1 2 Theo bỏo cỏo COSO 203
3.2. Gi i phỏp hoàn th in
3.2.1. Gi i phỏp nơng cao t́nh hi u qu c a mụi tr ng ki m soỏt 3.2.1.1. T́nh ch́nh tr c và giỏ tr đ o đ c
V i đ c thự là nhõn viờn kiờm nhi m nhi u v trớ cụng vi c khỏc nhau trong T ng cụng ty, do v y m i nhõn viờn trong T ng cụng ty đúng vai trũ quan tr ng trong vi c ki m soỏt cỏc r i ro. Nhõn viờn v a là đ i t ng đ ki m tra giỏm sỏt v a là đ i t ng th c hi n nh ng cụng vi c ki m soỏt cỏc r i ro liờn quan đ n quỏ trỡnh ho t đ ng c a T ng cụng ty. Vỡ v y, đ nhõn viờn cú th gi m thi u cỏc r i ro và ng n ch n cỏc r i ro, T ng cụng ty c n khuy n khớch nõng cao n ng l c và đ o đ c c a nhõn viờn theo
h ng sau:
- Xõy d ng quy ch đỏnh giỏ ng i lao đ ng khỏch quan, phự h p v i nh ng
đúng gúp th c t cho T ng cụng ty, khuy n khớch ng i lao đ ng đúng gúp nh ng ý
ki n xõy d ng và g n bú v i T ng cụng ty. (Ph l c 02)
- T o đi u ki n nõng cao ki n th c cho ng i lao đ ng. Ng i lao đ ng, đ c bi t là nh ng nhõn viờn v n phũng t i T ng cụng ty th ng đ m nh n cựng lỳc nhi u cụng vi c và cú nh ng cụng vi c khụng ph i là chuyờn ngành chớnh đ c đào t o. M t khỏc,
mụi tr ng kinh doanh luụn thay đ i đũi h i T ng Cụng ty ph i c p nh t khụng ng ng nh ng di n bi n trong th c t , khụng ch ng i ch ho c T ng giỏm đ c T ng cụng ty ph i th ng xuyờn c p nh t mà ng i lao đ ng c ng ph i luụn c p nh t m i nh ng
ng i lao đ ng th c hi n t t h n cỏc cụng vi c đ c giao và theo k p s thay
đ i c a mụi tr ng kinh t , T ng cụng ty ph i ch đ ng n ng cao n ng l c c a ng i
lao đ ng b ng cỏc cỏch th c sau:
+ T o đi u ki n v th i gian, v t ch t, tinh th n đ ng i lao đ ng tham gia cỏc
khoỏ đào t o, t p hu n ng n h n v cỏc l nh v c chuyờn ngành.
+ C cỏc v trớ qu n lý ch ch t tham d cỏc bu i h i th o, th o lu n chuyờn đ
v qu n lý, kinh doanh, h i nh p,…
+ Khuy n khớch ng i lao đ ng t h c t p, nõng cao trỡnh đ , ch ng h n tớnh thờm ti n l ng n u ng i lao đ ng đ t đ c ch ng ch chuyờn mụn nào đú,..
+ Xõy d ng m ng internet t i đ n v nh m giỳp nhõn viờn d dàng c p nh t, h c h i nh ng thụng tin, ki n th c t bờn ngoài.
- Tuy n ch n nh ng nhõn viờn cú ph m ch t trung th c. M t trong nh ng y u t quan tr ng tỏc đ ng đ n kh n ng gian l n là ph m ch t đ o đ c c a ng i lao đ ng. Khi h th ng KSNB cũn ch a đ m b o do s kiờm nhi m c a nhõn viờn cũn l n thỡ ph m ch t c a ng i lao đ ng càng quan tr ng đ i v i h th ng ki m soỏt đ đ m b o gian l n khụng x y ra. Vỡ v y, quỏ trỡnh tuy n d ng và khen th ng đ b t nhõn viờn c n ph i đ cao vai trũ c a y u t đ o đ c theo h ng tuy n d ng và đ b t nh ng nhõn viờn trung th c, cú trỏch nhi m trong cụng vi c và cú ý th c đ n s phỏt tri n c a T ng cụng ty.
Bờn c nh đú, m t h th ng ki m soỏt n i b h u hi u ph thu c r t l n vào tớnh chớnh tr c và ý th c xõy d ng mụi tr ng v n húa chuyờn nghi p, mang nh ng giỏ tr đ o đ c t cỏc cỏc nhà qu n lý c p cao nh xõy d ng cỏc cam k t v i khỏch hàng và v i cỏn b cụng nhõn viờn nh sau:
- Cam k t v i khỏch hàng
+ Ch t l ng s n ph m hoàn h o. + Th i gian giao hàng đỳng h n. + Giỏ c h p lý.
+ Th c hi n đ y đ cỏc quy t c hành x v trỏch nhi m xó h i, mụi tr ng và an ninh. + S th nh v ng c a khỏch hàng là s thành cụng c a chỳng tụi.
- Cam k t v i CBCNV
+ Thu nh p c a ng i lao đ ng ngày càng cao là th c đo giỏ tr phỏt tri n c a T ng cụng ty c ph n Phong Phỳ.
+ Mụi tr ng làm vi c chuyờn nghi p, tin t ng và tụn tr ng l n nhau.
+ V n húa h ng đ n Chõn - Thi n - M và k t qu ho t đ ng c a s n xu t kinh doanh, tụn vinh cỏ nhõn làm vi c cú hi u qu ngày càng cao. T p th h c t p, c h i phỏt tri n kh n ng làm vi c và s nghi p.
3.2.1.2. m b o v n ng l c nhơn viờn và ch́nh sỏch nhơn s
Phõn chia quy n h n, trỏch nhi m gi a cỏc phũng ban và cỏc nhõn viờn ph i xem
xột đ n s ch ng chộo v ch c n ng ki m tra giỏm sỏt cú th gõy ỏch t c trong chu trỡnh th c hi n. M t khỏc, s phõn quy n c ng ph i đ m b o c ch giỏm sỏt l n nhau gi a cỏc b ph n và cỏc nhõn viờn tham gia. đ t đ c cỏc m c tiờu này, khi xõy d ng c c u t ch c và phõn chia quy n h n trỏch nhi m đ n v c n xem xột cỏc v n
đ sau:
- Vi c phõn chia quy n h n và trỏch nhi m ph i đ c xõy d ng d a trờn chu trỡnh phỏt sinh c a t ng lo i nghi p v . C n c vào b n ch t c a t ng lo i nghi p v mà đ n
v b trớ nh ng phũng ban, nhõn s tham gia vào chu trỡnh ch khụng ph i là đi u ng c l i. M t khỏc, T ng cụng ty c ng c n ph i quy đ nh rừ ti n đ th c hi n trong cỏc th t c ki m soỏt, trỏch nhi m c th c a cỏc cỏ nhõn, b ph n khi x y ra s ch m tr . Cỏch th c ti p c n nh v y m t m t gi m thi u s ch ng chộo, m t khỏc đ m b o ti n đ
cụng vi c đ c th c hi n k p th i, qua đú nõng cao hi u qu c a h th ng.
- m b o s s giỏm sỏt l n nhau gi a cỏc phũng ban và cỏc nhõn viờn. Ngh a
là, m t nghi p v t khi phỏt sinh đ n lỳc hoàn thành khụng t p trung vào m t ng i ho c m t b ph n ch c n ng x lý. õy là cỏch th c đ gi m thi u gian l n ho c sai sút phỏt sinh, và hoàn thi n h th ng v i s tham gia đúng gúp t nhi u ng i nhi u b ph n khỏc nhau.
- Chỳ ý đ n quan h đ c tớnh và quan h c a t ng nhõn viờn đ i v i nh ng ng i khỏc trong chu trỡnh ki m soỏt đ b trớ nhõn s đ m b o s h u hi u c a h th ng ki m soỏt.
- Do cụng vi c k toỏn đ c th c hi n b ng mỏy nờn r t th đ ng và khú ki m
tra, (n u làm b ng tay thỡ qua nhi u l n ghi chộp, m i l n ghi chộp là m t l n ki m tra, đ i chi u cũn k toỏn mỏy thỡ ch vào ch ng t , khi c n lo i s nào thỡ rỳt ra t mỏy). Do đú ph i ch đ ng cú k ho ch đ i chi u, ki m tra. Phũng k toỏn nờn in s hàng
chờnh l ch, khụng nờn đ cu i n m m i in m t lo t s , m i quy n th ng r t dày, vi c ki m tra l i r t khú kh n.
K toỏn tr ng c ng c n th ng xuyờn th c hi n vi c ki m tra, giỏm sỏt vi c th c hi n cỏc chớnh sỏch, ch đ c a nhà n c, ki m tra vi c th c hi n c a cỏc nhõn viờn.
Th c hi n nh ng đi u trờn cựng v i vi c t ch c cụng tỏc k toỏn khỏ h p lớ hi n nay cú th t ng c ng cụng tỏc t ki m tra, ki m soỏt c a h th ng k toỏn.
Luõn chuy n cỏc v trớ gi a cỏc nhõn viờn trong phũng ban nh m giỳp nhõn viờn hi u h t và cú nh ng k n ng c n thi t cho cỏc cụng vi c liờn quan đ n b ph n c a
mỡnh đ cú th thay th trong nh ng tr ng h p kh n c p. M t khỏc, vi c luõn chuy n
c ng t o nờn s giỏm sỏt l n nhau t t h n gi a cỏc nhõn viờn qua vi c nhõn viờn hi u chi ti t cỏc cụng vi c nh ng v trớ khỏc.
3.2.1.3. H i đ ng Qu n tr và y ban Ki m toỏn
h i đ ng qu n tr ho t đ ng h u hi u thỡ thành ph n c a h i đ ng này ph i bao g m nh ng ng i trong Ban giỏm đ c và nh ng ng i cỏc b ph n chuyờn mụn
nh k thu t, tài chớnh,… ch cú nh v y H i đ ng qu n tr m i cú th đỏnh giỏ đỳng
trỏch nhi m c a nh ng b ph n và cỏc thành viờn trong T ng cụng ty. M t khỏc, H i
đ ng qu n tr giỏm sỏt cỏc ho t đ ng qu n lý t i T ng cụng ty, thay đ i ban giỏm đ c khi c n thi t và đi u ch nh cỏc hành đ ng sai c a ban giỏm đ c, vỡ v y thành viờn c a H i đ ng qu n tr ph i cú ng i khụng thu c Ban giỏm đ c. H n n a, thành viờn H i
đ ng qu n tr ph i cú ng i hoàn toàn đ c l p v i Ban giỏm đ c và T ng cụng ty, c th là nh ng ngu i khụng ph i là nhõn viờn và c ng khụng ph i là c đụng ho c ng i ch gúp v n. Cỏc cụng ty l n, đ c bi t là cỏc cụng ty đ i chỳng, nờn ch n nh ng ng i cú ki n th c cao v kinh t , tài chớnh, qu n tr,… và cú uy tớn trong h i làm thành viờn
đ c l p trong H i đ ng qu n tr . Nh ng ng i này khụng nh ng t v n, đ nh h ng m i l và đ c đỏo mà cũn t o nờn s đ c l p c n thi t đ i v i Ban giỏm đ c.
C c u H i đ ng qu n tr thớch h p đ m b o r ng Ban giỏm đ c duy trỡ h th ng qu n tr r i ro m t cỏch h u hi u. Cho dự trong l ch s T ng cụng ty ch a ph i gỏnh ch u nh ng t n th t, cho dự ch a cú b ng ch ng hay d u hi u nào cho th y T ng cụng ty ph i đ i m t v i nh ng r i ro quan tr ng, thỡ H i đ ng qu n tr c ng ph i luụn ý th c r ng r i ro cú th đ n v i T ng cụng ty b t c lỳc nào. Cho dự cú m t chi n l c
đỏng tin c y thỡ T ng cụng ty v n ph i đ i m t v i t n h i t cỏc lo i r i ro và vi c qu n tr r i ro v n r t c n thi t.
M t khỏc, đ Ban ki m soỏt đ c l p v i Ban giỏm đ c thỡ thành viờn Ban ki m
soỏt c ng cú ớt nh t m t ng i gi a vai trũ ch ch t (tr ng ban ho c phú ban) khụng ph i là nhõn viờn c a T ng cụng ty. Tuy nhiờn, đ thành viờn này cú trỏch nhi m h n
trong cụng vi c ki m soỏt thỡ nhõn viờn này ph i là c đụng ho c ng i cú l i ớch tr c ti p đ n k t qu ho t đ ng c a T ng cụng ty.
3.2.1.4. Tri t lý qu n lý và phong cỏch đi u hành
M t c c u t ch c hoàn thi n t o tri t lý và phong cỏch đi u hành ph i đ m b o nh ng yờu c u sau:
Tớnh t i u: gi a cỏc khõu và cỏc c p qu n lớ đ u thi t l p nh ng m i liờn h h p lớ v i s l ng c p qu n tr ớt nh t trong doanh nghi p.
Tớnh linh ho t: c c u t ch c ph i cú kh n ng thớch ng linh ho t v i b t kỡ tỡnh hu ng nào x y ra trong doanh nghi p c ng nh ngoài mụi tr ng.
Tớnh tin c y l n: c c u t ch c qu n lớ ph i đ m b o tớnh chớnh xỏc c a cỏc thụng tin đ c s d ng trong doanh nghi p nh đú b o đ m s ph i h p t t cỏc ho t đ ng và nhi m v c a t t c cỏc b ph n c a doanh nghi p.
Tớnh kinh t : c c u t ch c b mỏy qu n lớ ph i s d ng chi phớ qu n lớ đ t hi u qu cao nh t. Tiờu chu n đ xột yờu c u này là m i t ng quan gi a chi phớ d đ nh b ra v i k t qu s thu đ c.
Ngoài ra, c c u t ch c ph i b o đ m cho ng i qu n lớ c p cao nh t cú th bao quỏt đ c toàn b cỏc v n đ đang di n ra trong doanh nghi p và đ m b o s phõn cụng, phõn c p r̃ ràng, phú giỏm đ c khụng đ c u quy n quy t đ nh.
Vỡ v y, đ gi m b t gỏnh n ng cho Ban giỏm đ c, giỳp h cú th bao quỏt đ c t ng quan ho t đ ng c a T ng Cụng ty, gi m nguy c tr nờn đ c tài, t ng tớnh t i u và tớnh linh ho t c a c c u t ch c, T ng Cụng ty nờn th c hi n vi c u quy n và phờ chu n r ng h n n a đ gi m b t s quỏ t i cho T ng giỏm đ c.
í th c c a ng i qu n lý c p cao ho c ng i ch v cỏc r i ro đúng vai trũ quy t
đnh trong vi c t ch c và th c hi n h th ng KSNB t i T ng cụng ty. N u ng i qu n lý ý th c đ y đ v cỏc r i ro thỡ T ng cụng ty s c g ng xõy d ng m t h th ng hoàn chnh đ ki m soỏt cỏc r i ro đú, ng c l i n u ng i qu n lý khụng đỏnh giỏ đ y đ
cỏc r i ro ho c hi u bi t v KSNB y u thỡ h th ng KSNB khụng th giỳp T ng cụng ty qu n lý hi u qu cỏc r i ro phỏt sinh. nõng cao ý th c c a ng i qu n lý v r i ro và cỏc ho t đ ng ki m soỏt, ng i qu n lý c p cao t i T ng cụng ty c n th c hi n nh ng vi c sau: - Ti p c n nh ng ki n th c v r i ro và KSNB m t cỏch nghiờm tỳc và khoa h c, ch ng h n v n đ nhỡn nh n r i ro m t cỏch t ng th , cỏc y u t và quy trỡnh KSNB,…
b ng cỏch nghiờn c u cỏc tài li u liờn quan ho c tham gia cỏc h i th o chuyờn đ .
Trờn c s đú, ng i qu n lý xem xột h t cỏc r i ro tỏc đ ng đ n đ n v và xõy d ng
đ c h th ng KSNB hi u qu phự h p v i đ c thự và đi u ki n hi n t i c a T ng cụng ty.
- Ng i lónh đ o c p cao c n xỏc đnh m t tri t lý rừ ràng v r i ro, ch ng h n khụng bỏn nh ng s n ph m khụng đỳng ch t l ng ho c tuy t đ i tuõn th lu t
phỏp,… i u này giỳp giỳp cho nh ng nhõn viờn c p d i x lý cỏc r i ro phỏt sinh m t cỏch cú đ nh h ng, xỏc đ nh đ c đõu là r i ro cú th ch p nh n. M t khỏc, s minh b ch này c ng giỳp cho vi c qu n lý r i ro đ c th c hi n thu n l i h n thụng
qua so sỏnh v i nh ng chu n giỏ tr, tiờu chớ r̃ ràng đ đỏnh giỏ gi a cỏc nhõn viờn v i nhau,…
- Nh ng ng i qu n lý tuy t đ i ch p hành cỏc quy đ nh và làm g ng cho nhõn