II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
4.Tổ chức kế toán tình hình thanh toán phải thu khách hàng
4.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng
* Chứng từ kế toán
Để theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau :
- Phiếu thu - Giấy báo có
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Và một số chứng từ khác liên quan. * Tài khoản kế toán
- TK 131 : Phải thu khách hàng - TK 111 : Tiền mặt
- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng Và một số TK liên quan : 331
4.2. Phương pháp kế toán.
Khi bán hàng cho khách hàng, dựa vào hóa đơn GTGT kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Khi nhập hóa đơn, kế toán khai báo đầy đủ, chi tiết tài khoản công nợ đến từng đối tượng khách hàng, mã khách hàng. Dựa
vào các dữ liệu được nhập ở màn hình nhập liệu, máy tự động chạy và kết xuất ra các sổ : Nhật ký chung, sổ cái TK 131 và các sổ chi tiết công nợ. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để nhập vào máy. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu (xem phụ lục 16) (lập 3 liên) : liên 1 giữ tại nơi lập, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 thủ quỹ giữ làm căn cứ thu tiền.
Ví dụ : Ngày 01/12/2004, căn cứ vào phiếu thu (xem phụ lục 16) số
chứng từ 152 nghiệp vụ phát sinh là khách hàng thanh toán tiền nguyên liệu sơn số tiền : 1.756.920đ, kế toán định khoản như sau :
Nợ TK 111
Có TK 131
Kế toán nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán trên máy sẽ tự động chuyển sổ liệu vào sổ Nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 131 (xem phụ lục 9), sổ cái tài khoản 1111 (xem phụ lục 17) và sổ chi tiết phải thu của khách hàng (xem phụ lục 18) và sổ tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng.