IV. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ mỹ nghệ tại công ty
5. Làm thủ tục thanh toán hợp đồng, giải quyết khiếu nại, tranh chấp (nếu có)
Tiếp theo sau bớc giao hàng là bớc thanh toán hợp đồng, đây là khâu rất phức tạp và đễ mắc
nhiều lỗi vì vậy mà mất rất nhiều thời gian và công sức. Phơng thức thanh toán chủ yếu mà Tổng công ty thờng áp dụng là thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ và phơng thức
chuyển tiền.
Phơng thức tín dụng chứng từ: để đợc thanh toán thì Tổng công ty phải tiến hành thu thập đầy đủ để lập bộ hồ sơ chứng từ. Bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:
ã Hoá đơn ngoại
ã L/C ã Vận đơn
ã các giấy tờ kèm theo
Khi bộ chứng từ đợc thu thập đầy đủ, Công ty sẽ gửi cho ngân hàng mở L/C để đợc thanh
toán thông qua ngân hàng đại diện của mình. Sau một thời gian, thờng là từ 10 đến 15 ngày,
ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho Công ty với nội dung đã thanh toán tiền (đối với L/C trả ngay)
hoặc đã nhận giấy chấp nhận thanh toán trả tiền (đối với L/C trả chậm). Đến thời hạn trả tiền
ngân hàng sẽ thông báo đã đợc thanh toán.
Đối với những hợp đồng thanh toán bằng phơng thức chuyển tiền, thờng là đối với các đối tác làm ăn uy tín lâu dài và có quan hệ mật thiết với Công ty, thì Công ty sẽ chuyển bộ chứng
từ bằng th đảm bảo cho đối tác của mình. Khi ngời nhập khẩu chuyển tiền đến thanh toán đến, thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho Công ty.
5.2 Giải quyết giải quyết khiếu nại, tranh chấp (nếu có)
Trong thực hiện hợp đồng, Tổng công ty cũng không tránh khỏi bị bên đối tác khiếu nại,
phàn nàn. Trong các phàn nàn của các nhà nhập khẩu thì chủ yếu là liên quan đến thực hiện
khoản chất lợng và tỷ lệ hao hụt hàng hoá (do hàng dễ vỡ). Và cách giải quyết của Công ty là giảm tiền với hàng kém chất lợng và chịu 50% số hàng bị vỡ.
Ví dụ năm 2003 Công ty có một lô hàng tợng thú xuất sang Nhật vơí số lợng là hai container và giá là 10.500 USD tại hợp đồng số 206/2003/05 với độ hao hụt sản phẩm là
3%. Khi đến tay bên nhận hàng thì mức hao hụt lên tới 7% và bên nhận hàng yêu cầu
Công ty chịu toàn bộ số hàng bị hao hụt. Công ty đã thoả thuận lại với bên nhập và chấp
nhận mức 50% với điều kiện có giấy chứng nhận và biên bản giám định của cơ quan có thẩm quyền tại Nhật.