Cơng ty, phịng kế hoạch tiến hành giao nhiệm vụ cụ thể (các chỉ tiêu kế hoạch) cho từng đơn vị và cá nhân trong từng đơn vị thơng qua việc xây dựng kế hoạch tác nghiệp và căn cứ vào nhiệm vụ đĩ, bộ phận điều độ sản xuất tiến hành đơn đốc tạo điều kiện cho các đơn vị, cá nhân hồn thành nhiệm vụđược giao.
Cơng ty cần phải:
1. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh bằng kế hoạch tác
nghiệp.
KIL
OB
OO
KS
.CO
của doanh nghiệp bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ cả năm cho các khâu của doanh nghiệp (phân xưởng, tổ, đội sản xuất cho các cá nhân) và chi nhỏ ra trong từng khoảng thời gian ngắn (tháng, tuần, ngày, ca làm việc).
Mục đích của việc xây dựng kế hoạch tác nghiệp nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm 3 yếu tố của quá trình sản xuất và cuối cùng là nhằm đảm bảo hồn thành và hồn thành vượt mức các chỉ tiêu của kế hoạch sản xuất.
* Mục tiêu cuối cùng của kế hoạch tác nghiệp là phải xác định được nhiệm vụ cụ thể cho từng phịng, phân xưởng. Muốn xác định chính xác nhiệm vụ này, phải xuất phát từ những căn cứ sau:
- Các chỉ tiêu của kế hoạch năm và quý đĩ.
- Quy trình cơng nghệ thi cơng các sản phẩm, chế tạo các sản phẩm.
- Định mức thời gian lao động và sử dụng máy thiết bịở từng bước cơng việc của các bộ phận sản xuất.
- Thời gian hồn thành các sản phẩm, cơng trình.
- Năng lực sản xuất, ở từng khâu, từng bộ phận sản xuất.
* Cơng ty nên xây dựng kế hoạch tác nghiệp với những nội dung:
- Tính tốn chính xác nhiệm vụ cụ thể trong từng khoảng thời gian ngắn cho các bộ phận sản xuất (phịng, xưởng, tổđội thi cơng…).
- Việc tính tốn nhiệm vụ cụ thể sao cho đảm bảo sự cân đối chung giữa nhiệm vụ với khả năng đểđảm bảo hồn thành nhiệm vụđúng thời hạn.
- Tính tốn chính xác nhiệm vụ sản xuất cụ thể cho các bộ phận phù trợ (bộ phận động lực, sửa chữa…) nhằm phục vụ kịp thời, hiệu lực cho các bộ phận sản xuất chính.
- Tính tốn nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận phục vụ về cung cấp nguyên vật liệu, bán thành phẩm, cơng cụ, dụng cụ,… trên cơ sở sử dụng một cách hợp lý các phương tiện vận chuyển và hệ thống kho tàng hiện cĩ.
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Đảm bảo thời hạn hồn thành sản phẩm mà doanh nghiệp đã quy định. Muốn vậy cần phải xác định một cách đúng đắn, rõ ràng thời hạn hồn thành nhiệm vụ sản xuất của các phịng, phân xưởng theo trình tự ngược chiều với quá trình cơng nghệ. Nghĩa là xuất phát từ ngày xuất sản phẩm của phân xưởng cuối cùng rồi tính ngược trở lại cho tới phân xưởng bắt đầu thực hiện quá trình cơng nghệ.
- Phải nghiên cứu và đưa vào áp dụng một cách hợp lý những biện pháp tổ chức, kinh tế, kỹ thuật nhằm giải quyết kịp thời những khâu yếu cĩ thể nảy sinh trong quá trình sản xuất.
- Phải căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể và thời hạn phục vụ cho các bộ phận sản xuất phù trợ.
- Trong quá trình tính tốn và xác định nhiệm vụ sản xuất cho các bộ phận phải luơn quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên mơn hĩa, phải coi trọng nhiệm vụ phát triển và cải tiến kỹ thuật.
2. Cơng tác điều độ sản xuất.
Như chúng ta đã biết, cơng tác kế hoạch trong doanh nghiệp là một quá trình liên tục, bao gồm 3 khâu: tổ chức xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch và tổ chức kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất là 2 cơng cụ quan trọng trong cơng tác tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch vì: điều độ sản xuất là bao gồm tất cả các biện pháp nhằm chuẩn bị kịp thời và đầy đủ cho sản xuất, điều hịa, phối hợp việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các khâu sản xuất, phục vụ cho sản xuất trong suốt cả thời kỳ kế hoạch cũng như kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch.
Như vậy, thực hiện cơng tác điều độ sản xuất là một yêu cầu tất yếu khách quan vì trong quá trình sản xuất kinh doanh thường phát sinh các hiện tượng:
- Giữa kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch thường khơng ăn khớp với nhau.
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Tình hình tăng năng suất lao động giữa các khâu, các bộ phận thường khơng đồng đều.
- Cung cấp nguyên vật liệu cĩ lúc khơng đầy đủ, kịp thời.
- Hoạt động của máy mĩc thiết bị cĩ lúc hư hỏng đột xuất, ngồi dự kiến kế hoạch, cơng tác điều độ sản xuất sẽ khắc phục những sự cốđột xuất này.
Trong cơng tác điều độ sản xuất, cơng ty cần thực hiện:
- Tổ chức kiểm tra theo dõi thực hiện cơng tác chuẩn bị cho sản xuất, tình hình thực hiện kế hoạch tác nghiệp ở tất cả các khâu thơng qua việc sử dụng các bảng biểu thích hợp.
- Kiểm tra việc tính, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch tác nghiệp trên cơ sở số liệu đã thu thập được.
- Nêu rõ nguyên nhân của sự mất cân đối giữa các khâu và trong nội bộ từng khâu của quá trình thực hiện kế hoạch tác nghiệp, đồng thời đề ra các biện pháp thích hợp nhằm đảm bảo sản xuất tiến hành nhịp nhàng, liên tục với hiệu quả cao.
- Thực hiện việc chuẩn bị đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của các khâu sản xuất, các điều kiện vật chất để đảm bảo được thực hiện nhiệm vụ được giao, các bảng biểu, biểu phục vụ cho cơng tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch (biểu tiến độ và biểu đồ so sánh giữa con số kế hoạch và thực hiện).
- Dưới sự chỉ đạo của giám đốc, phĩ giám đốc hoặc trưởng phịng kế hoạch, thực hiện tốt cơng tác điều hịa việc hồn thành kế hoạch tác nghiệp trên cơ sở nghiên cứu và đưa vào áp dụng những biện pháp tổ chức,kinh tế, kỹ thuật.
Cơng ty cần phải tổ chức ra bộ máy tổ chức sản xuất nhằm điều hịa hồn thành kế hoạch ở tất cả các khâu, các bộ phận trong suốt thời kỳ kế hoạch trên cơ sở áp dụng các biện pháp tổ chức, kỹ thuật, kinh tế thích hợp nhằm giải quyết đúng đắn, kịp thời với vấn đề mất cân đối.