Nguyên tắc chung: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúng phương pháp và nguyên tắc. Công việc ghi sổ trãi qua các giai đoạn sau:
Mở sổ ( ghi chữ T ) là việc ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản kế toán, sổ chi tiết được thực hiện vào đầu kỳ.
Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc vào các tài khoản trong sổ kế toán. Nếu chứng từ nào có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự lưu chuyển theo trình tự của nó.
Khi ghi dùng mực tốt, không ghi đè, ghi chồng, ghi xen kẽ, không lấy giấy dán đè lên, các dòng trống phải gạch chéo, khi ghi sai phải có phương pháp sửa sai theo kế toán, các chứng từ sai nếu đã vào sổ kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế.
Khóa sổ: ( vào cuôắ kỳ ) là tắnh số dư của các tài khoản vào cuôắ kỳ. Cấm khóa sổ trước thời hạn để lập báo cáo, cấm lập báo cáo trước khi khóa sổ. Đôắ với quỹ tiền mặt phải khóa sổ, tắnh số dư và đôắ chiếu hàng ngày.
Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện và liên tục, chắnh xác có hệ thống tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ, hiện vật và thời gian lao động và phải đảm bảo cung cấp đúng đắn kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán , phải tiện cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chắnh đồng thời phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lắp và phức tạp.