B ng 2.21: ánh giá thông tin và tru yn thông ti các DN ch bin x ut khu th y s n t nh ình nh
3.2.1Gi i pháp hoàn th in môi tr ng kim soát Phong cách điu hành, tri t lý lưnh đo
H th ng KSNB có đ c thi t l p và v n hành có hi u qu hay không là nh
các nhà lãnh đ o đi u hành DN đ t n n móng. B t k là trong m t t ch c nh th
nào v i tâm lý chung “tr m nghe không b ng m t th y” nên không có m t khuôn m u nào có t m nh h ng l n h n là cách ng x c a ng i lãnh đ o. ó là m t chu n m c đ m i nhân viên tuân theo. M t ng i lãnh đ o ph i đ m b o 3 y u t : kh n ng t o t m nhìn, kh n ng truy n c m h ng và kh n ng gây nh h ng. N u
ng i qu n lý nh n th c và coi ho t đ ng ki m soát là quan tr ng và thông qua ho t
đ ng c a mình cung c p nh ng m nh l nh rõ ràng cho nhân viên thì nhân viên trong DN c ng s nh n th c đ c đi u đó và tuân th nghiêm túc theo h th ng ki m soát
đã đ c thi t l p. M c khác n u nhân viên trong DN nh n th y ki m soát không ph i là v n đ quan tr ng đ i v i nhà qu n lý thì h u nh ch c ch n m c tiêu ki m soát c a nhà qu n lý s không đ t đ c m t cách hi u qu .
Chính sách nhân s
M t trong nh ng y u t t o nên thành công c a các DN đó làcon ng i. Con
ng i là y u t c u thành nên t ch c DN, v n hành DN và quy t đnh s thành b i c a DN. Vì v y m i có câu “Nhân s là chìa khóa thành công c a m i DN” hay
“con ng i là tài s n quý nh t”. Qu n lý nhân s hi u qu là vi c không đ n gi n,
đi u đó đòi h i ngh thu t c a ng i lãnh đ o. DN ph i xây d ng chính sách thích h p, th a đáng v đánh giá, đào t o, th ng ch c và đ i đãi nhân s đ có đ c nh ng
Chính sách nhân s là khía c nh quan tr ng trong KSNB. Xây d ng chính sách nhân s đ m b o có đ i ng nhân viên v ch t l ng và s l ng, giúp DN khai thác kh n ng ti m tàng, nâng cao n ng su t lao đ ng t đó t o l i th c nh tranh. tìm ki m, duy trì và phát tri n đ i ng nhân viên ch t l ng thì chính sách nhân s c n th c hi n các n i dung c b n: phân tích công vi c, tuy n d ng nhân viên, đào
t o nâng cao n ng l c cho nhân viên, nâng cao hi u qu s d ng thông qua h th ng kích thích v t ch t và tinh th n cho nhân viên. Chính vì v y mà nhà lãnh đ o, đi u hành DN c n thi t l p c c u t ch c và c th đ n t ng v trí ch c danh công vi c, t ng ng theo đó là xây d ng các b n mô t công vi c c a t ng ch c danh. Các b n mô t công vi c giúp DN tuy n d ng đúng ng i cho đúng vi c và đ c xem xét trong quá trình ph ng v n tuy n l a, là c n c đ t ch c phân công công vi c m t cách khoa h c, c th đ n t ng nhân viên giúp tránh đ c tình tr ng ch ng chéo, trùng l p hay b sót công vi c. H n n a, nó c ng là c n c đ y Ủ ngh a đ đo l ng, phân tích, đánh giá tính hi u qu trong công vi c c ng nh công nh n công lao đóng góp c a t ng cá nhân vào thành qu đ t đ c đ i v i m c tiêu chung c a DN hay
m c tiêu c a b ph n. Trong b n mô t công vi c c n xác đ nh c th trách nhi m, quy n h n, yêu c u v trình đ n ng l c phù h p đ hoàn thành công vi c c ng nh xác đ nh các r i ro d n đ n vi c không hoàn thành nhi m v .
Qua kh o sát cho th y các DN ch bi n th y s n xu t kh u t nh Bình nh hi n nay ch th c hi n tuy n d ng khi có nhu c u mà ch a có k ho ch tuy n d ng lâu dài đ i v i các t ng l p k th a, chính sách gi l i ng i có kinh nghi m - là l c
l ng đ u tàu v i ch c n ng đào t o cho l c l ng lao đ ng k th a. ây là s lãng phí v th i gian và ti n c a c a DN. Do đó các DN ph i xây d ng chi n l c phát tri n ngu n nhân l c, k ho ch xây d ng đ i ng nhân viên có ch t l ng trong lâu
dài. Ngoài ra, đ i v i DN quy mô v a và nh thì công tác tuy n d ng có vai trò càng l n vì m t ng i làm không t t s nh h ng đ n ho t đ ng kinh doanh c a DN. Các DN này v i quy mô v a, n ng l c tài chính th p nên ngoài n ng l c chuyên môn, ng i lao đ ng ph i th c hi n thêm m t s công vi c linh tinh t i c quan đòi
h i ph i có s nhi t tình, n ng đ ng, có tinh th n ham h c h i, có k n ng cá nhân.
Phân chia trách nhi m, quy n h n
phát huy m i n ng l c, trí tu , sáng ki n c a nhân viên cho công vi c chung c a DN, giúp m i ng i Ủ th c h n vai trò, trách nhi m c a mình, t o đ c tinh th n h p nh t và s đoàn k t, h p tác làm vi c trong m t t p th , tránh tình tr ng ng i thì ôm đ m m i vi c, ng i khác l i c m th y th a thãi vì ch ng bi t làm gì ph i có s phân công, phân nhi m c th . Nh đ c trao nhi m v rõ ràng,
m i ng i s không th đ ng, l i và có đi u ki n làm t t công vi c c a mình, góp ph n trong vi c phát tri n c a DN. Phân công phân nhi m là n n t ng c a s ki m soát: ai đ c làm gì, không đ c làm gì, và ph i ch u trách nhi m gì? Ho t đ ng ki m soát ch có th th c hi n đ c t t khi trách nhi m quy n h n ph i đ c xác đ nh rõ ràng cho t ng b ph n, cá nhân liên quan, bao g m c vi c y quy n. Vi c phân chia trách nhi m và quy n h n rõ ràng s đ m b o ho t đ ng ki m soát đ c th c hi n thông su t, không b ch ng chéo, b sót, g n đ c trách nhi m cá nhân v i k t qu và hi u qu c a ho t đ ng
Khi phân công, phân nhi m các DN c n đ m b o m t s nguyên t c sau: - Phân công là x p ng i vào vi c ch không ph i là phân vi c vào ng i có ngh a
là c n c vào b n ch t, quy trình c a t ng ho t đ ng đ b trí phòng ban, nhân viên nh m t ng c ng giám sát l n nhau, tránh s ch ng chéo, nâng cao hi u qu h th ng KSNB. Tr c khi phân công, ph i có s cân nh c, xem xét n ng l c c a t ng ng i đ phân công đúng ng i, đúng vi c.
- m b o s giám sát l n nhau gi a các phòng ban, b ph n, nhân viên hay nói cách khác m t nghi p v t lúc phát sinh đ n khi k t thúc không t p trung vào m t ng i ho c m t b ph n. Khi phân công c n đ m b o đ i chi u gi a các ch c n ng: ch c n ng b o qu n tài s n, ch c n ng ghi chép k toán, ch c n ng xét duy t phê chu n, ch c n ng th c hi n nghi p v .
- Khi phân công, không nên đ tình c m, hay quan h riêng t chi ph i, tránh thiên v , phân bi t đ i x .
- Phân công ph i rõ ràng, c th , nên ghi rõ trên gi y t , tránh tình tr ng phân công b ng mi ng d quên, sót. C ng nên xác đ nh rõ quy n h n, nhi m v và th i gian ph i hoàn thành. Ng i đ c phân công không ph i là ng i duy nh t ch u trách nhi m, nên th ng xuyên trao đ i v i ng i có trách nhi m v công tác đang và s th c hi n.
- i v i ho t đ ng y quy n: Khi trao vi c cho ng i đ c y quy n c n n m v ng ti n đ công vi c, không nên phó m c hoàn toàn cho ng i đ c y quy n, c ng không can thi p vào khi không th t s c n thi t. C n ph i tin t ng, khích l , t o đi u ki n đ c p d i hoàn thành nhi m v , giúp gi i quy t nh ng khó kh n g p ph i.