C: Chịu trách nhiệm trực tiếp B: Phải được thông báo
14. GIAO TIẾP GIỮA CÁC BÊN THAM GIA (PROJECT COMMUNICATION PLAN)
Để dự án đúng tiến độ và mục tiêu đa đề ra, trong suốt quá trình thực hiện dự án cần có sự trao đổi thông tin giữa trưởng các bộ phận với các bộ phận có liên quan. Và trong quá trình thực hiện dự án có xảy ra những biến cố bất thường hoặc những sự cố ngoài ý muốn mà trưởng bộ phận không có đủ thẩm
quyền giải quyết thì lúc đó đội dự án ngay lập tức phải tổ chức cuộc họp khẩn cấp, đề xuất ý kiến và đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
Sau đây là bảng lịch họp nhóm và báo cáo của các thành viên chủ chốt dự án:
Lịch họp nhóm Dự án
Cuộc họp Mục đích Thời gian
Hàng tuần Tổng kết, đánh giá 8h – 11h: Sáng thứ 7 hàng tuần
Bất thường Giải quyết các vấn đề bất thường, cần giải quyết càng nhanh càng tốt
Khi phát hiện vấn đề cần cả nhóm giải quyết
Lịch báo cáo
Bán cáo Mục đích Thời gian
Báo cáo Thực hiện Báo cáo cố định tiến trình làm việc
8h – 11h Sáng thứ 7 hàng tuần
Báo cáo Bàn giao Báo cáo bằng văn bản cụ thể sau khi hoàn thành hạn mục bàn giao
Đã ghi trong lịch cụ thể, theo lịch trình trong WBS
Báo cáo bất thường Khi chậm tiến độ, khả năng rủi ro xảy ra
Khi phát hiện hoặc có nguy cơ cao xảy ra
14.1.Hình thức triển khai
- Họp ban quản lý vào giai đoạn đầu dự án, phân công cụ thể kèm theo văn bản.
- Trưởng bộ phận phân công trực tiếp cho các thành viên trong bộ phận kèm theo văn bản hướng dẫn.
14.2.Báo cáo
• Báo cáo cho trưởng bộ phận
Phạm Nữ Ánh Huyên _ MBA11B
Page 28
Sau mỗi công việc, người chịu trách nhiệm chính báo cáo tóm tắt kèm theo chi tiết công việc cho trưởng bộ phận.
• Báo cáo cho trưởng ban quản lý dự án theo tiến độ dự án
Các trưởng bộ phận (không bao gồm bộ phận kế toán và thủ quỹ) gửi báo cáo sau mỗi khâu
+ Khâu ký kết hợp đồng: báo cáo chi tiết kèm theo bản sao hợp đồng
+ Khâu lắp đặt: báo cáo tóm tắt kèm theo chi tiết kiểm tra sơ bộ và lắp đặt
+ Khâu kiểm tra: báo cáo tóm tắt và chi tiết kết quả kiểm tra
Các trưởng bộ phận kế toán và thủ quỹ báo cáo chi tiết các khoản thu, chi sau mỗi giai đoạn.
14.3.Liên lạc
• Thành viên -> Trưởng bộ phận -> Trưởng ban quản lý (thông thường)
• Thành viên -> Trưởng ban quản lý (khẩn cấp)