Để đáp ứng nhu cầu của thời đại khoa học - công nghệ và yêu cầu của công việc hiện nay, em xin kiến nghị công ty nên sử dụng phần mềm kế toán máy thay vì làm kế toán trên bảng tính Excel. Việc áp dụng phần mềm kế toán máy giảm khối lƣợng công việc và áp lực cho kế toán, đem lại rất nhiều thuận tiện: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ cần mở phần mềm (hệ thống đã đƣợc cài đặt sẵn) và nhập số liệu vào, sau đó hệ thống sẽ tự chạy chi tiết các số liệu vào sổ sách có liên quan. Các kế toán viên có thể xem nghiệp vụ chính xác hay không khi xem các sổ sách liên quan trong hệ thống, đồng thời nếu phát hiện sai sót có thể sửa chữa trực tiếp mà không cần ghi thêm bút toán nào khác. Cuối tháng hệ thống sẽ tự động khóa sổ và chuyển số liệu sang tháng tiếp theo. Hệ thống còn có chức năng rất hữu dụng là cập nhật ngay số liệu vào báo cáo tài chính và lƣu trữ sổ sách lớn.
Hiện tại có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trƣờng. Công ty có thể tham khảo các phần mềm nhƣ MISA, FAST ...hiện đang đƣợc nhiều công ty sử dụng hiệu quả. Chi phí cho mỗi lần mua bản quyền phần mềm chỉ từ 4.000.000 – 10.000.000 đ/năm tùy phiên bản. Với tình hình tài chính hiện nay của công ty thì việc đầu tƣ phần mềm kế toán máy hoàn toàn hợp lý.
Một số phần mềm thông dụng hiện nay nhƣ :
-Phầm mềm kế toán MISASME.NET 2012
MISA SME.NET 2012 là phần mềm kế toán cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Kho, TSCĐ, CCDC, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Cổ đông,Tổng hợp. Phần mềm tự động lập các báo cáo thuế có mã vạch và quản lý chặt chẽ hóa đơn tự in, đặt in, điện tử theo đúng quy định của Tổng cục Thuế. Kết nối với dịch vụ kê khai thuế qua mạng
MTAX.VN để nộp báo cáo trực tiếp đến cơ quan Thuế. Đặc biệt, MISA SME.NET 2012 cập nhật Thông tƣ 156/2013/TT-BTC quy định sửa đổi các biểu mẫu thuế GTGT, TNDN, TTĐB, Thuế tài nguyên...
- Dễ tiếp cận và cài đặt, dễ sử dụng.
- Quy trình hạch toán bằng hình ảnh thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng với phim, sách hƣớng dẫn và trợ giúp trực tuyến.
- Công cụ quản trị tài chính hiệu quả. Kiểm soát chặt chẽ tình hình tài chính, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cập nhật các chế độ kế toán tài chính mới nhất
- Luôn cập nhật các chế độ kế toán tài chính, các thông tƣ hƣớng dẫn thuế, bảo hiểm…mới nhất.
- Phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING
Phần mềm Fast Accounting: Đây là phần mềm hƣớng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mỗi năm, phần mềm này đƣợc nâng cấp và cho ra những phiên bản mới với nhiều tính năng và tiện ích. Chẳng hạn, Fast Accouting 2009f đã cập nhật chế độ tài chính, kế toán và thuế mới nhất. Ngoài ra, Fast Accouting 2009f cho phép doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, quản lý công nợ; quản lý hàng tồn kho; Cung cấp các chƣơng trình tính giá thành bằng nhiều phƣơng pháp; Cho phép quản lý số liệu liên năm; quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, nhiều thời kỳ khác nhau.
Fast Accouting cũng có tính mềm dẻo, khả năng bảo mật, có thể chạy trên nhiều mạng nhƣ Windows Server hoặc Novell Netware. Ngoài ra, phần mềm còn có tính đa tác vụ, tự động hoá xử lý số liệu, tiện ích nhập liệu, hỗ trợ tốc độ lập báo cáo… Vì thế, theo bà Ninh Thị Tố Uyên, giám đốc chi nhánh TPHCM của Công ty FAST “Đây là sản phẩm đƣợc ƣa chuộng và đa số đều chọn giải pháp trọn gói”.