi đại học sẽ được gộp chung với kỳ thi tốt nghiệp trung học phổ thông gọi là kỳ thi tốt nghiệp trung học phổ thông quốc gia. Các trường đại học, cao đẳng có thể tuyển sinh bằng phương thức xét tuyển dựa trên điểm thi THPT quốc gia 2015 của thí sinh hoặc có thể tuyển sinh theo hình thức tuyển sinh riêng được Bộ chấp nhận.
Tại trường Đại Học Nha Trang sau khi nhận được thông tin về chỉ tiêu tuyển sinh và quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo gửi về, nhà trường mở lớp tập huấn cho cán bộ về công tác tuyển sinh, phổ biến toàn bộ các công việc phải làm cùng với thời gian (ngày bắt đầu, ngày kết thúc) và cán bộ phụ trách công việc ấy. Đồng thời trường sẽ ra thông báo công bố phương án tuyển sinh được đăng trên website của nhà trường.
Thí sinh đã tốt nghiệp THPT quốc gia năm 2015 và thí sinh tốt nghiệp THPT trước năm 2015 khi đăng ký xét tuyển vào trường Đại Học Nha Trang đều dựa trên điểm thi của thí sinh đạt được trong kỳ thi THPT quốc gia 2015.
Thông tin trên thông báo tuyển sinh gồm: Ký hiệu trường, tên trường, dự kiến chỉ tiêu tổng của cả trường, hệ đào tạo, danh sách các ngành xét tuyển gồm: mã ngành, tên ngành, khối xét tuyển và các môn xét tuyển theo từng khối, chỉ tiêu tuyển sinh cho từng ngành đào tạo.
Sau khi có thông báo tuyển sinh, thí sinh xem trên website của nhà trường để biết chi tiết thông tin tuyển sinh của trường, biết rõ các khối xét tuyển và các môn tương ứng theo khối xét tuyển để đăng ký thêm các môn thi THPT quốc gia nhằm tiện cho việc xét tuyển sinh đại học, cao đẳng vào trường. Thí sinh có thể đăng ký xét tuyển trực tiếp trên website của nhà trường ở mục tuyển sinh sau khi có kết quả của kỳ thi THPT quốc gia 2015.
Quy trình đăng ký xét tuyển trực tuyến của thí sinh như sau:
Mỗi thí sinh để tham gia kỳ thi THPT quốc gia 2015 đều được cấp 1 số báo danh, thí sinh sử dụng só báo danh này và số chứng minh nhân dân (CMND) của mình để đăng nhập và đăng ký xét tuyển. Tại mục “Đăng ký xét tuyển”, thí sinh nhập số báo danh, số CMND và mã bảo vệ vào khung “Đăng nhập” và bấm nút “Đăng nhập”.
Hệ thống kiểm tra số báo danh, số CMND có khớp với trong cơ sở dữ liệu tuyển sinh của Bộ hay không và mã bảo vệ đã đúng chưa. Nếu có 1 trong 3 dữ liệu trên sai thì hệ thống cảnh báo lỗi cho thí sinh và thí sinh đăng nhập lại (đăng nhập liên tiếp tối đa 3 lần). Ngược lại, nếu tất cả các thông tin đăng nhập đều chính xác, hệ thống chuyển thí sinh tới trang đăng ký xét tuyển trực tuyến. Tại đây, tất cả thông tin thí sinh được tự động hiển thị, thí sinh chỉ cần chọn hệ đào tạo, chọn ngành và chọn khối xét tuyển tương ứng. Mỗi thí sinh được phép đăng ký tối đa 4 ngành đào tạo theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống. Tại mỗi ngành thí sinh có thể xét tuyển nhiều khối trong ngành nếu có thi PHPT quốc gia 2015 các môn tương ứng trong khối.
Phiếu đăng ký xét tuyển có những thông tin sau: Đợt xét tuyển, ngày đăng ký, số báo danh, họ và tên, giới tính, dân tộc, ngày sinh, nơi sinh (Tỉnh), số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp trường học THPT (lớp 10, lớp 11, lớp 12), đối tượng ưu tiên, khu vực ưu tiên, bậc đào tạo, điểm thi THPT quốc gia 2015 (các môn Toán, Vật Lí, Hóa Học, Tiếng Anh, Ngữ Văn, Sinh Học, Lịch Sử, Địa Lý), ngành đào tạo, khối xét tuyển, điện thoại, email và địa chỉ liên hệ để liên hệ với thí sinh khi cần.
Sau khi điền thông tin vào phiếu đăng ký xét tuyển xong, thí sinh bấm nút “Đăng ký”. Hệ thống kiểm tra thông tin và hiển thị thông tin thí sinh vừa đăng ký lại lần nữa. Thí sinh bấm nút “Xác nhận” để xác nhận thông tin phiếu đăng ký xét tuyển là chính xác. Cuối cùng hệ thống thông báo cho thí sinh đã đăng ký thành công và yêu cầu gửi hồ sơ xét tuyển về trường. Hệ thống cũng lưu thông tin thí sinh vừa đăng ký vào danh sách đăng ký xét tuyển ở trạng thái chờ duyệt (chưa có hồ sơ xét tuyển) để ban tuyển sinh và người quản trị theo dõi.
Đối với những thí sinh không đăng ký xét tuyển trực tuyến mà đăng ký xét tuyển thông qua hồ sơ xét tuyển gửi xề trường thì quy trình xét tuyển như sau:
Ban tuyển sinh sau khi nhận được hồ sơ xét tuyển của thí sinh sẽ ghi số phiếu lên mỗi hồ sơ. Thành viên Ban tuyển sinh hoặc người quản trị (admin) đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu được admin cung cấp trước đó. Khi đăng nhập, hệ thống kiểm tra tên tài khoản và mật khẩu có chính xác hay không, nếu không chính xác hệ thống cảnh báo lỗi và phải đăng nhập lại. Nếu hệ thống kiểm tra chính xác thì sẽ chuyển tới trang phân quyền tương ứng của Ban tuyển sinh hay người quản trị.
Sau khi đăng nhập vào hệ thống thành công, Ban tuyển sinh hoặc admin bấm vào mục “Thêm thí sinh” để thêm hồ sơ xét tuyển của thí sinh. Tại đây, Ban tuyển sinh hoặc admin nhập số báo danh của thí sinh và bấm nút “Kiểm tra”. Hệ thống kiểm tra số báo danh này có trong cơ sở dữ liệu hay không và đã đăng ký xét tuyển hay chưa. Nếu số báo danh không có hoặc đã đăng ký xét tuyển, hệ thống thông báo cho Ban tuyển sinh hoặc admin biết, ngược lại chuyển tới trang thông tin đăng ký xét tuyển của thí sinh có số báo danh ấy. Ở trang này, các thao tác đăng ký tương tự như ở trang thí sinh đăng ký xét tuyển tực tuyến. Các thông tin của thí sinh cũng được hiển thị tự động, Ban tuyển sinh hoặc admin nhập số phiếu, chọn hệ đào tạo, chọn ngành, chọn khối xét tuyển theo nguyện vọng của thí sinh ghi trong hồ sơ và bấm nút “Thêm”. Hệ thống kiểm tra không có lỗi sẽ thông báo và lưu thí sinh vào danh sách đăng ký xét tuyển chính thức (trạng thái đã duyệt), đồng thời chuyển thông tin xét tuyển của thí sinh ra mục “Kết quả xét tuyển tạm thời” trên website để thí sinh tiện theo dõi.
Trên kết quả xét tuyển tạm thời gồm có: ngành đào tạo, số báo danh, họ và tên, đối tượng, khu vực, khối, điểm. Chỉ những thí sinh ở trang thái đã duyệt (đã nộp hồ sơ về trường và được Ban tuyển sinh hoặc admin duyệt) mới được hiển thị ở mục này, kết quả xét tuyển tạm thời này liên tục được cập nhật khi có thay đổi, vì thế ở đây thí sinh sẽ biết được mình xếp thứ bao nhiêu trong ngành, trong khối và khi so với chỉ tiêu của ngành thì giúp cho thí sinh chủ động hơn trong việc chuyển ngành hoặc rút hồ sơ xét tuyển.
Trong thời gian xét tuyển trực tuyến, những thí sinh ở trạng thái chờ duyệt (chưa có hồ sơ xét tuyển) được phép chỉnh sửa hồ sơ trực tuyển (thay đổi ngành, thay đổi khối xét tuyển, rút hồ sơ). Đối với những thí sinh đã duyệt, có tên ở “Kết quả xét tuyển tạm thời” nếu muốn chỉnh sửa hồ sơ xét tuyển cần liên hệ trực tiếp tới Ban tuyển sinh để được chỉnh sửa nguyện vọng xét tuyển hoặc rút hồ sơ xét tuyển.
Kết thúc thời gian đăng ký xét tuyển trực tuyến, admin sẽ điều thiết lập lại hệ thống ở trạng thái dừng xét tuyển (không cho thí sinh đăng ký trực tuyến nữa). Với quyền của admin hệ thống sẽ cung cấp bảng thống kê bậc thang là danh sách các ngành, chỉ tiêu, khối, điểm thí sinh từ 10 đến 24 và số lượng thí sinh có tổng điểm tương ứng với các mức điểm từ 10 đến 24 ấy nhằm hỗ trợ Hội đồng tuyển sinh ra quyết định điểm chuẩn của từng ngành, từng khối (điểm chuẩn không thấp hơn điểm sàn của Bộ quy định).
Sau khi có điểm chuẩn cho từng khối theo từng ngành đào tạo, admin sẽ nhập điểm chuẩn của từng ngành, từng khối vào hệ thống và lưu lại. Hệ thống sẽ tự động lọc ra danh sách thí sinh trúng tuyển theo khối xét tuyển (số báo danh, họ và tên, ngành đào tạo, khối, đối tượng, khu vực, tổng điểm). Khi có danh sách trứng tuyển, hệ thống cung cấp chi admin chức năng in danh sách ra file excel để Hội đồng tuyển sinh xem và gửi lên hệ thống quản lý dữ liệu tuyển sinh quốc gia điểm trúng tuyển và danh sách thí sinh trúng tuyển. Đến ngày công bố danh sách thí sinh trúng tuyển theo lịch của nhà trường thì admin bật chế độ hiển thị danh sách trúng tuyển lên website. Tiếp theo sẽ tiến hành in và gửi giấy báo kết quả cho những thí sinh trúng tuyển kết thúc đợt xét tuyển đầu tiên. của nhà trường, tiến hành in và gửi giấy báo kết quả cho những thí sinh trúng tuyển.
Đối với những ngành đào tạo tuyển sinh chưa đủ số lượng thí sinh đáp ứng chỉ tiêu đề ra, nhà trường ra thông báo để thí sinh đăng ký xét tuyển đợt 2. Quy trình đăng ký xét tuyển đợt 2 tương tự như quy trình đăng ký và xét tuyển ở đợt 1. Hội Đồng Tuyển Sinh trường xây dựng điểm chuẩn cho từng ngành, từng khối trong ngành.
Sau khi có điểm chuẩn cho từng khối theo từng ngành đào tạo đợt 2, admin nhập điểm chuẩn cho từng ngành, từng khối cho đợt 2. Quy trình xét tuyển và các chức năng của hệ thống ở đợt 2 giống như đợt 1.
Thí sinh trúng tuyển ở nguyện vọng 1 và 2 chuẩn bị thủ tục nhập học theo giấy báo kết quả nhà trường gửi về cho thí sinh theo địa chỉ liên hệ của thí sinh ở phiếu đăng ký xét tuyển trước đó.
Từ kết quả nhập học của thí sinh đậu nguyện vọng 1 và 2, nhà trường có thể xét tuyển thêm nguyện vọng 3, nguyện vọng 4 (tối đa 4 đợt xét tuyển). Quy trình xét tuyển nguyện vọng 3 và 4 giống quy trình xét tuyển nguyện vọng 1.
Sau khi thí sinh nhập học, Hội đồng tuyển sinh thống kê kết quả tuyển sinh và lập bảng báo cáo tuyển sinh gửi cho Bộ Giáo dục và Đào tạo.