Hạch toán chi tiết tiền lương.
Hạch toán số lượng lao động.
Việc hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ Danh sách lao động của doanh nghiệp.
Căn cứ để ghi sổ này là các Hợp đồng lao động.
Phòng kế toán phải ghi chép kịp thời, đầy đủ vào sổ Danh sách lao động của doanh nghiệp đến từng bộ phận , phòng ban.
Hạch toán thời gian lao động.
Chứng từ:
• Bảng chấm công.
• Bảng chấm công làm thêm giờ.
• Phiếu nghỉ hưởng BHXH.
Nội dung:
Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế, nghỉ việc của từng người lao động ở từng bộ phận, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công được lập hàng tháng để theo dõi từng ngày trong tháng
của từng cá nhân, từng bộ phận. Tổ trưởng hoặc người được ủy quyền ghi hàng ngày theo quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian thực tế làm việc( số ngày công), số ngày nghỉ để tính lương, thưởng và tổng hợp thời
gian lao động của từng người lao động trong từng bộ phận. Bảng chấm công được treo công khai để mọi người theo dõi và kiểm tra.
Phiếu làm thêm giờ hoặc phiếu làm thêm được hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm việc.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp như : Nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ tai nạn lao động… trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương, cuối tháng kế toán sẽ tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và toàn đơnvị .
Trình tự hạch toán:
Cuối tháng các chứng từ hạch toán về thời gian lao động được chuyển về phòng kế toán để tính lương.
Phòng kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, cuối tháng lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
Mục đích dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả gồm lương chính, phụ cấp, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
Trích bảng chấm công cửa hàng số 1 – khu tập thể địa chất thị trấn Như Quỳnh, Văn Lâm, Hưng Yên tháng 3/2014.
CÔNG TY TNHH TM HOÀNG HẰNG BẢNG CHẤM CÔNG Mẫu số 01a – LĐTL BỘ PHẬN : CỬA HÀNG tháng 3/ 2014 ( QĐ 48/2006/QĐ – BTC ) ĐVT: 1000đ
STT Họ tên CV Số ngày làm việc trong tháng Số
ngày làm việc Số ngày nghỉ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Bình x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 2 Tuyết TT x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 26 3 Quân BH - x x x x x x x - x x x x x x x x x x x x x x x x x 24 2 4 Huy BH x x x - x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 25 1 5 Minh BH x x x x x x x x x - x x - x x x x x x x x x x x x x 24 2
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
Bảng 2.1 bảng chấm công
Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động.
Đơn Vị: Công Ty HOÀNG HẰNG Bảng Thanh Toán Tiền Lương Mẫu số: 02- LĐTL
Bộ Phận: cửa hàng Tháng 3 năm 2014 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2.2 : bảng thanh toán tiền lương
TT Họ và
Tên Mứclương
Lương TG Phụ cấp ăn trưa
Tổng số Tạm ứng
Các khoản khấu trừ vào lương Còn lĩnh
Ký nhận SC ST BHXH (8%) BHYT (1,5%) BHTN (1%) Cộng 1 Bình 4.000.000 26 4.000.000 520.000 4.520.000 - 320.000 60.000 40.000 420.000 4.100.000 2 Tuyết 3.500.000 26 3.500.000 520.000 4.020.000 - 280.000 52.500 35.000 367500 3.652.500 3 Quân 3.500.000 24 3.230.769 480.000 3.710.769 1.000.000 258.462 48.462 339.231 2.371.538 4 Huy 3.500.000 25 3.365.384 500.000 3.865.384 500.000 269.231 50.481 33.654 353.365 3.012.019 5 Minh 3.500.000 24 3.230.769 480.000 3.710.769 - 258.462 48.462 32.308 339.231 3.371.538 Tổng Cộng 17.326.922 2.500.000 19.826.922 1.500.000 1.386.154 259.904 173.269.22 1.819.237 16.507.685
Trong đó:
Nhân viên Quân
- Lương thời gian = 3.500.000 *24 /26 = 3.230.769 - Bảo hiểm xã hội phải trả = 3.230.769 * 8% =258.462 - Bảo hiểm y tế = 3.230.769 * 1,5% =48.462 - Bảo hiểm thất nghiệp = 3.230.769 * 1% =32.308
Cột tổng số tiền được tính = số tiền cột lương thời gian + cột phụ cấp ăn trưa.
Cột còn lĩnh = lương thời gian + phụ cấp – tạm ứng – các khoản khấu trừ vào lương.
Các nhân viên khác được tính tương tự.
Bảng 2.3 bảng thanh toán lương toàn công ty
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY
Tháng 3/ 2014
STT Tiền lương và thu nhập nhận được Tạm ứng Các khoản phải nộp Tổng nhận Bộ phận Lương thực tế Phụ cấp Khoản khác Tổng BHXH (8%) BHYT (1.5%) BHTN (1%) Tổng cộng 1 Cửa hàng 1 17.326.922 2.500.000 - 19.826.922 1.500.000 1.386.154 259.904 173.269.22 1.819.237 16.507.685 2 ... Tổng
Cuối tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương.
Đơn Vị: Công Ty Hoàng Hằng Bảng Phân Bổ Tiền lương Và Trích Theo Lương Mẫu số: 11 - LĐTL Bộ phận: Cửa hàng Tháng 03 năm 2014 Nợ:………… Có:………… Đơn vị :VNĐ GhicóT k
TK 334- Phải trả CNV TK 338- Phải trả, Phải nộp khác Tổng cộng
Lương Phụ cấp Khác Cộng BHXH BHYT KPCĐ BHTN Cộng có TK 338 TK 6421 17.326.922 2.500.000 - 19.826.922 3.118.846 519.808 346.538 173.269 4.158.462 23.985.344 TK334 - - - - 1.386.154 259.904 173.269 1.819.237 1.819.237 TK338 - - - - - - - Cộng 5.977.659 2.500.000 - 19.826.922 4.505.000 779.712 346.538 346.538 5.977.659 25.804.581
Trong đó cột ghi có TK 338
- TK đối ứng 6421 là các khoản trích theo lương được tính vào chi phí của doanh nghiệp với mức trích BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2% trên lương.
- TK đối ứng 334 là các khoản trích theo lương tính vào thu nhập của người lao động với mức trích BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%, trên lương.
SỔ CHI TIẾT TK 334 Tháng 3/2014
Đối tượng : nhân viên cửa hàng số 1
Đvt : đồng Chứng từ Diến giải Tk đối
ứng
Số phát sinh Số dư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SH NT Nợ Có Nợ Có
1. Số dư đầu tháng 6.540.345
2. Số phát sinh
31/03 Tiền lương phải trả trong tháng
-Tiền lương CNV bán hàng 6421 19.826.922 Tạm ứng lương 111 1.500.000
Khấu trừ vào lương khoản BHXH,
BHYT, BHTN 338 1.819.237 Thanh toán lương cho CNV 111 16.507.685
Cộng phát sinh 19.826.922 19.826.922
Tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương.
- TK sử dụng : TK 334 Phải trả người lao động. - Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ.
Trình tự:
Lập chứng từ ghi sổ
Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Vào sổ cái TK 334.
Sau khi các phòng ban gửi các chứng từ liên quan đến tiền lương, phòng kế toán có trách nhiệm tính ra tổng số tiền lương phải trả trong tháng.
Dựa vào bảng thanh toán lương, kế toán định khoản như sau: 1. Tiền lương phải trả ghi
Nợ TK 6421 : 17.326.922 Có TK 334 : 17.326.922 2. Tiền ăn trưa phải trả ghi:
Nợ TK 6421 : 2.500.000 Có TK 334 : 2.500.000 3. Tiền tạm ứng trừ vào lương
Nợ TK 334 : 1.500.000 Có TK 111 : 1.500.000 4. Các khoản trích theo lương
Nợ TK 6421 : 4.158.462 Có TK 338 : 4.158.462 5. Khấu trừ vào lương
Nợ TK 334 :1.819.237 Có TK 338 : 1.819.237 Ta có sơ đồ hạch toán như sau
Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương
Ghi chú Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
- Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Phiếu chi…. Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334,TK 338 Sổ ĐK chứng từ ghi sổ Bảng Cân Đối Số PS Báo cáo TC
Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với công nhân viên
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Từ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cùng các chứng từ gốc khác ta lập một số chứng từ ghi sổ . Và từ các chứng từ ghi sổ này ta ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Bảng2.5 chứng từ ghi sổ số 01 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Ngày 31 tháng 3 năm 2014 Đơn Vị: VNĐ Trích yếu Số hiệuTK Nợ Có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiền lương phải trả nhân viên bán
hàng cửa hàng số 1 6421 334 19.826.922
Tổng Cộng x x 19.826.922
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Lập chứng từ ghi sổ tiền tạm ứng lương của người lao động Bảng 2.6 chứng từ ghi sổ số 02 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02 Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Đơn Vị: VNĐ
Trích yếu Số hiệuTK Số tiền
Nợ Có
Tạm ứng tiền lương cho CNV 334 111 1.500.000
Cộng x x 1.500.000
Kèm theo 02 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Bảng 2.7 chứng từ ghi sổ số 03 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 03 Ngày 31 tháng03 năm 2014 Đơn Vị:VNĐ Số hiệuTK Số tiền Nợ Có Trích BHXH, BHYT, KPCĐ , BHTN - Tính vào chi phí bán hàng 6421 4.158. 462
- Khấu trừ vào lương CNV
334 1.819.237
338
Tổng Cộng x x 5.977.699
Kèm theo 02 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Khi thanh toán lương cho người lao động, dựa vào bảng thanh toán tiền lương ta lập chứng từ ghi sổ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 04
Ngày 31 Tháng 03 Năm 2014
Đơn Vị: VNĐ
Trích Yếu Số hiệu TK Số Tiền
Nợ Có
Thanh toán lương tháng cho CNV 334 111 16.507.685
Cộng x x 16.507.685
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ trên ta vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Bảng 2.9 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Đơn Vị: VNĐ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày, tháng Số Ngày, tháng 01 31/03 19.826.922 02 31/03 1.500.000 03 31/03 5.977.699 04 31/03 16.507.685 Tổng 43.812.306
Từ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán sẽ ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Sổ Cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên Sổ cái
dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập Báo cáo tài chính. Sổ Cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Bảng 2.10 sổ cái TK 334
SỔ CÁI
TK 334- Phải trả công nhân viên
Đơn Vị: VNĐ Chứng từ ghi sổ Diễn Giải TK
đối
Số Tiền
Số NgàyTháng Nợ Có
Số dư đầu tháng -
Số phát sinh trong tháng 01 31/03 Tiền lương phải trả trong
tháng
-Tiền lương CNV bán hàng 6421 19.826.922 02 31/03 Tạm ứng lương 111 1.500.000
03 31/03 Khấu trừ vào lương khoản
BHXH, BHYT, BHTN 338 1.819.237 04 31/03 Thanh toán lương cho CNV 111 16.507.685
Cộng phát sinh tháng 19.826.922 19.826.922
Số dư cuối tháng -
Từ Bảng thanh toán tiền lương ta có thể biết được số tiền mà CNV đã tạm ứng kỳ . CNV muốn tạm ứng tiền phải viết Giấy Đề Nghị Tạm ứng
Đơn vị: Công Ty Hoàng Hằng Mẫu Số: 03-TT
Địa chỉ: cửa hàng số 1 Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Giấy Đề Nghị Tạm ứng
Ngày 15 tháng 3 năm 2014
Số : 19 Kính gửi………..Giám Đốc công ty ………
Tên tôi là:………Nguyễn văn Quân………. Địa chỉ: ……….cửa hàng số 1……… Đề nghị cho tạm ứng số tiền: ………1.000.000 đồng……… (viết bằng chữ) : ……….một triệu đồng chẵn……….. Lý do tạm ứng: ……… tạm ứng lương tháng 3………. Thời hạn thanh toán: .Ngày 31 tháng 3 năm 2014………. Người đề nghị Kế toán Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy này do người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị(người xét duyệt tạm ứng). Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số tiền xin tạm ứng, lý do tạm ứng và thời hạn thanh toán.
Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ
Đơn Vị: Công Ty Hoàng Hằng Mẫu Số 02- TT
Địa Chỉ: cửa hàng số 1 Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 15 Tháng3 Năm 2014
Nợ……….. Có………
Họ, tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Quân. Địa chỉ : Cửa hàng số 1.
Lý do chi : Tạm ứng lương tháng 3 năm 2014 Số tiền : 1.000.000
( Viết bằng chữ ) : Một triệu đồng chẵn. Kèm theo :01 chứng từ gốc.
Giám đốc Kế Toán Trưởng Thủ Quỹ NgườiNhậ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ): Một triệu đồng chẵn.
Ngày 15 Tháng 3 Năm 2014
Đơn Vị: Công Ty Hoàng Hằng TẠM ỨNG LƯƠNG KỲ I Tháng 3 năm 2014 STT Họ Và Tên Bậc Lương Số Tiền Tạm ứng KỳI KýNhận 1 Cửa hàng số 1 1.500.000 2 ……… Tổng Cộng
Kế Toán bộ phận Phụ Trách Kế Toán Giám Đốc Công Ty ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sau khi lập bảng thanh toán tạm ứng này kế toán sẽ tổng hợp các số liệu của từng bộ phận để lập bảng thanh toán tạm ứng cho toàn công ty.
Mục đích: Bảng thanh toán tạm ứng này là để lấy căn cứ số liệu để lập phiếu chi và sau này khi trả lương sẽ lấy số tạm ứng vào bảng thanh toán tiền lương và khi trả lương sẽ trừ đi khoản tạm ứng đã chi.