2. Ghi chú và nhận xét cho các slide 3. Chuy nh dạng của bài thuyết trình 4. In bài thuyết trình
1. Tạo t u đ đ u và chân trang
Trong PowerPoint, việc thiết lập Header & Footer cho Slide và trang in ki u Handout hoặc Notes có một số m khác nhau. PowerPoint thiết kế sẵn các placeholder trên slide và các trang handout hoặ chứa ô & ời dùng sẽ nhập vào. Chúng ta có th thực hiện một số tùy chỉ ối v i các placeholder này trong chế ộ Slide Master, Handout Master và Notes Master.
& l ó l l :
Footer: ù chứ ạ ă bả ả, ,
Date and Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật l n cuối bài thuyết trình. Slide Number: Chứa số thứ tự của slide trong bài thuyết trình
Header & Footer cho Handout và Notes có 4 placeholder sau:
Header: ù chứ ạ ă bả l ự ề củ b b , , Footer: ù chứ ạ ă bả ả, ,
Date and Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật l n cuối bài thuyết trình. Page Number: Chứa số thứ tự của trang in trong bài thuyết trình
b c thự :
1. Mở tập tin ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx
2. Vào thẻ Insert, nhóm Text, chọn lệnh Header & Footer, hộp thoại Header and Footer xuất hiện.
Chọn lệnh Header & Footer
96
Date and time: ế lậ ờ ẽ ấ ệ l
Update automatically: ờ ẽ l ệ ủ í
ù ẽ ự ộ ờ ữ l ở ạ ó ọ ạ ô ữ ạ ộ Language và ki u ngày tháng tại hộp Calendar type. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này và chọ nh dạ l ă ết lập trong Control Panel củ dụng.
Fixed: ậ ờ cố nh ô trố b i
Slide number: Bạ ấu chọ ô cho hiện số thứ tự của slide. Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
Don’t ho on t tl l : bạn hãy chọn tùy chọ không áp dụng Header & Footer trên các slide tự ề (title slide).
Thiết lập Header & Footer cho Slide
Nếu nhấn nút Apply ỉ ụ ộ í & l ọn. Nếu nhấn nút Apply to All thì sẽ ụ ộ í & bộ b ết trình.
97
0 Thiết lập Header & Footer cho Notes and Handout
Date and time: Bạn chọn ki u Update automatically và chọ nh dạng ngày
Header: Hãy nhậ ă bả “ ”
Page number: Bạ ấu chọ ô cho hiện số thứ tự trên các trang in Handout hoặc Notes Pages.
Footer: Hãy nhập vào tên của bạn
Nhấn nút Apply to All ụ ộ í & các trang in Handout và Notes Pages.
Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master
Các Header & Footer vừ l ô ẽ ợ ý ốn. Do vậy, chúng ta sẽ thực hiện một số tùy chỉ ố ợng này trong chế ộ Slide Master View.
b c thự :
1. Vào thẻ View, nhóm Master Views, chọn lệnh Slide Master.
2. Bạn chọn vào slide master, ở ó i bên phải của slide có 3 hộp nhỏ chính là 3 l l ù chứa thông tin Date andTime, Slide Number và Footer. Bạn hãy dời 3 placeholder này xuống sát cạ i của slide.
98
Sắp xếp lại các placeholder trên Slide Master
3. Bạn chọ l l , ó thẻ Home, nhóm Font
và chọn lại cở chữ là 14. Chọn placeholder Slide Number và cho cở chữ là 20, chữ in ậm (Bold) màu vàng và có bóng mờ (Text Shadow).
nh dạng lại các placeholder
4. Nhấn nút Close Master View.
2. Gh ch và nhận xét cho c c l
Ghi chú cho slide
i mỗi slide trong chế ộ Normal View là một khung trố ù nhập các thông tin ghi chú (notes) về nộ l ó , ó chuy n sang chế ộ nhập thông tin ghi chú cho slide.
Bạn có th thêm các ghi chú vào vùng Notes trong chế ộ l xem hình dáng thực sự của trang in Notes Page thì bạn phải chuy n sang chế ộ màn hình Notes Page vì trong chế ộ Normal View bạn sẽ không thấ ợ nh dạng về màu sắc, hình ảnh, ... trong khung Notes. Trong chế ộ Notes page, mỗi trang bao gồm một hình thu nhỏ của slide n b b i là hộ ă bả ù nhậ ô ă bản, bạn có th thêm vào trang ghi ố ợ ồ th , hình, bảng bi u, shape, ...
99
Notes trong Normal View và Notes Page
Ghi chú trong chế độ Normal View
b c thự :
1. Chọn slide c n thêm ghi chú. Ví dụ bạn chọn slide số 3
2. Trong chế ộ slide, bạn nhấp chuột vào khung Notes n b i slide và nhập vào nh dạ ô l :
Quét chọ ă bản trong khung Notes và vào thẻ Home, nhóm Font và nh dạng.
Nhập ghi chú cho slide
3. Thực hiện lại thao tác này cho các slide c n thêm thông tin ghi chú.
100
Ghi chú trong Normal View không th thêm vào hình ả , ồ th , ... nên chúng ta c n phải vào thêm các thông tin này.
b c thự :
1. Vào thẻ View, nhóm Presentation Views, chọn Notes Page
Chuy n sang chế độ Notes Page
2. Dùng thanh cuốn dọ di chuy ến slide c n thêm ghi chú. Ví dụ, bạn chọn slide số 3.
3. Bạn có th nhậ ô , nh dạ ă bản hoặc vào thẻ Insert chèn các hình ả , ồ th , shape, bảng bi u vào trong trang.
3. Chu n định ạng c a bà thu ết trình
Chuy nh dạng bài thuyế ã nh dạ l A b ), Word, Video, ... hoặ l l b ế nh dạng PowerPoint ở các phiên bả c sẽ giúp cho việc chia sẽ ợc dễ
101
Lưu bà thu ết trình ướ định dạng PowerPoint 2003 trở v trước
Hiện nay vẫn còn rất nhiề ô ờ ù â ấp lên PowerPoint 2007 hoặc 2010, nên việ l bài thuyế nh dạ ũ ẽ giúp nhữ ời dùng này có th mở và xem trình chiếu trên máy của họ.
b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n chuy n về nh dạng PowerPoint 2003 trở về c. 2. Vào File, chọn lệnh Save As
3. Chọn ki nh dạng tập tin tại hộp Save as type là PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt).
Chọn ki u đ nh dạng tập tin
4. Đặt tên tập tin tại hộp File name nếu muốn và nhấn nút Save l lại bản sao của bài thuyết trình nh dạng PowerPoint 97-2003.
Chuy n bài thuyết trình sang PDF/XPS
Đ nh dạng PDF rất ph biến trên internet, do vậy việc chuy n bài thuyế nh dạng này ũ ất c n thiết trong việc chia sẽ trên mạng. Chuy n bài thuyế nh dạnh PDF/XPS ã ợc trình bày chi tiết ở c, nên ph n này chỉ b l ợc lại.
b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n chuy n về nh dạng PDF hoặc XPS.
2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create PDF/XPS và chọn tiếp Create a PDF/XPS.
7 Chuy n bài thuyết trình sang PDF/XPS
3. Đặt tên tập tin tại hộp File name, chọn ki nh dạng là PDF hoặc XPS tại hộp Save as type các tùy chọ mặ nh.
102
Chọn ki u đ nh dạng PDF
4. Nhấn nút Publish xuất bản bài thuyết trình sang PDF.
Chuy n bài thuyết trình sang video
Đâ l í ă i của PowerPoint 2010. Việc chuy n bài thuyết trình sang video sẽ giúp ời xem không c n thiết phả ó ặt trong máy mà chỉ c n một xem, ví dụ l l
Các b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n chuy n về nh dạng Video. 2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create a Video
Chuy n bài thuyết trình sang video
3. Chọn chấ l ợng phim c n xuất ra. Ví dụ, bạn chọn là Internet & DVD và nhấn nút
Create Video.
4. l ập tin video tại Save in ặt tên tập tin tại hộp File name.
70 t tên và chọ đ nh dạng video
5. Nhấn nút Save và chờ PowerPoint chuy i bài thuyết trình sang video.
Chu n Han out ang or
V ệ ặ trình soạn thảo Microsoft ẽ bạ ó ạ ố ô ỗ ợ
103 b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n chuy n về nh dạng Video.
2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create Handouts và chọn lệnh Create Handouts, hộp thoại Send to Microsoft Word xuất hiện.
7 Chuy n handout sang Word
3. Tại nhóm Page layout in Microsoft Word, bạn xem hình mẫu các ki nh dạng của khi chuy n sang Word và chọn mộy ki u. Ví dụ bạn chọn ki u Notes next to slides. 4. Tại nhóm Add slides to Microsoft Word document:
ế Paste ợ ọ ặ ẽ ộ lậ l ệu Word, ế Paste link ợ ọ ỗ ó ự ệ ỉ l b ế trình ệ ỉ ẽ ự ộ ậ ậ l ệ Ví ụ, bạ ọ ù ọ 5. ấ OK và ờ â l ẽ ở l l ẽ ợ l l ợ
104
7 a out au i c uy a g or
4. In bài thuyết trình
Trong các bu i thuyết trình có s dụng máy chiếu, diễn giả ời báo cáo sẽ ời xem một tập tài liệu về các bài báo cáo sắp diễ họ ọ c. PowerPoint cung cấp rất nhiều tùy chọ bạn tạo nên các tài liệu một cách nhanh chóng và rất chuyên nghiệp.
In tài liệu dành cho di n giả
In ấn tài liệu dạng Notes Pages hoặ l ờ ợc s dụ ời thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung trên slide và các ghi chú củ l ũ ợ è ời thuyết trình có th ọ nh ý chính c n trình bày.
Thực hiện in ấn tài liệu dùng cho di n g ả dạng Outline
K b ế ó ứ ề ạ ă , bạ ũ ấy một bả ạ b l ) ễ õ Đ xem Outline của bài thuyết trình, bạn vào chế ộ màn hình Normal và chọn thẻ Outline ở khung bên trái.
105
7 Xem Outline bài thuyết trình trong c a sổ Normal
b c thự : 1. Mở bài thuyết trình c n in Outline. 2. Vào File, chọn Print
7 In dàn bài
3. Vào ph n Settings, tại Print Layout, chọn Outline. Các tùy chọn khác thực hiện ự n in Notes Pages.
106
In tài liệu dành cho khán giả
In ấn tài liệu dạng Handout hoặ l ờ ợc s dụ ời xem thuyết trình. Các bản in này chứa nộ bản về thông tin sẽ ợc trình bày khi thuyết trình. ời xem có th ọ c các tài liệ nắ l ợc về nội dung và có th chuẩn b các câu hỏ làm rõ thêm các vấ ề khi thuyết trình.
Tùy chỉnh Handout Master
G ố l , bạ ề ỉ l ủ ế ộ , bạ ó ắ ế l l ủ & ũ ù ọ ạ ệ ứ ề
b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n tùy chỉnh Handout Master.
2. Vào thẻ View, nhóm Master Views, chọn Handout Master.
7 a ổ a out a ter
3. Tại nhóm Page Setup:
Chọn Handout Orientation:
Portrait: trang handout sẽ n m dọc
107
7 Chọ ướng cho trang handout
Chọn Slide Orientationt:
Portrait: các slide trong trang handout sẽ n m dọc
Landscape: các slide trong trang handout sẽ n m ngang
77 Chọ ướng cho slide trong trang handout
ọ ố l ỗ handout, bạ Slides Per Page ọ ố slide sẽ in ỗ handout. Số slide càng ít thì slide in ra càng to và dễ ọ ẽ tốn nhiều giấy. Số slide càng nhiều thì các slide sẽ b nén nhỏ lại nên bản in sẽ ó ọ ù ọn về số l , ờ ờng chọn in 2 slide trên một trang handout.
108
7 ọ ố li e tr ỗi tra g a out
4. Tại nhóm Placeholders: ó bố l l là , , , b ợ bố í ở bố ó ủ Chúng ta có th ẩn hiện và nhập ô , nh dạng cho các placeholder này trên trang handout.
Header: n m ở ó b , bạn di chuy n placeholder này xuố i 1cm và qua phải 1cm vì nó quá sát lề.
Footer: n m ở ó b , bạn di chuy n placeholder này lên trên 1cm và qua phải 1cm vì nó quá sát lề.
Date: n m ở ó b ả , ó ẽ ệ ệ ế ợ ọ Bạ ũ n nó xuố i 1cm và qua trái 1cm.
Page Number: n m ở ó b ả ó ẵ ý ệ <#> Ký ệ ẽ ợ b ố thứ tự trang in. Bạn di chuy n nó lên trên 1cm và qua trái 1cm vì quá sát lề.
5. ạ ó ạ ề , bộ , ữ ẫ ) ệ ứ ừ ó E bb
6. Tại nhóm Background, bạn có th thêm nền cho các Handout. Ví dụ, bạn chọn Style 2 tại Background Styles.
109
7 Thêm nền cho handout
7. Chuy n qua thẻ Handout Master và nhấn nút Close Master View hoàn tất.
Thực hiện in ấn Handout
K , bạ ó ọ ọ , , , , ặ 9 l ộ ề ủ l ó bạ ó ọ l ặ ọ ô ờ , ờ l l ộ ấ A ề ọ
b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n in Handout. 2. Vào thẻ File, chọn Print.
3. Vào ph n Settings, tại Print Layout, nhóm Handouts và chọn ki u 2 Slides. Các tùy chọn khác thực hiệ ự n in Notes Pages.
110
0 Chọn ki u in 2 slide trên một trang handout
4. Nhấn nút Print g i lệnh in ra máy in.
Thực hiện in ấn Slide
Ki u in này sẽ in mỗi slide trên mộ Đối v i những bài thuyết trình quan trọ , ời ta ờng s dụng ki các nộ l ọ ợc dễ dàng trên bản in.
b c thự :
1. Mở bài thuyết trình c n in Handout. 2. Vào thẻ File, chọn Print.
3. Vào ph n Settings, tại Print Layout, chọn Full Page Slides. Các tùy chọn khác thực hiệ ự n in Notes Pages.
111
Chọn ki u layout Full Page Slides
4. Nhấn nút Print g i lệnh in ra máy in.
112
Chương 7 - Trình chiếu bài thuyết trình
Nội dung
1. Trình chiếu bài thuyết trình
2. ụ ề ế ộ l 3. ạ ả ếu bài thuyết trình 4. ế b ế ề
1. Trình ch ếu bà thu ết trình
Thiết lập các tù chọn cho chế độ Sl Sho
b c thự :
1. Vào thẻ File, chọn Options, hộp thọai PowerPoint Options xuất hiện
PowerPoint Options cho Slide Show
2. ọ A ừ b ộ ọ ế ó l b ả
3. ộ ố ù ọ bạ :
Show menu on right mouse click: ế ợ ọ bạ ấ ả ộ ế ộ ữ ả ẽ ấ ệ
113
Show popup toolbar: ế ọ ẽ ệ ô ụ ở ó b
ế
Prompt to keep ink annotations when exiting: ế ọ ẽ
ệ ộ ạ ắ ở bạ l b ế lạ ế ế bạ ó ghi chú, ô ề l ộ ó
End with black slide: ế ọ bạ b ế ế b ẽ ộ l
4. ấ OK ó ộ ạ .
Trình chiếu bài thuyết trình
b c thự : 1. Mở bài thuyết trình c n trình chiếu
2. Vào thẻ Slide Show, nhóm Monitor tùy chọn về màn hình.
Tùy chọn cho màn hình trình chiếu
Resolution: chọ ộ phân giải của màn hình khi trình chiếu, ph n l n các máy chiếu LCD hiện nay hỗ trợ ộ phân giải 1024x768.
Show on: khi máy tính bạn có từ 2 màn hình trở lên thì tùy chọn này m i xuất hiện. Tạ â , bạn chọn màn hình nào sẽ trình chiếu bài thuyết trình.
Use Presentation View: Tùy chọn này chỉ có tác dụng khi máy bạn có từ 2 màn hình trở lên. Chúng ta sẽ trình bày chi tiế ề Presentation View ở ph n sau.
3. Đ bắ ế , bạ chuy n qua nhóm Start Slide Show trên thẻ Slide Show và chọn lệnh:
Chọn lệ đ trình chiếu Slide Show
From Beginning:trình chiếu báo cáo bắ u từ l u tiên trong bài thuyết trình.
From Current Slide:trình chiếu báo cáo bắ u từ slide hiện hành trong bài thuyết trình.
114
Broadcast Slide Show: trình chiếu bài thuyết trình thông qua mạng internet ời xem từ xa, sẽ trình bày chi tiết ở ph n sau.
Custom Slide Show: trình chiếu bài thuyết trình từ một Custom Show trong bài. Bạn chọn tên củ trình chiếu.
Chọ u to ow đ trình chiếu
2. S ụng c c n t đ u h n trong chế độ Sl de Show
Trong khi trình chiếu bài thuyết trình, PowerPoint ấ ẵ ột số tiện ích hỗ trợ quá trình b l u con trỏ, các ki u bút màu, bút tô nề làm n i các chi tiết trình bày trên slide, ... Ngoài ra, việ ề ng và di chuy n qua lại giữa các slide trong lúc trình chiế ũ ợc hỗ trợ ủ.
7 a cô g cụ tro g c ế độ tr c iếu
115
i c uy a đế li e xác đ
b c thự : 1. Mở bài thuyết trình c n trình chiếu
2. Vào thẻ Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn From Beginning
3. Trong chế ộ Slide Show, bạn muốn di chuy ến mộ l ó ấn phải chuột lên màn hình và chọn lện Go to Slide
4. Kích chuột lên tên slide c n di chuy ến.
Chu n đến ột Cu to Sho
Muốn chuy ến một Custom Show trong chế ộ Slide Show, bạ l b c sau:
ừ ế , bạ ấ phải chuột lên màn hình
Chọn lệnh Custom Show
Kích chuộ c ọ tên một ố
116
3. Tạo ch g ả trong h trình ch ếu bà thu ết trình
C c tù chọn con trỏ ế ộ l , bạ ọ Pen ô ụ ở ó b , ó ọ Arrow Options và ọ ộ ỳ ọ : Automatic: ẩ ỏ ế bạ ộ Visible: ỏ l ô l ô ợ ế Hidden: ỏ l ô l ô b ẩ ế 0 u c ọ co tr
S dụng con trỏ chuột Laser
b c tùy chọn và s dụng con trỏ chuột laser rấ ả :