III. KIỂM SOÁT CÁC MỐC TIẾN ĐỘ QUAN TRỌNG, CÁC GIAI ĐOẠN THI CÔNG TRỌNG YẾU
3.3. Chương trình Microsolf Project (1)Khái niệm :
Microsoft Project là chương trình phần mềm chuyên để lập và quản lý tiến độ dùng cho máy tính điện tử hệ Windows.
Cho đến nay, chương trình này là chương trình để phục vụ cho việc lập kế hoạch tiến độ và điều khiển tiến độ có hiệu quả bậc nhất.
Có thể chia thời gian làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn lập kế hoạch Giai đoạn này, chương trình giúp ta: + Lập kế hoạch sản xuất
+ Lên lịch công tác cho các kiểu chia thời gian : 6 giờ, ngày, tuần lễ, tháng, quý, năm . . .
+ Chỉ định các dạng tài nguyên và chi phí cho từng việc và tổng hợp thành sơ đồ. +Chuẩn bị báo biểu để thông báo kế hoạch tác nghiệp đến những người cần biết bản kế hoạch.
- Giai đoạn thực hiện tiến độ, chương trình này giúp ta:
+Giám sát việc thi hành thực tế
+ Dự liệu các tác động đến dự án khi xảy ra những sự kiện ngẫu nhiên làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án.
Kiểm tra và điều chỉnh dự án để đối phó với các biến động ngẫu nhiên. + Lập các báo biểu sau cùng về kết quả của dự án
Những việc mà người lập kế hoạch theo bất kỳ phương pháp nào cũng phải làm thì chương trình Microsoft Project không thể làm thay được vì chương trình chỉ là công cụ giúp việc vẽ, việc tính toán đã xác định. Đó là các việc:
• Phân chia và xác định công việc
• Lập mối quan hệ giữa các công việc với nhau • Xác định thời gian thực hiện từng công việc
• Xác định các tài nguyên cần thiết được sử dụng cho mỗi công việc.
Những việc trên là việc của người lập kế hoạch phải làm trước khi xây dựng tiến độ. Để xác lập được các việc nêu trên phụ thuộc vào biện pháp kỹ thuật sản xuất do kỹ sư lập. Chương trình không thể thay thế được con người trong những khâu này.
Chương trình viết trên nền của hệ điều hành Windows để chạy vào máy tính điện tử. Máy tính phải có các yêu cầu tối thiểu sau đây:
Yêu cầu tối thiểu Bộ vi xử lý Pentium 133 MHz trở lên
Phần mềm hệ thống
Windows 98, Windows 98 Second Edition, Windows Milennium Edition (Windows Me), Microsoft Windows NT version 4.0 với Service Pack 6 (SP6), Windows 2000 Professional, hoặc Windows XP
Professional.
Bộ nhớ
Tuỳ phần mềm hệ thống sử dụng, ngoài bộ nhớ tối thiểu của phần mềm hệ thống ta còn cần chỉ riêng cho chương trình này là 32 Mb RAM cho Microsoft Project 2002.
Dung lượng ổ cứng Dung lượng ổ cứng phải trên 12 GB ( Vì trong máy còn đang có những chương trình khác).
Màn hình Super VGA ( 800x600) hoặc cao hơn với 256 màu.
Hiện nay trên thị trường đãcó phiên bản chương trình Microsoft Project 2003 nhưng phổ biến cho người sử dụng là phiên bản Microsoft Project 2002. Máy tính đã cài đặt chương trình Microsoft Project 2002 , muốn cài đặt Microsoft Project 2003 khi còn lưu giữ Microsoft Project 2002 thì lúc cài đặt, Microsoft Project 2003 chỉ cập nhật những thay đổi mà không yêu cầu khai báo gì thêm. So với các chương trình Microsoft Project trước đây như Microsoft Project 4 for Windows , Microsoft Project 98 , Microsoft Project 2000, Microsoft Project 2002 có những tính năng mới :
• Có bảng menu gợi ý các thao tác làm việc kèm theo quaqs trình sử dụng. • Cung cấp các dự án mẫu ( Templates).
• Thêm công cụ hỗ trợ làm việc theo nhóm có thể lập liên hệ trực tiếp 11 dự án với nhau ( collaboration menu)
• Thêm các tham số : sơ đồ chỉ số chức năng ( schedule performance index), hoàn chỉnh các chỉ số chức năng ( to complete performance index ), chi phí cho các chỉ số chức năng ( cost performance index).
• Cho phép nhiều người cùng theo dõi các công tác và tài nguyên của một dự án.
• Tạo thuận lợi khi sử dụng Project Wizard, Calendar Wizard. Tracking Wizard.
• Một số tiện ích khác.
(2) Các quá trình sử dụng chính và các thao tác cơ bản của chương trình Microsoft Project:
+ Khởi động và khai báo bản tiến độ:
Có đĩa phần mềm Microsoft Project và cài đặt phần mềm vào máy tính.
Phần mềm của chương trình Microsoft Project có dung lượng khoảng 347 MB. Để phần mềm này chạy được phải có số serial dùng quản trị chương trình. Chương trình Microsoft Project 2003 có dung lượng 225 MB.
Nếu máy tính đã có chương trình Microsoft Project 2002 thì khi cài đặt 2003, chương trình chỉ cập nhật những nội dung mới của 2003 mà không đòi hỏi chế độ quản trị mới.
Khi khởi động cho chương trình hoạt động, trên màn hình xuất hiện khung bảng tiến độ. Bảng này định dạng bằng tiếng Anh. Ta có thể chuyển bảng thành tiếng Việt để dễ sử dụng:
Trên bảng có 2 thanh công cụ và 1 thanh nhập.
Chọn menu là Format đưa mũi tên trỏ xuống Text styles xuất hiện của sổ fonts chữ, chọn fonts tiếng Việt và chấp thuận ( OK).
Trở về khung bảng, nhấn đúp vào Task name xuất hiện một cửa định dạng các cột ( Column definition) . Xoá dòng ghi Name Task ở dòng Title , đánh vào đấy chữ Tên Công Việc, và chấp thuận ( OK), trên bảng ta thấy dòng chữ Tên Công Việc thay cho Name Task. Cũng làm như thế với tên các cột Duration ( Thời
gian) , Start ( Bắt đầu) , Finish ( Kết thúc ), Predecessor (Liên hệ ) và Ressources ( Tài nguyên).
Ta sẽ lần lượt mở các nội dung và trả lời các điều mà cần khai báo như tên bản tiến độ, thời gian khởi công chung.
Dưới đây là những chỉ dẫn cơ bản để sử dụng. Mẫu bảng khung tiến độ được trình bày như dưới.
Thông thường chương trình mặc định khổ giấy được trình bày ngang tờ (landscape ). Đưa vào Menu Preview ta thấy hình bảng tiến độ. Khi bảng tiến độ lớn, nó sẽ được trình bày thành nhiều tờ giấy , in xong ghép lại với nhau, ta sẽ có tổng thể bảng tiến độ. Còn có cách truy xuất bảng tiến độ ra hình ở dạng bản vẽ của AutoCAD.
+ Lên danh mục các công việc phải thực hiện trong kế hoạch.
Nội dung sự phân chia công trình thành hạng mục và hạng mục thành công việc đã được trình bày ở các phần trên (mục 2.1.4).
Đưa từng việc thành từng dòng vào cột tên công việc.
+ Đưa thời gian thực hiện từng công việc ( tij ) vào bản kế hoạch.
Với mỗi công việc, phải có biện pháp kỹ thuật thi công được lập và tính ra được thời gian thực hiện công việc. Thời gian này ghi vào cột thời gian ngay sát với cột tên công việc.
+ Ghi ngày bắt đầu của công việc đầu tiên vào bản kế hoạch.
Ngày này được chủ nhiệm dự án quyết định. Người lập kế hoạch phải theo quyết định của chủ nhiệm dự án để ghi ngày bắt đầu này. Những thời điểm khác chương trình có thể tính ra nhờ mối liên hệ giữa các công việc với nhau.
Ngày kết thúc từng công việc do thời gian thực hiện cho từng công việc sẽ do chương trình tính được và tự động ghi ra bản kế hoạch.
+ Xác định mối liên hệ giữa các công việc.
Phải xác định số thứ tự công việc đứng trước công việc đang xét để ghi ở cột Predecessor . Có 4 loại quan hệ giữa hai việc với nhau:
Quan hệ F – S ( Finish to Start ) có nghĩa, sau khi công việc đứng trước đã xong thì đến việc đang xét. Có thể chênh + hoặc – một số đơn vị thời gian thì chương trình sẽ chấp hành để sắp xếp công việc bên lịch.
Quan hệ F – F ( Finish to Finish ) , việc đứng trước xong thì việc đang xét cũng xong. Có thể chênh + hoặc – một số đơn vị thời gian thì chương trình sẽ chấp hành để sắp xếp công việc bên lịch.
Quan hệ S – F ( Start to Finish ) , việc đứng trước bắt đầu thì việc đang xét đã xong. Có thể chênh + hoặc – một số đơn vị thời gian thì chương trình sẽ chấp hành để sắp xếp công việc bên lịch.
Quan hệ S - S ( Start to Start ) , việc đứng trước và việc đang xét cùng bắt đầu. Có thể chênh + hoặc – một số đơn vị thời gian thì chương trình sẽ chấp hành để sắp xếp công việc bên lịch.
Ta xét một việc nào đó, ghi số thứ tự của việc đứng trước theo một trong quan hệ vừa nêu , bên phía lịch, chương trình sẽ vạch cho ta nét thể hiện công việc theo lịch.
Cột ta thấy ở cuối phần dữ liệu của từng công việc là cột Ressources . Tại cột này đưa các dạng tài nguyên như vật tư xây dựng, nhân lực, máy móc . . . của từng việc vào. Cần chú ý mỗi loại tài nguyên khi đặt tên phải thống nhất các tên vì máy sẽ chỉ nhận dạng để lập biểu đồ nhân lực chỉ khi mọi ký tự thật chính xác. Thí dụ : Lao động để chỉ người phụ việc, người lao động giản đơn. Nề để chỉ thợ xây. Bê tông để chỉ người thi công các công tác bê tông. Nếu dùng thợ bê tông là
lao động giản đơn sẽ bị lẫn với người khuân vác, chuyên chở.
(3) Những menu chính :
+ Menu File có những nội dung sau: New : để tạo dự án mới
Open : Mở một dự án đã có. Close : đóng dự án đang mở
Save : lưu những nội dung đang tiến hành với dự án đang làm việc Save as : lưu dự án đang mở dưới một tên mới
Save as Web Page : lưu dự án đang làm việc dưới dạng tệp tin *.html
Search: hỗ trợ tìm kiếm
Page setup: định dạng để in ấn Print : in kết quả
Sent to : gửi dự án đang làm việc đến nơi nhận tiếp theo Properties : hiển thị các đặc điểm của dự án đang làm việc Exit : thoát khỏi chương trình.
+ Menu Edit có những nội dung:
Những nội dung thông thường có trong Microsoft Office như Cut cell, Copy cell, Copy picture, Past, Past special, Fill, Clear, Find, Replace, Go to, Object cách sử dụng giống như sử dụng ở bất kỳ chương trình Microsoft Word nào đã biết.
Với chương trình Microsoft Project thì trong Menu này thêm các nội dung và sử dụng như sau:
- Delete task : xoá đi một công việc
- Link tasks : tạo mối quan hệ giữa các công tác được chọn . Quan hệ này đã trình bày ở trên trong khi nới về các mối liên hệ giữa công việc (predecessor). - Unlink tasks : huỷ mối liên hệ giữa hai việc đã xác lập.
- Split task : phân chia công tác đã chọn thành các khúc thực hiện trong các thời gian khác nhau.
+ Menu View có những nội dung:
- Calendar : Bản tiến độ sẽ được trình bày dưới dạng lịch công tác như mục 2.2.1 nêu trên.
- Gantt chart : tiến độ trình bày theo sơ đồ ngang như trình bày trong mục 2.2.2 nêu trên.
- Network Diagram : tiến độ trình bày dưới dạng 2.2.4 , mục phương pháp MPM.
- Task Usage : thể hiện số lượng tài nguyên sử dụng của từng công việc và sơ đồ ngang thể hiện sự phân bố tài nguyên theo thời gian. Ta thường gọi là biểu đồ yêu cầu tài nguyên.
- Tracking Gantt : tiến độ thực hiện của các công việc thể hiện theo sơ đồ ngang. Mở nội dung này để chỉnh lý.
- Resource Graph : biểu đồ tài nguyên vẽ cho từng loại tài nguyên. - Resource Sheet : bảng các tài nguyên liệt kê dưới dạng bảng.
- Resurce Usage : bảng phân bố thời gian sử dụng tài nguyên theo lịch.
- More View : các dạng bảng khác mà chương trình có thể làm xuất hiện trên màn hình ngay theo ý muốn của người đang sử dụng máy tính.
- Table : các dạng bảng có thể thể hiện . Thí dụ chọn bảng sơ đồ ( Schedule table ) , bảng cho công việc, thời điểm bắt đầu, kết thúc, khởi muộn, kết thúc muộn, dự trữ thời gian riêng, dự trữ thời gian chung và lịch tiến độ.
- Report : các dạng báo cáo chương trình có thể thực hiện như báo cáo chung tình hình thực hiện đến thời điểm nào đó, chi phí đến thời điểm nào đó ...
- Toolbars : thể hiện trên màn hình kiểu thanh công cụ mà người sử dụng thấy muốn.
- View Bar : cách thể hiện bản tiến độ trên màn hình
- Header and Footer : nhập nội dung phần trình bày trang như lề, đầu trang, cuối trang , ghi chú ...
+ Menu Insert có những nội dung :
- New Task : chèn một công việc mới vào bản tiến độ đang làm việc.
- Recurring Task : Chèn vào bản tiến độ một công việc xuất hiện theo chu kỳ. - Project : chèn thêm một dự án đã có vào bản kế hoạch.
- Column : chèn thêm cột mới vào bản kế hoạch - Drawing : vẽ hình vào sơ đồ ngang
- Object : chèn thêm khối lượng của chương trình khác vào sơ đồ ngang
- Hyperlink : tạo liên kết mở rộng giữa công việc với tập tin hoặc các Website khác.
+ Menu Format có nội dung : - Font : phông chữ
- Bar : hình dạng của thanh ngang vạch bên lịch
- Timescale : chọn cách chia lịch . Thể hiện ngày làm việc và ngày không làm việc.
- Gridline : nét kẻ dòng và kẻ cột bên lịch của biểu mẫu - Gantt Chart Wizard : kiểu trình bày sơ đồ ngang
- Text Styles : kiểu phông các chữ viết trong biểu mẫu - Bar Styles : cách thể hiện các nét ngang bên lịch. - Detail : chi tiết cần giải trình thêm
- Layout : cách thể hiện các đường nối giữa các công việc - Drawing: cài thêm hình vẽ.
- Workgroup: công cụ hỗ trợ làm việc theo nhóm
- Links Between Projects : tạo mối liên hệ với các dự án khác. - Change Working Time : thay đổi lịch làm việc
- Resource : nhập tài nguyên sử dụng
- Resource Leveling : đặt ra mức tài nguyên sử dụng.
- Tracking : công cụ hỗ trợ các thao tác cho việc theo dõi tiến độ thực hiện bản kế hoạch.
- Organizer : tổ chức giao diện, hỗ trợ, lịch, thanh công cụ theo ý người sử dụng. - Options : cách thể hiện, tính toán, kế hoạch, quan sát cho bản kế hoạch.
- Entreprise Options : công cụ hỗ trợ làm việc theo nhóm, tổ chức nối mạng làm việc.
+ Menu Project có những nội dung:
- Sort, Filtered, Group : công cụ hỗ trợ để sắp xếp, lọc hoặc nhóm các công tác theo một tính chất cần khai thác.
- Outline : phân cấp và cơ cấu phân chia công việc - WBS : xác định cơ cấu phân chia công việc - Task Information : những thông tin về công việc - Task Notes : các ghi chú cho công việc
- Project Information : những thông tin về dự án, về bản kế hoạch. + Menu Collaborate có các nội dung :
Các công cụ hỗ trợ làm việc theo nhóm, giữa nhiều cá nhân hay đơn vị khác nhau trên một bản kế hoạch.
Chương trình rất nhiều tính năng sử dụng và là công cụ hữu ích cho việc lập và điều hành tiến độ của một hay nhiều dự án đồng thời.
Về chế độ xuất hình và dữ liệu, chương trình cho phép in khổ A4 mặc định in ngang giấy. Xem ở thanh công cụ có Print Preview sẽ biết dữ liệu có bao nhiêu trang và nếu chỉ ra lệnh in ta thu được các trang in. Ghép các trang ta sẽ có bản tiến độ. Có thể xuất chuyển sang hình vẽ autoCAD và in theo kiểu bản vẽ của autoCAD.
Có tiếng Anh đủ để đọc và hiểu những chữ trong từng menu , của các nội dung của của từng menu, chúng ta hoàn toàn làm chủ được chương trình không quá khó khăn sau khi đã nắm các phương pháp lập kế hoạch .