Chi phí phùăh p là cácăchiăphíăđ uăt ăđ đ m b o r ng các s n ph măđ c s n
xu t ra ho c các d ch v đ c cung ng phù h p v i m căđíchăyêuăc u c a khách
hàng. Bao g m chi phí phòng ng a và chi phí ki m tra, đánhăgiá:
- Chi phí phòng ng a: Là t t c cácă chiă phíă liênă quană đ n các ho tă đ ng phòng ng a l i c a các s n ph m và d ch v . Nh ng chi phí này g n li n v i vi c thi t k , th c hi n và duy trì h ăth ng qu n lý ch t l ng t ng h p. Chiăphíăphòngăng aăbaoăg mătrongănh ngăcôngăvi căphòngăng aănh ăsau:
o Nh ng yêu c u đ i v i s n ph m: xác đnh các yêu c u và s p x p thành đ c thù cho các v t li u nh p v , các quá trình s n xu t, các s n ph m trung gian, các s n ph m hoàn chnh.
o Ho ch đnh ch t l ng:ăđ t ra nh ng k ho ch v ch t l ng, v đ tin c y, v n hành s n xu t và giám sát, ki m tra và các k ho ch đ c bi t khác c n thi t đ đ t t i m c tiêu ch t l ng. Chi phí sai h ngăbênăngoài Chi phí sai h ngăbênătrong Chi phí ki mă tra, đánhăgiá Chi phí phòng ng a Chi phí không phùăh p Tínhăch t,ă m căđích Chi phí phù h p
o B o đ m ch t l ng: thi t l p và duy trì h th ng ch t l ng t đ uăđ năcu i.
o Thi t b ki m tra: thi t k , tri n khai và mua s m thi t b dùng trong công tác ki m tra.
o ào t o, so n th o và chu n b các ch ng trình đào t o cho
ng i thao tác, giám sát viên, nhân viên và cán b qu n lý.
o Công vi c khác: v n th , chào hàng, cung ng, chuyên ch , thông
tin liên l c và các ho t đ ng qu n lý v n phòng có liên quan đ n ch t l ng.
Vi căki măsoátăchiăphíăphòngăng aăgiúpăs ăgiúpăchoădoanhănghi păgi măthi uă nh ngă saiă h ngă s nă ph mă trongă quáă trìnhă s nă xu t.ă T ă đóă doanhă nghi pă cóă th ă gi măđ cănh ngăchiăphíăsaiăh ngătrongăquáătrìnhăs năxu tăc ngănh ănh ngăchiă phíătrongăquáătrìnhătiêuăth ăs năph mă(b oăhành,ăgi măgiáădoăs năph măkémăch tă l ng…).ăBênăc nhăki măsoátăchiăphíăphòngăng aăc ngăcóăth ăgi măđ căcácăchiă phíăki mătraăch tăl ngătrongădâyăchuy năs năxu t.
Tuy nhiên vi c chi cho các chi phí phòng ng a ph i phù h p v i tình hình c a
doanh nghi p. Vì v yăhàngăn mădoanhănghi p ph i l p k ho ch chi tiêu cho vi c
phòng ng a sai h ng s n ph m này. Doanh nghi p c n ph i l p b ng theo dõi chi
phí phòng ng aăhàngăthángăđ t đóăcóăth đánhăgiáăđ c vi c th c hi n so v i k
ho ch. M t khác doanh nghi p c n tính toán t tr ng chi phí này v i t ng chi phí ch tăl ngăđ xem xét vi căchiătiêuăchoăchiăphíănàyăđưăphùăh păch aăvàăcóăc năđi u ch nh l i hay không,ă đ ng th iă c ngă đ xemă khuynhă h ng chi tiêu chi phí này trong doanh nghi pănh ăth nào. N u t tr ngăchiăphíănàyăt ngătheoăhàngăn măthìă
doanh nghi păđưăh p lý trong chi tiêu cho chi phí ch tăl ng.
- Chi phí ki mătra,ăđánhăgiá: Chi phí ki m tra, đánhăgiáălàăt t c các chi phí
ph c v cho vi căđoăvàăđánhăgiáăch tăl ng c a các s n ph m và d ch v đ
đ m b o s phù h p. Chi phí ki mătra,ăđánhăgiáăbao g m trong nh ng công vi c c a ki mătra,ăđánhăgiáănh ăsau:ă
o Ki m tra và th tính n ng các v t li u nh p v , quá trình chu n b s n xu t, các s n ph m lo t đ u, các quá trình v n hành, các s n ph m trung gian và các s n ph m cu i cùng, bao g m c vi c đánh giá đ c tính s n ph m so v i các đ c thù k thu t đã th a thu n, k c vi c ki m tra l i.
o Th m tra ch t l ng : ki m nghi m h th ng ch t l ng xem có v n
hành nh ý mu n không.
o Thi t b ki m tra : ki m đ nh và b o d ng các thi t b dùng trong ho tăđ ngăki mătra.
o Phân lo i ng i bán : nh n đ nh và đánh giá các c s cung ng.
Nh ăv y chi phí ki mătraăvàăđánhăgiáăkhôngăt o ra giá tr giaăt ngătrongăs n
ph m vì chúng ta ch ki mătraăvàăđánhăgiáănh ng công vi căđưăxong. N u phát hi n
sai h ng thì s vi căđưăx y ra và s a ch a thì t n thêm chi phí.
Vì v y doanh nghi p c n l p b ng theo dõi chi phí th măđnh theo hàng tháng.
T đóăđánhăgiáăvi c th c hi năchiătiêuăchiăphíănàyănh ăth nào. N u vi c chi tiêu
cho công tác này ti t ki măh năsoăv i k ho ch là t t. ng th i doanh nghi păc ngă
so sánh t tr ng chi phí này so v i t ng chi phí ch tăl ngăđ xemăkhuynhăh ng chi
tiêu cho chi phí này trong doanh nghi pănh ăth nào. N u t tr ng này gi m qua các
n măthìăvi c chi tiêu c a doanh nghi păđưăh p lí cho chi phí ch tăl ng.
1.3.2.2. Chi phí không phù h p
Chi phí không phù h p là các chi phí c a các s n ph măđưăs n xu t ra ho c các
d ch v đưăđ c cung ng không phù h p v i yêu c u c a khách hàng. Bao g m chi
phí sai h ng bên trong và chi phí sai h ng bên ngoài:
- Chi phí sai h ng bên trong: Là nh ngăchiăphíăphátăsinhătr c khi s n ph m đ nătayăng i tiêu dùng. Bao g m:
o Lãng phí:
Ti n hành nh ng công vi c không c n thi t, do nh m l n, t ă ch c kém, ch n v t li u sai,…
các nhà máy, xí nghi p, s lãng phí trong các ho tă đ ng th ng ngàyăth ng b b quaăhayăítăđ căquanătâmăđúngăm cănênăth ng khó
tránh kh i. Nh ng lo i lãng phí ph bi năth ng g p:
i. Lãng phí do s n xu t th a: Lãng phí do s n xu t th a phát sinh khi hàngăhóaăđ c s n xu tăv t quá nhu c u c a th tr ng khi n cho
l ng t n kho nhi u t đóăs c n kho l năđ b o qu n, tình tr ng t n
kho dài ngày d năđ n nguyăc ăl i th i cao, hao h t nguyên v t li u, s a ch a làm m i l i s n ph m xu ng c p, phát sinh thêm nh ng công vi c gi y t .
S n xu tătr c th i h năgiaoăhàngăđư ký k t H păđ ng c ngăsinhălưngă
phí ki u này. H u qu là t n ti n tr công cho nh ng công vi c không
c n thi t,ăt ngăl ng t năkho,ăt ngăkh iăl ng công vi căvàăt ngăthêmă
nhi uănguyăc ăkhác.
ii. Lãng phí th iăgian:ăng iătaăth ng chia làm 2 lo i ch m tr : Bình
th ng và b tăth ng.
Ch m tr bìnhăth ng: ch y u xu t hi n trong qui trình s n xu t và ít đ c chúăỦăđ n. Ví d th i gian ch đ i đ máy s n xu t xong m t côngăđo n.
Ch m tr b tăth ng : x yăraăđ t xu t và d nh n th y. Ví d th i gian
ch vì máy h ng ho c nguyên v t li u v n chuy n v ch m tr .
iii. Lãng phí khi v n chuy n: Trong th c t , s v n chuy n hay di chuy n m i th m t cách không c n thi t…ăc ngălàălưngăphíădoăv n chuy n.
iv. Lãng phí trong quá trình ch t o: Lãng phí trong quá trình ch t o n y sinh t ph ngăphápăch t oăvàăth ng t n t i trong quá trình ho c
trong vi c thi t k s n ph m và nó có th đ c xóa b ho c gi m thi u
b ng cách tái thi t k s n ph m, c i ti n qui trình. Ví d : Thông qua
thông tin và máy thu ngân t đ ngă dùngă đ x lý các giao d ch tài chính.
v. Lãng phí kho: Hàng t n kho quá m c s làm n y sinh các thi t h i sau: T ngăchiăphí l uăkho, hàng hóa b l i th i,ăkhóăkh nătrongăvi c
đ m b o an toàn trong phòng ch ng cháy n ,ăt ngăcácăchiăphíăb o v
qu n lý kho, chi phí b o qu n…
vi. Lưngăphíăđ ng tác: M i công vi c b ngătayăđ u có th chia ra thành nh ngăđ ngătácăc ăb năvàăcácăđ ng tác không c n thi t, không làm t ngăthêmăgiáătr cho s n ph m.
vii. Lãng phí do ch tăl ng s n ph m kém: S n xu t ra s n ph m ch t l ng kém, không s n xu tă theoă đúngă tiêuă chu nă đ ngă kỦă ho c b t bu c và các b ph n có khuy t t t là m t d ng lãng phí thông d ng khác.
Lãng phí do s sai sót c a s n ph m có th gây ra s ch m tr trong
vi c giaoăhàngăvàăđôiăkhiăch tăl ng s n ph m kém có th d năđ n tai
n n.
Ngoàiăraăc ngăcònănh ngălưngăphíăkhácănh :ăS d ng m t b ng không h p lý, th a nhân l c, s d ng phung phí nguyên v t li u...
o Ph ph m:
S n ph m có khuy t t t không th s a ch a, dùng ho c bán đ c.
o Gia công l i ho c s a ch a l i:
Các s n ph m có khuy t t t ho c các ch sai sót đ u c n ph i gia công ho c s a ch a l i đ đáp ng yêu c u.
o Ki m tra l i:
Các s n ph m sau khi đư s a ch a c ng c n thi t ph i ki m tra
l i đ ăđ m b o r ng không còn sai sót nào n a.
o Th ph m:
Là nh ng s n ph m còn dùng đ c nh ng không đ t qui cách và có th ăbán v i giá th p, thu c ch t l ng lo i hai.
o Phân tích sai h ng:
Là nh ng ho t đ ng c n có đ xác đnh nguyên nhân bên trong gây ra
sai h ng c a s n ph m.
Chi phí nàyăluônăt năt iă ăcác doanhănghi păs năxu t,ănóălàăs ăhaoăphíăvôăíchă ngu năl căc aădoanhănghi p. Vìăv yădoanhănghi păc n xâyăd ngăđ nhăm căchoăchiă phíănàyăvàăquaăcácăn măph iăgi m. ngăth iădoanhănghi păc năl păb ngătheoădõiă chiăphíănàyăhàngăthángăđ ăt đóăđánhăgiáăđ căth căt ăchiătiêuăc aăchiăphíănàyăvàă n uăti tăki măh năsoăv iăk ăho chălàăt t
- Chi phí sai h ng bên ngoài: Làăchiăphíăliênăquanăđ n các s n ph m b l i
đ c phát hi năsauăkhiăhàngăđưăđ c giao cho khách hàng. Bao g m:
o S a ch a s n ph m đư b tr l i ho c còn n m hi n tr ng.
o Các khi u n i b o hành nh ng s n ph m sai h ng đ c thay th
khi còn b o hành.
o Khi u n i: m i công vi c và chi phí do ph i x lý và ph c v các khi u n i c a khách hàng.
o Hàng b tr l i: chi phí đ x lý và đi u tra nghiên c u các s n
ph m b bác b ho c ph i thu v , bao g m c chi phí chuyên ch .
o Trách nhi m pháp lý: k t qu c a vi c ki n t ng v trách nhi m pháp lỦăđ i v i s n ph m và các yêu sách khác, có th bao g m c vi c thay đ ih păđ ng.
Chiăphíănàyăt ngăt ănh ăchiăphíăsaiăh ngăbênătrong.
Xét t ng th , chi phí phù h p bao g m c chi phí phòng ng aăvàăchiăphíăđánhă
giá duy trì m t m căđ t ngăđ i năđ nh k t khiăch ngătrìnhăc i ti n ch t l ngăđ c ti năhành.ăChiăphíăđánhăgiáăch t ngălênăt ngăđ i nhanh giaiăđo n đ u, càng v sau,ăchiăphíănàyăcàngăt ngăch m l i.
Chi phí sai h ng s t ngălênănhanhăkhiăho tăđ ng ki m nghi măđ c th c thi,
nh ngăchiăphíănàyăc ngăs gi m xu ngăđ uăđ năkhiăcôngătácăđàoăt oăđ c ti n hành
Vi c n m v ngăđ c b n ch t c a chi phí ch tăl ng có m tăỦăngh aătoăl năđ i
v i các nhà qu n tr ch tăl ng. Chi phí ch tăl ng v g c r v n là m t b ph n
c a chi phí s n ph măvàăđ c thu th p thông qua h th ng s sách k toán. B i v y,
c n có s ph i h p ch t ch gi a phòng ch tăl ng và phòng k toánăđ công tác
thu th p và báo cáo chi phí ch tăl ngăđ c hi u qu , chính xác và thu n ti n.