Khi phát sinh nghiệp vụ nhập mua NVL, kế toán NVL căn cứ vào các chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, Tờ khai nhập khẩu (nếu có), PNK để tiến hành hạch toán lên phần mềm kế toán. Với các nghiệp vụ mua NVL chưa thanh toán cho nhà cung cấp, Kế toán thanh toán theo dõi các khoản này trên Sổ chi tiết TK 331 (phần mềm tự động cập nhật tài khoản đối ứng theo trường dữ liệu kế toán lựa chọn khi nhập liệu).
Dữ liệu trên chứng từ gốc do kế toán nhập vào máy tính được phần mềm kế toán tự động cập nhật lên Sổ chi tiết TK 152, Sổ nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt (nếu có). Sau đó, dữ liệu này được chuyển đến Sổ cái TK 152 và Bảng cân đối số phát sinh. Từ đây, dữ liệu này được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính định kỳ có liên quan.
Ví dụ 8: Nghiệp vụ nhập mua dầu Shell theo hóa đơn số 0013521,
0013522 của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Mesa (Biểu 2.2, trang 18 và biểu 2.3, trang 19) theo điều khoản đi kèm của Bảng báo giá (biểu 2.1, trang 17) thì công ty sẽ phải thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn và hàng.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0013521 và PNK 198, kế toán NVL thực hiện nhập dữ liệu về giá mua dầu Shell.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0013522, kế toán NVL nhập liệu cước vận chuyển dầu Shell.
Cụ thể, nghiệp vụ nhập kho dầu Shell này được định khoản như sau: a. Giá mua dầu Shell
Nợ TK 1523: 30.200.500 Nợ TK 133: 3.020.050 Có TK 331 - Me: 33.220.550 b. Cước phí vận chuyển Nợ TK 1523: 756.000 Nợ TK 133: 75.600 Có TK 331 - Me: 831.600
Các dữ liệu sau khi được nhập vào phần mềm sẽ tự động cập nhập vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được dùng để theo dõi tình hình công nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp. Các nhà cung cấp hợp tác thường xuyên như Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Mesa được mở một sổ chi tiết riêng trong khi các nhà cung cấp nhỏ lẻ thì được theo dõi chung.