Trong tháng khi phát sinh các nghiệp vụ mua NVL, CCDC, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy, thì căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ cho ngày phát sinh đó. Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào đó để vào sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL, CCDC, hàng hóa, sản phẩm…
Vào ngày 10 tháng 07 năm 2011 mua 675,45 tấn Than cám Khánh Hòa theo hóa đơn GTGT số 0063285 của Công ty TNHHMTV Than Khanh Hòa, giá mua chưa thuế là 861.708,86 đồng/tấn thuế suất thuế GTGT 10%. Đã thanh toán bằng chuyển khoản:
Nợ TK 152: 582.041.250 Nợ TK 133: 58.204.125
Có TK 112: 640.245.375
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ, hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ mua vào kế toán tiến hành nhập chứng từ vào các phần hành liên quan và phần mềm sẽ tự động lên bảng tổng hợp, sổ sách. Báo cáo liên quan. Đồng thời kế toán các phân xưởng tiến hành tập hợp tất cả các hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho phân xưởng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với phòng kế toán.
Cuối tháng kế toán phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh trong tháng để ghi vào sổ Nhật ký chung.
Biểu số 01
HÓA ĐƠN Mẫu sổ01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:AA/11P Liên 2:Giao người mua Số:0003971
Ngày 10 tháng 07năm 2011
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Một Thành Viên Than Khánh Hòa Địa chỉ : xã Cẩm Sơn - huyện Phú Lương - tỉnh Thái Nguyên
Số tài khoản : 102010001620 tại NH TMCP Công thương Thái Nguyên Mã số thuế : 4600202655
Họ tên người mua hàng: Lê Trường Giang
Tên đợn vị: Chi nhánh nhà máy xi măng Nui Voi Địa chỉ: Thị trấn Chùa Hang - Đồng Hỉ - Thái Nguyên
Số tài khoản: 102010000441795 Tại NH TMCP Công thương Thái Nguyên Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số thuế: 46002254343-004
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền(đồnng)
1 2 3 4 5 6 = 4x5