I. Một số vấn đề lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng.
2. Phong cách và đổi mới phong cách làm việc của ngời cán bộ lãnh đạo trong văn phòng.
trong văn phòng.
Phong cách làm việc đợc coi nh là một nhân tố quan trọng của quản lý trong đó không chỉ thể hiện là một khoa học và tổ chức quản lý mà còn thể hiện tài năng
và trí hớng của con ngời trong nghệ thuật chỉ huy của ngời lãnh đạo. Trong quá trình lãnh đạo tập thể khác nhau kết quả công việc phần lớn phụ thuộc vào phơng thức, phơng pháp và cách thức làm việc cần thiết để lãnh đạo đúng đắn. Nghệ thuật của ngời quản lý biểu hiện ở chỗ biết lựa chọn cho mình phơng thức và cách làm việc tối u. Phong cách làm việc tốt sẽ góp phần thực hiện hợp lý và có hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra và ngợc lại phong cách làm việc chậm chễ và không có khoa học sẽ không thực hiện đợc nhiệm vụ và các mục tiêu đó.
Hiện nay đội ngũ cán bộ, quản lý của chúng ta đang bị tha hoá biến chất, tạo kẽ hở dẫn đến làm thất thoát tiền của Nhà nớc, điển hình là vụ án Minh Phụng và Tân Trờng Sanh.
Trong sự nghiệp đổi mới hiện nay đòi hỏi chúng ta phải nhanh chóng sửa đổi lề lối làm việc, khắc phục những biểu hiện tiêu cực trong phong cách làm việc, thực hiện đầy đủ những yêu cầu của phong cách Lêninít trong bối cảnh hiện nay.
Vì vậy ngời cán bộ quản lý cần phải suy nghĩ trớc khi làm, lời nói đi đôi với việc làm, cần thống nhất giữa lý luận và thực tiễn “ Không có lý luận thì không có vận động cách mạng, lý luận không có thực tiễn là lý luận suông, thực hiện không có lý luận là thực tiễn mù”
Ngời cán bộ quản lý cần nắm vững lý luận và vận dụng đúng các quy luật khách quan nhất là các quy luật kinh tế. Hoạt động trong thời kỳ tiến lên Chủ nghĩa xã hội, đề ra những chủ trơng và giải pháp đúng đắn, gắn với thực tế chống t tởng chủ quan, quan liêu làm việc bất chấp quy luật.
Ngời cán bộ quản lý có nắm vững đợc quy luật thì mới đổi mới đợc t duy mới có cách nghĩ, có cách hiểu và làm việc đúng, tuy nhiên nắm lý luận không có nghĩa là xa rời thực tế , sáng tạo linh hoạt không có nghĩa là bất chấp quy luật, bất chấp nguyên tắc.
Quần chúng không chấp nhận những cán bộ quản lý nói nhiều làm ít lời nói không đi đôi với việc làm, nói một đờng làm một nẻo. Thói xấu đó chẳng những
làm cho các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nớc không biến thành hiện thực mà còn làm cho quần chúng mất lòng tin, nghi ngờ tính đúng đắn của bản thân một số nghị quyết của Đảng. Trong bối cảnh hiện nay, muốn lời nói đi đôi với việc làm ngời cán bộ quản lý cần phải:
- Vừa có đầu óc sáng tạo, vừa có đầu óc khoa học, vừa có đầu óc thực tế, tự suy nghĩ không dựa dẫm vào ngời khác, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm trớc mọi ngời khác.
- Tránh thói xa hoa tách rời thực tế, tham lam viển vông, đề ra quá nhiều việc không phù hợp với thực tế, khắc phục thói làm đâu bỏ đó, nói nhiều làm ít, nói chung chung, xa rời thực tế.
- Năng động, sáng tạo, dám nhìn thẳng vào sự thật, dũng cảm và cơng quyết thay đổi chủ trơng chính sách, biện pháp không phù hợp với thực tế, không có hiệu quả thiết thực.
Ngời cán bộ quản lý phải có phong cách làm việc tập thể, dân chủ, quyết đoán, dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao tính tập thể trong quản lý với tăng cờng trách nhiệm cá nhân. Trớc khi ra quyết định ngời cán bộ quản lý cần điều tra nghiên cứu , thu thập thông tin, nắm chắc bản chất tình hình và sự việc nh Hồ Chủ Tịch đã nói: “ Việc gì cũng phải điều tra rõ ràng, cẩn thận và phải làm đến nơi đến chốn. Có hiểu rõ bản chất thì đặt chính sách mới đúng.”
- Ngời cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc sâu sát thực tế, dựa vào quần chúng vì vậy đòi hỏi ngời cán bộ phải tăng cờng liên hệ với quần chúng cần có những quy chế yêu cầu cán bộ quản lý đi sâu sát quần chúng, lắng nghe ý kiến cấp dói và quần chúng, giải quyết kịp thời những công việc trớc mắt.
- Ngời cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc khiêm tốn, cởi mở, tiếp thu phê bình và tự phê bình. ngời cán bộ quản lý cần phải lắng nghe ý kiến của ngời khác sẵn sàng phê bình và tự phê bình. Trong tình hình hiện nay tự phê bình và phê bình là phơng pháp tốt nhất để đấu tranh chống
chủ nghĩa cá nhân, chủ nghĩa quan liêu cũng nh các lề thói tệ hại khác. Tự phê bình và phê bình là cơ sở đảm bảo cho quá trình đổi mới phong cách làm việc có ý nghĩa thiết thực.
- Ngời cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc cần cù tiết kiệm, tỷ mỉ trong chất lợng.
- Ngời cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với tinh linh hoạt mềm dẻo trong xử lý công việc.
Phong cách làm việc ngày nay đòi hỏi ngời quản lý phải nghiêm túc giữ vững nguyên tắc trong việc vận dụng đờng lối, quan điểm, chính sách của Đảng và áp dụng pháp luật, chế độ Nhà nớc, không nhân nhợng những vấn đề có tính nguyên tắc, những mềm yếu trong việc giữ vững pháp chế Xã hội chủ nghĩa, kỷ luật và kỷ cơng của Nhà nớc. Nhng cuộc sống luôn luôn phong phú, đa dạng, có nhiều tình huống phức tạp, có những tính cách cá nhân cụ thể rất tế nhị, có những tính nguyên tắc cứng rắn, phong cách làm việc đúng đắn là phải chú ý những đặc điểm riêng biệt trong những tình huống riêng biệt để xử lý tình hình một cách linh hoạt, mềm dẻo có lý có tình.
Hiện nay ttrong công tác cán bộ đòi hỏi phong cách làm việc kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với tính linh hoạt, mềm dẻo trong sử lý công việc. Công tác cán bộ đòi hỏi tính nhân hậu, khoan dung, tình thơng đối với cán bộ, đối với đồng chí, đối với đồng nghiệp kể cả đối với ngời có lỗi. Nó nâng cao tâm hồn, năng lực và phẩm chất của ngời cán bộ. Ngợc lại một phong cách làm việc thô bạo, thiếu tôn trọng nhân cách và phẩm giá con ngời chỉ hạ thấp tâm hồn , năng lực phẩm chất của ngời cán bộ.
II. Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng công ty 20.
Từ những lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng đã đợc trình bày ở phần trên. Để áp dụng vào thực tiễn ở Công ty 20. Tôi dựa vào một số vấn đề lý luận này để làm sáng tỏ công tác lãnh đạo điều hành văn phòng Công ty
20. Đặc biệt là những chứng kiến của tôi về vai trò và phong cách của các nhà quản trị văn phòng.
1.Thực trạng về vai trò và phong cách lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20.
Trong thời gian qua kể từ khi đất nớc ta chuển sang cơ chế thị trờng theo định hỡng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nớc, đội ngũ cán bộ quản trị văn phòng Công ty 20 đã không ngừng trởng thành và lớn mạnh về nhiều mặt, đã đợc rèn luyện và thử thách trong quá trình đổi mới.
Phải nói rằng đội ngũ cán bộ quản trị văn phòng Công ty 20 có phẩm chất và trình độ của một ngời cán bộ là làm tốt những nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, có đầy đủ tiêu chuẩn nh Bác Hồ đã thừng nói “ Cán bộ là gốc của mọi công việc”.
Hiện nay số trí thức trong công ty ngày càng đông ( Đợc đào tạo cơ bản tại các trờng đại học lớn ở trong và ngoài nớc ) phần lớn đã đợc bổ sung vào đội ngũ cán bộ quản lý chủ chốt trong Công ty. Một số không nhỏ đã có thành tích trong chiến đấu, sản xuất, hoạt động chính trị đã đợc đào tạo, bồi dỡng và trởng thành.
Nhiều cán bộ ở đây đã tự mình nỗ lực học tập, bồi dỡng nâng cao trình độ của mình về lý luận chính trị và nghiệp vụ, đã có ý thức tự chủ , năng động sáng tạo, đã trởng thành và thích nghi dầ với chế độ quản lý mới.
Đội ngũ cán bộ lãnh đạo điều hành đã biết chăn lo cho sự nghiệp chung của Công ty lối sống lành mạnh với mọi ngời nỗ lực phấn đấu vợt trở ngại khó khăn đáp ứng yêu cầu mới đặt ra nhằm làm tốt công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty.
Đội ngũ cán bộ lãnh đạo điều hành ở đây năng động, thích ứng nhanh với cơ chế mới.
Nhìn lại thời gian vừa qua đội ngũ cán bộ lãnh đạo điều hành trong Công tyđã đảm bảo đợc đờng lối đề ra của Bộ Quốc Phòng đi vào cuộc sống, mở ra bớc ngoặt trong quá trình chuyển nề kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao câpsang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo con đờng xã hội chủ nghĩa.
Bên cạnh đó phải nói rằng kiến thức trình độ hiểu biết lý luận và thực tế của một bộ phận cán bộ lãnh đạo điều hành cha đáp ứng đợc yêu cầu tình hình hiện nay. Phần lớn những cán bộ quản lý chỉ biết tiếng Nga đến nay khi tiếng Anh và máy tính trở lên thông dụng thì một số không theo kịp.
Theo số liệi điều tra về trình độ sử dụng máy vi tính và trình độ ngoại ngữ ( tiếng Anh) của khoảng 700 cán bộ lãnh đạo điều hành ở đâythì có 52% biết ngoại ngữ tiếng Anh từ trình độ A trở lên và 48,2% biết sử dụng máy vi tính. Nhng khi nghiên cứu mối quan hệ giữa trình độ tin học với độ tuổi thì thấy 70% cán bộ ở độ tuổi trên 45 không sử dụng đợc máy tính. Còn về trình độ ngoại ngữ tiếng Anh thì số cán bộ có trình độ C trở lên rất thấp ( nhng cũng có 12% biết tiếng Nga, 2,5% biết tiếng Trung, 2,5% biét tiếng Pháp ). Tuy vậy nhng trình độ tin học và tiếng Anh ở đây đã đợc đa vào sử dụng một cách triệt để nên ddã thu đợc kết quả cao.
Vì thế hiện nay Công ty phải có chơng trình đào tạo bồi dỡng them những cán bộ lãnh đạo, quản lý giỏi để lãnh đạo Công ty trong cơ ché thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa.
Về năng lực lãnh đạo quản lý điều hành: Đội ngũ quản lý điều hành văn phòng Công ty ngoài mặt mạnh vẫn còn tồn tại một số mặt yếu, thực tế cho thấy do họ cha đợc đào tạo, bồi dỡng các kiến thức nghiệp vụ về lãnh đạo quản lý một cách cơ bản. Khi học tập ở các trờng xã hội chủ nghĩa ngày xa thì họ đợc đào tạo trong chuyên ngành hẹp, thiếu cáhc nhìn bao quát toàn diện , cha có kinh nghiệm qua công tác cơ sở ở cấp dới nên không hiểu rõ cơ sở, cấp dới phải giải quyết các vấn đề cụ thể gì để thực thi có hiệu quả. Nhng một phần là do còn chịu ảnh hởng của cơ chế hành chính, quan liêu, bao cấp cũ nên các phơng pháp t duy thờng thụ động, xuôi chiều, nặng về trạng thái tĩnh, ít bao quát, thiếu đồng bộ. Khả năng thụ động, sáng tạo, ứng phó trớc tình huống nhằm tìm ra giải pháp sắc sảo, hả thi và tối u, nhằm tạo ra chất lợng hiệu quả cao trong lãnh đạo quản lý cha nhiều. Vì vậy cần tìm ra giải pháp nh xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt ỏ các cấp, các ngành, nhất là ngời đứng đầu, đủ tiêu chuẩn của nhà lãnh đạo điều hanh.
Chính những nguyên nhân kể trên, có thể nói là tình trạng chung không chỉ riêng ở nớc ta mà còn cả các công ty khácđã và đang thiếu những nhà lãnh đạo, quản lý giỏi.
2. Vai trò của nhà lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20
Qua nhận thức về mặt lý luận cộng với tình hình thực tế tại Công ty 20. TCHCBQP cho thấy công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng ở đây đwocj đánh giá là tốt. Công ty có bộ máy văn phòng tơng đối hoàn thiện hợp lý với cả cách thức bố trí công việc lẫn thuực hiện đợc chuyên giảm biên chế cả trong bộ máy văn phòng. Mọi hoạt động ở đây đều dợc diễn ra thuận lợi, móc xích giữa các phòng ban trong văn phòng. Vì thế công tác lãnh đạo điều hành ở đây càng thuận lợi hơn trong việc quản lý và phân bổ công việc cũng nh thu thập xử lý thông tin giữa các phòng với nhau.
Bên cạnh đó vai trò của ngời lãnh đạo điều hành ở ây rất quan trọng, nó là th- ớc đo đánh giá đợc mọi hạot động trong văn phòng Công ty. Vì ngời quản trị hành chính có điều hành tốt thì cỗ máy đó mới hoạt động tốt đợc.
Đội ngũ cán bộ quản trị HCVP ở đây năng độngvà có trình độ. Họ đã áp dụng những tính năng đó vào làm việc nên mọi hoạt động nói chung là diễn ra theo đúng lịch, ít có sự bê trễ ùn tác công việc trong văn phòng, nếu có sẽ đợc phân bổ giải quyết ngay. Cung cách làm việc ở đây không cứng nhắc rập khuôn nhng đợc thực hiện theo đúng quy địnhvà đungs chức vụ thẩm quyền. Thấy đợc cán bộ quản trị văn phòng có phong cách làm việc mềm dẻo, là ngời giao tiếp ứng xử tốt, có trình độ chuyên môn và đặc biệt là có đủ phẩm chất của ngời lãnh đạo điều hành .
Công tác lãnh đạo điều hành ở đây đóng một vị trí quan trọng trong mọi hoạt động của Công ty. Từ định hớng các kết quả sản xuất kinh doanh đến lập chơng trình của dự án, tham mu cho cấp trên, thu thập xử lý thông tin để báo cáo lên cấp trên. Họ còn là những thành viên trụ cột trong Công ty, lãnh đạo điều hành hoạt động trong Công ty , chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trong Công ty với cấp trên.
Ngời cán bộ quản trị văn phòng đã từng bớc thích nghi với điều kiện quản lý mới. Đã có lập trờng và quan điểm chínha trị vững vàng. Đã quán triệt và thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đảng và Nhà nớcvà các nghị quyết trên đã đi vào cuộc sống.
Ngời cán bộ quản trị văn phòng ở đây đã không ngừng rèn luyện, bồi dỡng về mọi mặt, đã phát huy đợc tính năng động sáng tạo , dám chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Phơng pháp và phong cách làm việc khoa học , dân chủ.
Về các nhân đã có ý thức tổ chức, kỷ luật, ý thức tiết kiệm, ý thức bảo vệ tài sản của cơ quan. Sống trung thực, giản dị, đoàn kết và giữ đợc mối uqn hệ tốt với tập thể.
Về năng lực quản lý: Khả năng nắm bắt, dự báo, ra quyết định, tính năng động sáng tạo, phơng pháp và phong cách làm việc, điều hành và tổ chức khoa học và hợp lý làm đúng chức vụ chuyên môn của mình không cứng nhắc trong quản lý.
Về kién thức và năng lực chuyên môn: Trình độ hiểu biết, kinh nghiệm về công việc đợc giao. Khả năng nghiên cứu về chuyên môn nghiệp vụ và hớng dẫn nhân viên trong cơ quan đợc phat huy ót.
Với thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay việc cạnh tranh chất xám đang diên ra quyết liệt mà ngời cán bộ quản trị văn phòng ở đây về trình độ tin học đã biết ứng dụng công nghệ thông tin mới vào để hiện đại hoá công tác văn phòng.
Về trình độ ngoại ngữ phần lớn trớc đây chỉ biết tiếng Nga mà đây là công ty thuộc Quân đội vấn đề giao tiếp gặp rất nhiều khó khăn
Nhìn chung
Công tác lãnh đạo điều hành ở văn phòng Công ty 20 là tơng đối tốt. Công ty