6. Ý nghĩa
2.2.2.Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự đoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư. Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các công trình.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn. Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, công trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn trước. Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng. Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng.
Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận đã nhận vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng. Các đội trưởng chỉ báo lại
số lượng, chất lượng vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu có thể) vào mỗi cuối tuần. Do đó, có thể dẫn đến việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…
Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khi nào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định. Đối với các nhà cung cấp hợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanh toán một lần.
Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khi nhận hàng hoặc thanh toán hàng tuần. Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn là tập hợp tất cả nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau. Hiện tại, doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người bán. Mặt khác, kế toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thời ghi nhận số lượng, đơn giá tại thời điểm mua vật tư vào sổ sách, việc này có thể dẫn đến những sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên. Sự thiếu quan tâm đến việc ghi chép sổ sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vì không thể nhớ chính xác về số lượng và giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho cùng một lần mua hàng…
Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng có còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chất lượng của công trình. Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sử dụng có thể gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhân vừa làm phát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…
Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vật liệu như cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanh nghiệp không thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế. Chủ doanh nghiệp, các đội trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựa vào kinh nghiệm của mình để biết được hạng mục công trình này cần những loại vật tư nào, khối lượng bao nhiêu. Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế thì chỉ được tập hợp khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khối lượng và đơn giá của vật tư đã mua.
Mặt khác, do không có nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do đó môi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu như cát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu do
con người gây ra. Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyên vật liệu này. Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thể lớn hơn so với dự toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.