III. KIỂM SOÁT CÁC MỐC TIẾN ĐỘ QUAN TRỌNG, CÁC GIAI ĐOẠN THI CÔNG TRỌNG YẾU
3.3.1 Ngẫu nhiên là bản chất của tự nhiên
Thế giới trong sự vận động liên tục, luôn xảy ra các hiện tượng, các sự kiện ngẫu nhiên. Có những ngẫu nhiên do thiên nhiên gây ra như mưa bão, nắng hạn, giông sét, lụt lội nhưng cũng rất nhiều ngẫu nhiên do con người gây ra như cháy, nổ, biểu tình, lãn công , không tuân thủ kỷ luật lao động . . . Con người đã cố công tìm hiểu các quy luật của tự nhiên, của xã hội nhằm khắc phục những bất lợi của ngẫu nhiên tạo cho mình sự ổn định nhưng sự vận động vô cùng vô tận của tự nhiên khiến cho con người không thoát khỏi bị bất ngờ trước các sự kiện thiên nhiên và xã hội.
Từ những nhận xét và ghi nhớ về các hiện tượng thiên nhiên và xã hội, con người tích luỹ cho mình những kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển của khoa học, con người có thêm những công cụ để nhận biết thiên nhiên và vũ trụ.
Phải chấp nhận rằng ngẫu nhiên là quy luật vận động của tự nhiên. Thống kê và ghi chép các sự kiện đã xảy ra nhằm tìm ra các quy luật biến động của tự nhiên là điều cần thiết.
Xu hướng về lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch hiện đại là dựa vào các hiện tượng của tự nhiên, xây dựng những mô hình tương tự như nhiệm vụ mà ta phải thực hiện với các biến số cơ bản có khả năng xảy ra trong tự nhiên , phân tích, ghép vào các mô hình toán học đã biết để đánh giá tính hiện thực, độ tin cậy và dự báo kết quả của các phương án đã lập.
3.3.2. Rủi ro là những ngẫu nhiên gây tác hại cho điều khiển thực hiện kế hoạch
Rủi ro là những ngẫu nhiên xảy ra do thiên nhiên, do con người làm ảnh hưởng tiêu cực đến sự thành công của việc thực hiện kế hoạch. Những hiện tượng ngẫu nhiên gây ra rủi ro có thể do khi lập kế hoạch không lường trước được, cũng có thể do thiên kiến hoặc thiếu kinh nghiệm , cũng có thể do chủ quan và cố chấp mà tự bịt mắt mình trước những diễn biến ngẫu nhiên của tự nhiên.
Rủi ro có thể xảy ra ở bất kỳ khâu nào trong quá trình thực hiện kế hoạch.Từ khâu nêu mục tiêu cho dự án đến khâu xây dựng dự án. Từ khâu lập nghiên cứu khả thi đến khâu thực hiện dự án cũng như khai thác dự án. Đi cụ thể hơn thì từ khâu chuẩn bị thi công, khâu thi công , khâu hoàn thiện, khâu khai thác công trình đều có khả năng xảy ra rủi ro làm cho bản kế hoạch gặp nhiều khó khăn . Các rủi ro có thể xảy ra ở bất kỳ thời gian nào trong quá trình thực hiện kế hoạch. Mọi thời điểm trong năm, trong tháng, trong ngày đều có khả năng xảy ra rủi ro.
Rủi ro có thể ở bất kỳ mức độ nào. Có những rủi ro gây sự cố công trình làm cho công trình bị tai hại nặng, cũng có rủi ro chỉ làm kéo dài thời gian thực hiện công việc nhưng đôi khi có rủi ro nhỏ, chỉ làm ta khó chịu khi thực hiện công việc.
Những rủi ro con người không kháng được gọi là Bất Khả Kháng ( Force Majeur ). Lập và thực hiện kế hoạch phải nắm được các quy luật biến đổi tất yếu của tự nhiên như những thay đổi thời tiết, khí tượng trong một năm để bố trí lịch thi công cho phù hợp. Cần điều hoà các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm giảm thiểu rủi ro do quan hệ giữa con người với nhau như đình công, lãn công, làm ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện kế hoạch.
Tìm hiểu các quy luật của thiên nhiên và của xã hội nhằm hạn chế thiệt hại do rủi ro gây ra là phương pháp tư duy hiện đại.
3.3.3. Lập kế hoạch quản lý rủi ro nhằm hạn chế tác động tiêu cực của ngẫu nhiên:
+ Làm rõ các rủi ro trong từng công tác, trong từng thời đoạn thi công:
Trong mọi khâu của việc lập kế hoạch, từ việc vạch mục tiêu đến lập biện pháp thực hiện kế hoạch, đến khâu nào cũng phải đạt ra câu hỏi là ở khâu này có những khả năng nào gây rủi ro ở đây không. Ghi chép mọi khả năng gây rủi ro, liệt kê đầy đủ và lập thành bản kế hoạch tương ứng. Cách làm như thế gọi là chủ động quản lý rủi ro.
Làm rõ các rủi ro khả dĩ gây tác hại là cách nhìn khách quan và khoa học. Nhìn thẳng vào sự thật , không che dấu khó khăn, tìm cách đối phó với khó khăn là cách làm vừa dũng cảm vừa khoa học. Phương pháp lao động dám nhìn thẳng vào các hiện tượng ngẫu nhiên có khả năng gây tác hại nhằm tránh xảy ra sự duy ý chí, sự chủ quan, phá hỏng kế hoạch.
Người tổ chức sản xuất có kinh nghiệm là người luôn luôn nghĩ tới những rủi ro làm ảnh hưởng đến sự thành công của việc thực hiện kế hoạch. Các công việc phải tiến hành khi làm rõ các rủi ro thường là:
+ Lượng giá các tác hại của rủi ro ảnh hưởng đến sự thực hiện kế hoạch. Cần sơ bộ ước lượng một cách khách quan tác hại của từng rủi ro sẽ có khả năng ảnh hưởng đến quá trình thực hiện sản xuất xây dựng. Cố gắng lượng hoá để đánh giá mức tác hại. Nhiều khi có những tác hại gây ảnh hưởng trực tiếp, có những tác hại gây ảnh hưởng gián tiếp nhưng rõ ràng. Không nên che giấu các tác hại. + Lựa chọn các rủi ro gây tác hại cụ thể và làm tổn hao của cải đến mức đáng kể để có biện pháp đối phó.
+ Tìm mọi cách để tránh rủi ro trong quá trình sắp xếp công việc trên tiến độ. Có thể đưa công việc sẽ thực hiện sớm lên hoặc muộn đi để hạn chế tác hại được không. Có thể sử dụng phương tiện hay vật tư thay thế nhằm giảm rủi ro được không. Có thể nhờ sự tương trợ cần thiết để tránh rủi ro được không.
+ Xác định thời điểm có khả năng gặp rủi ro và dự đoán thời điểm kết thúc của rủi ro. Việc xác định này nhằm lựa chọn biện pháp để thi công sao cho ít bị rủi ro nhất.
+ Lập biện pháp chống với từng rủi ro:
Sau khi có bản danh mục những rủi ro khả dĩ liệt kê theo từng thời điểm, cần lập biện pháp đối phó với những rủi ro khả dĩ ấy. Những biện pháp cơ bản để tránh thiệt hại do rủi ro đưa đến như sau:
*Để chủ động đối phó với rủi ro, lập kế hoạch sản xuất phải lập kế hoạch dự trữ
sức sản xuất. Sức sản xuất dự trữ sẽ cung ứng cho sản xuất khi xảy ra sự cố, xảy
ra rủi ro. Không có dự trữ sức sản xuất sẽ bị lúng túng khi gặp rủi ro.
Tuy nhiên, dự trữ phải ở mức thích hợp. Dự trữ nhiều làm đọng vốn, không đưa được tài sản vào guồng vận động sinh lợi. Dự trữ không đủ sẽ gặp khó khăn khi có rủi ro. Phần trên đã đề cập một cách tổng quát bài toán dự trữ vật tư trong việc lập kế hoạch sản xuất xây dựng.
Dự trữ không phải là biện pháp tự thân của cơ sở. Sự hỗ trợ của đơn vị bạn, của công ty mẹ ( chẳng hạn) cũng là biện pháp tạo dự trữ. Tuy nhiên trong những trường hợp phải sử dụng hỗ trợ cần bàn bạc và chuẩn bị chu đáo, tránh bị động khi có sự cố thực tế.
* Bố trí sản xuất phải đúng thời điểm, phù hợp với các quy luật khí hậu, khí
tượng và các yếu tố khách quan sẽ làm ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch.
Là người Việt Nam, ai cũng biết đất nước ta có 6 tháng mưa và 6 tháng khô. Không nên đào móng hay làm những phần ngầm vào mùa mưa. Khởi công móng
vào mùa mưa chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Nếu bất khả kháng mà phải làm móng vào mùa mưa phải làm nhanh, gọn và cần thiết kế biện pháp ứng xử khi mưa.
Công trường sử dụng nhiều lao động tự do, nông nhàn, khi bố trí sản xuất phải lưu tâm đến những ngày lễ, ngày tết theo âm lịch. Nhiều nơi bị động về sức lao động vào thời điểm rằm tháng bảy âm lịch cũng như ngày tết âm lịch.
* Tạo ra sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau, các bên đều có lợi nhằm chống lại với từng rủi ro là biện pháp hữu hiệu và kinh tế trong tổ chức sản xuất.
Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cần tỷ mỷ, bàn bạc và cam kết đầy đủ bằng văn bản và tài chính , nếu không sẽ bị động khi có sự cố.
3.3.4. Những điều cơ bản của lý thuyết độ tin cậy để đánh giá bản kế hoạch.
• Xây dựng các biến khả dĩ của bản kế hoạch:
Lâu nay ta thường lập kế hoạch theo giả thiết rằng mọi yếu tố để thực hiện kế hoạch là bất định hoặc nếu có thay đổi thì theo một hệ số an toàn giả định thường lớn. Chúng ta chưa kể đến các tác động của môi trường, của thị trường và những biến động của thiên nhiên, của con người đến sự thực hiện kế hoạch. Qua phần trên, ta công nhận với nhau rằng bản chất tự nhiên là ngẫu nhiên và luôn luôn có thể gây ra rủi ro. Cần xác định các khả năng sẽ tác động làm ảnh hưởng xấu đến kết quả thực hiện kế hoạch.
Lập các mô hình mô phỏng các việc trong bản kế hoạch khi chịu tác động của môi trường, thị trường , của thiên nhiên và con người , tìm quy luật biến thiên của nó và hàm số hoá những biến thiên này.
• Xây dựng mô hình xác suất tương tự hay các dạng mô hình khác thích hợp sử dụng cho mô hình thực của các việc trong bản kế hoạch.
• Dùng cách đánh giá của phép tính xác suất để định ra độ tin cậy của các công việc đưa vào bản kế hoạch.
Vấn đề xây dựng mô hình mô phỏng đang được những nhà nghiên cứu quốc tế quan tâm. Nhiều tài liệu dựa theo mô hình mô phỏng của Monte-Carlo đưa ra cách dự báo của mình. Nhiều tác giả khác sử dụng thuật toán di truyền, một dạng mô phỏng sinh học để đánh giá các dự án và dự báo kết quả của việc thực hiện dự án. Đây là đề tài thời sự trong nghiên cứu tối ưu hoá bản kế hoạch tiến độ ngày nay.