a. Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu
Quy trình nhập kho nguyên vệt liệu tại công ty được thực hiện dưới sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban có liên quan. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong quy trình nhập kho NVL như sau:
Bộ phận mua hàng, phòng Logistics: Dựa trên các lệnh đặt hàng sản
xuất của phòng bán hàng, cũng như các đơn hàng đã được Giám đốc sản xuất ký xác nhận để tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Căn cứ vào định mức NVL do bộ phận Định mức xác lập cho từng đơn đặt hàng và đã được các cấp quản lý cũng như khách hàng thông qua, bộ phận mua hàng xác định số lượng, chủng loại NVL cần mua và liên lạc với các nhà cung cấp. Nếu mua hàng nhập khẩu, bộ phận mua hàng lập đơn hàng gửi cho phòng Xuất nhập khẩu xét duyệt. Sau đó, đơn hàng được gửi cho nhà cung cấp, hai bên ký kết hợp đồng mua hàng.
Bộ phận mua hàng và phòng Xuất nhập khẩu tiếp tục theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng cho đến khi hoàn tất. Khi nhận được hóa đơn do nhà cung cấp gửi đến, cán bộ bộ phận mua hàng đối chiếu hóa đơn nhận được với đơn hàng, hợp đồng tương ứng và chuyển cho bộ phận Kế toán. Bộ phận XNK cũng tham gia kiểm tra hàng để xác nhận lại mức độ hoàn tất của công tác nhập khẩu hàng hóa.
Ban kiểm nghiệm: cán bộ phòng Logistics đại diện các bộ phận tiến hành kiểm nhận số lượng, quy cách, chất lượng của NVL so với các điều khoản trong hợp đồng, đơn đặt hàng và lập biên bản kiểm nghiệm NVL.
Phòng kế toán: kế toán nhận các chứng từ như hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, giấy báo giao nhận hàng, tiến hành đối chiếu thông tin trên các chứng từ với nhau, sau đó tiến hành lập phiếu nhập
kho. PNK được lập thành 3 liên, 1 liên kế toán giữ lại lưu tại bộ phận, 1 liên chuyển xuống bộ phận kho, liên còn lại trả lại cho người giao hàng.
Bộ phận kho, phòng Logistics: Tại đây, thủ kho nhận hàng, kiểm tra
PNK, kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng NVL và ghi số lượng hàng thực nhập. Thủ kho ký tên vào liên PNK và chuyển trả phòng kế toán đồng thời tiến hành ghi sổ nghiệp vụ nhập kho.
Các chứng từ được sử dụng trong trường hợp này bao gồm: hóa đơn GTGT, tờ khai nhập khẩu (nếu là mua hàng nhập khẩu), đơn đặt hàng, phiếu báo giao nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho.
Ví dụ 1: Tháng 6 năm 2012, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo
dưỡng máy móc hàng năm, bộ phận mua hàng ước tính cần mua 1.045 lít dầu Shell. Yêu cầu này đã được Giám đốc bộ phận sản xuất, trưởng phòng kỹ thuật thông qua. Bộ phận mua hàng liên lạc với nhà cung cấp là Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Mesa đề nghị báo giá. Ngày 12 tháng 6 năm 2012, công ty nhận được báo giá như Biểu 2.1 (trang 17).
Căn cứ vào báo giá này, bộ phận mua hàng lập đơn hàng gửi đến Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Mesa. Ngày 25/6/2012, hàng và hóa đơn được chuyển đến cho doanh nghiệp. Hóa đơn giá trị gia tăng đính kèm gồm hóa đơn như biểu 2.2 (trang 18) và biểu 2.3 (trang 19).
Theo đó, ban kiểm nghiệm kiểm nhận hàng hóa về số lượng, quy cách, phẩm chất, đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng (nếu có) và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Biểu 2.4 (trang 20).
Căn cứ vào Biên bản kiệm nghiệm vật tư, Hóa đơn GTGT, kế toán NVL lập phiếu nhập kho như biểu 2.5 (trang 21).
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 Kế toán NVL lưu tại phòng kế toán. 2 liên còn lại được chuyển cho thủ kho, kiểm tra, ghi số lượng thực nhập, ký tên và giữ lại 1 liên để ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán. Liên 3 trả người giao hàng để làm căn cứ tiến hành thủ tục thanh toán.
Sau khi nhận lại PNK từ thủ kho, kế toán NVL kiểm tra các dữ liệu trên PNK, nhập liệu và phần mềm và lưu trữ phiếu nhập kho theo quy định của phòng Kế toán. Hàng tuần, các phiếu nhập kho được kế toán NVL tập hợp và chuyển tới Kế toán trưởng để ký xác nhận PNK.
Nhập kho NVL xuất dùng không hết
Định kỳ cuối mỗi tháng, các phân xưởng sản xuất sẽ kiểm kê và báo cáo lại số nguyên vật liệu chưa sử dụng hết cũng như hiện trạng và chất lượng của chúng. Những loại nguyên vật liệu không dùng hết và không có kế hoạch sử dụng ở kỳ sau được nhập lại kho, nhân viên phụ trách phân xưởng sử dụng lập Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ. Kế toán NVL tiến hành lập PNK cho các loại nguyên vật liệu này với đơn giá nhập là đơn giá đã xuất trước đó.
Người giao hàng Ban kiểm nghiệm Kế toán vật tư KT trưởng Thủ kho NV Bảo quản, KT tổng hợp
(Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK&TM PPL)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ lập và luân chuyển phiếu nhập kho NVL
b. Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL, các loại NVL chủ yếu được sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 45% giá vốn hàng bán. Để đảm bảo các chi phí nguyên vật liệu được ghi nhận đúng, đủ và kịp thời tương ứng với việc thực hiện các đơn hàng, các nghiệp vụ xuất kho cần được ghi chép cẩn thận và tiến hành theo một trình tự nhất định.
Bộ phận sản xuất: căn cứ vào kế hoạch sản xuất được phân định, định mức nguyên vật liệu tương ứng cho mỗi đơn hàng và tình hình sản xuất thực tế, quản lý phân xưởng sẽ lập Phiếu đề nghị xuất vật tư. Phiếu này được trình lên Giám đốc bộ phận sản xuất để xin phê duyệt.
Bộ phận quản lý kho, phòng Logistics: Khi nhận được Phiếu đề nghị
xuất vật tư đã phê duyệt, bộ phận quản lý kho xem xét các tài liệu liên quan để kiểm tra tính hợp lý của yêu cầu xuất dùng nguyên vật liệu. Đồng thời, bộ phận kho kiểm tra tình trạng tồn kho của loại vật liệu đó. Nếu nhu cầu vật tư là hợp lý và lượng NVL trong kho đủ đáp ứng nhu cầu, cán bộ vật tư yêu cầu Kế toán NVL lập Phiếu xuất kho. Sau đó,
Đề nghị nhập Lập BB kiểm nghiệm Lập PNK Ký PNK Kiểm nhận hàng Ghi sổ
thủ kho căn cứ vào PXK, tiến hành xuất các loại NVL theo yêu cầu, ghi số thực xuất và ghi thẻ kho.
Phòng Kế toán tài chính: Kế toán NVL lập PXK thành 3 liên giao cho người nhận mang xuống kho để lĩnh vật liệu. Liên 1 được lưu tại phòng Kế toán; Liên 2 được chuyển lại cho kế toán để ghi sổ kế toán sau khi thủ kho ghi thẻ kho; Liên 3 giao cho người nhận NVL giữ.
Ví dụ 2: Ngày 28 tháng 6 năm 2012, các xưởng sản xuất A, T, G cần sử
dụng dầu Shell để thay dầu động cơ dây chuyền. Quản lý các phân xưởng lập Phiếu đề nghị xuất vật tư, chuyển lên Giám đốc bộ phận sản xuất ký duyệt.
Biểu 2.9: Phiếu đề nghị xuất vật tư - dầu Shell PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Ông Nguyễn Đình Lợi - Giám đốc sản xuất, Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại PPL
Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tuấn - Quản lý phân xưởng A
Theo kế hoạch sản xuất và bảo dưỡng máy móc, chúng tôi cần sử dụng lượng vật tư như sau:
STT Tên vật tư Đơn vị
tính Số lượng vật tư
Mục đích sử dụng
1. Dầu Shell Lít 350
Thay dầu cho hệ thống 14 chuyền may
Vậy tôi lập Phiếu đề nghị này đề nghị ông duyệt xuất để đảm bảo tiến độ hoạt động. Ngày 28 tháng 6 năm 2012 Người đề nghị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK& TM PPL)
Giám đốc sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo dưỡng máy móc, định mức kỹ thuật và sự tư vấn của phòng Kỹ thuật cũng như tình
trạng tồn kho của dầu Shell, để đề nghị kế toán NVL lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập trong trường hợp này như biểu 2.7 (trang 23).
Trên phiếu xuất kho, kế toán NVL ghi số lượng xuất, đơn giá và thành tiền. Phiếu xuất kho sau khi lập được giao cho người nhận vật tư mang xuống kho. Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho, sau đó xuất NVL, ghi số lượng thực tế đã xuất và ký phiếu. Liên 2 được thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho rồi cuối mỗi tuần chuyển chúng trở lại cho kế toán NVL. Liên 3 được giao cho người nhận NVL (người có nhu cầu sử dụng).
(Nguồn: Phòng Logistics Công ty TNHH XNK& TM PPL)
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ lập và luân chuyển Phiếu xuất kho NVL
PX có nhu cầu Giám đốc SX Lập phiếu đề nghị xuất Duyệt phiếu đề nghị xuất Lập PXK Xuất kho Ghi sổ NV xuất NVL Bảo quản , lưu trữ Kế toán NVL Thủ kho KT tổng hợp