Hiện nay công ty TNHH Ba Sao Việt Nam áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, hệ thống sổ sách bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký chuyên dùng: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng...
- Sổ cái tài khoản
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: dùng theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần hạch toán chi tiết.
*Trình tự kế toán như sau:
- Ở kho: hàng ngày căc cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào thẻ kho tương ứng của từng nhóm hàng, lô hàng. Mỗi chứng từ xuất được ghi vào một dòng cuối ngày, căn cứ vào số tồn đầu ngày tổng nhập, tổng xuất trong ngày từ đó tính ra số tồn kho cuối ngày rồi ghi vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho thủ kho tiến hành sao kê xuất hàng kèm theo chứng từ gửi về phòng kế toán giao cho kế toán bán hàng.
-Ở phòng Tài chính- kế toán: kế toán bán hàng căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT hàng ngày tiến hành nhập chứng từ vào máy và theo dõi chi tiết về tình hình sản xuất bán hàng, theo dõi chỉ tiêu giá trị và số lượng cho từng mặt hàng và từng đối tượng công nợ. Do đặc thù kinh doanh của công ty kinh doanh nhiều mặt hàng, có quan hệ với nhiều đại lý, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày tương đối nhiều do vậy kế toán của công ty theo dõi đến từng mặt hàng, từng đối tượng công nợ, từng khoản thu- chi. Hiện nay, công ty áp dụng công nghệ thông tin vào từng khâu do vậy khối lượng tính toán và ghi chép đã giảm đi rất nhiều. Kế toán tại công ty theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ và nhập dữ liệu vào phần mềm, từ đó hạch toán các nghiệp vụ kinh tế vào máy theo các định khoản đã được mặc định. Kế toán theo dõi các sổ chi tiết, các sổ nhật ký chuyên dùng như: sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng ( chi tiết cho từng mặt hàng...). Cuối tháng, sau khi các chứng từ nhập - xuất hàng hoá, chứng từ về thu-chi tiền mặt, các chứng từ về phân bổ các chi phí như: chi phí trả trước, chi phí khấu hao tài sản...đã được cập
nhật, thì báo cáo về doanh thu, chi phí, công nợ, các báo cáo chuyên dùng sẽ tự động tính toán kết chuyển.
Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số tiền ở sổ quỹ với số tiền thực chi, thực thu và đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn của hàng hoá với số liệu thực tế dưới kho. Đối với công tác tổ chức kế toán bằng máy thì số liêu ban đầu nhập vào luôn đảm bảo được tính đúng đắn về số lượng và giá trị để từ đó trong báo cáo tổng hợp cũng như chi tiết đều khớp nhau về mặt số lượng và giá trị. Cuối kỳ, các báo cáo đều tự động kết chuyển và cho chúng ta con số kịp thời.
* Sơ đồ trình tự kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu