a, Chứng từ sử dụng :
- Phiếu thu : Do kế toán lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
+ Liên 1 : giao cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ, kèm theo các chứng từ gốc liên quan.
+ Liên 2 : Giao cho người nộp tiền.
+ Liên 3 : Lưu lại nơi lập phiếu, cuối ngày phiếu thu kèm theo sổ chứng từ gốc được lặp lại và chuyển cho kế toán ghi sổ.
- Phiếu chi : Có thể lập thành 2 hoặc 3 liên, tùy theo trường hợp.
+ Liên 1 : : giao cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ, kèm theo các chứng từ gốc liên quan.
- Trình tự luân chuyển chứng từ : Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ “ chứng từ ghi sổ”.
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào sổ quỹ, bảng kê ghi nợ ghi có TK 111 và 112. Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại lên chứng từ ghi sổ và sổ cái.
Cuối tháng, quý phải khóa sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ cái và rút ra số dư từng TK trên sổ cái.
b, Sổ sách kế toán :
- Số chi tiết tiền mặt : Dùng đẻ theo dõi một cách chi tiết các khoản thu chi tiền mặt của công ty. Sổ chi tiết kế toán 1111 được ghi thành 2 sổ :
+ Bảng kê ghi nợ. + bảng kê ghi có.
Sau khi lạp phiếu thu và phiếu chi phản ánh nội dung các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, kế toán tiền mặt lên sổ chi tiết tài khoản 111 để theo dõi số tiền thực tế đã thu và chi ra.
Số quỹ tiền mặt : Dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt tại công ty.
