Thụng tin và tru yn thụng

1 2 Theo bỏo cỏo COSO 203

1.3.4. Thụng tin và tru yn thụng

1.3.4.1. Thụng tin

M i b ph n và cỏ nhõn trong doanh nghi p đ u ph i cú nh ng thụng tin c n thi t giỳp th c hi n trỏch nhi m c a mỡnh trong đú cú trỏch nhi m ki m soỏt. Vỡ v y, nh ng thụng tin c n ph i đ c xỏc đ nh, thu th p và truy n đ t t i nh ng cỏ nhõn, b ph n liờn quan m t cỏch k p th i và thớch h p. H th ng thụng tin c a doanh nghi p t o ra cỏc bỏo cỏo, trong đú ch a đ ng nh ng thụng tin tài chớnh, ho t đ ng hay tuõn th , giỳp cho nhà qu n lý đi u hành và ki m soỏt doanh nghi p. M t thụng tin cú th dựng cho nhi u m c tiờu khỏc nhau, nh đ l p BCTC, đ xem xột vi c tuõn th phỏp lu t và cỏc quy đ nh hay đ c dựng đ đi u hành ho t đ ng s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p.

n v c n xỏc đ nh cỏc thụng tin c n thi t ph i thu th p, x lý và bỏo cỏo v n đ quan tr ng nh t là thụng tin ph i phự h p v i nhu c u, đ c bi t trong giai đo n doanh nghi p đ i m t v i thay đ i trong kinh doanh, v i s c nh tranh gay g t và s thay đ i nhu c u khỏch hàng. Do v y, h th ng thụng tin c ng ph i thay đ i phự h p nh m đỏp

ng m c tiờu m i c a doanh nghi p. M t h th ng thụng tin t t c n cú cỏc đ c đi m sau:

- H tr cho chi n l c kinh doanh.

- H tr cho sỏng ki n mang tớnh chi n l c.

- Tớch h p v i ho t đ ng kinh doanh.

- Ph i h p thụng tin c và m i.

- Ch t l ng thụng tin.

1.3.4.2. Truy n thụng

Truy n thụng là vi c trao đ i và truy n đ t cỏc thụng tin c n thi t đ n cỏc bờn cú liờn quan c trong l n ngoài doanh nghi p. B n thõn m i h th ng thụng tin đ u cú ch c n ng truy n thụng. B i cú nh v y thỡ nh ng thụng tin đó đ c thu th p và x lý m i cú th đ n đ c v i cỏc đ i t ng cú nhu c u đ giỳp h th c hi n đ c trỏch nhi m c a mỡnh. H th ng truy n thụng g m hai b ph n:

a. Truy n thụng bờn trong

Cựng v i vi c nh n đ c cỏc thụng tin thớch h p, t t c nhõn viờn, đ c bi t nh ng ng i cú trỏch nhi m quan tr ng v qu n tr tài chớnh và kinh doanh, c n nh n đ c cỏc thụng bỏo ng n g n t ng i qu n tr cao c p đ th c hi n cụng vi c. Ng c l i, ng i qu n lý cao c p nh t ph i ph n h i ý ki n đ xu t c a thu c c p. Cỏc kờnh thụng tin t trờn xu ng d i hay t d i lờn trờn ph i đ c thi t l p đ đ m b o s truy n thụng này. Ngoài ra, vi c trao đ i thụng tin hàng ngày gi a cỏc cỏ nhõn hay b ph n trong doanh nghi p c ng c n đ c thụng su t. i u quan tr ng là vi c truy n thụng ph i giỳp cho m i cỏ nhõn trong doanh nghi p hi u r̃ cụng vi c c a mỡnh c ng nh nh h ng c a nú đ n cỏc cỏ nhõn khỏc đ t đú cú nh ng bi n phỏp kh c ph c. Thi u s hi u bi t này s làm n y sinh cỏc v n đ b t l i cho vi c đ t đ c cỏc m c tiờu c a doanh nghi p.

b. Truy n thụng bờn ngoài

Thụng tin t cỏc đ i t ng bờn ngoài doanh nghi p nh : nhà cung c p ngõn hàng, c quan qu n lý nhà n c, khỏch hàng…. C ng c n đ c thu th p, x lý và bỏo cỏo cho cỏc c p thớch h p đ giỳp cho doanh nghi p cú cỏch ng x k p th i. T ng t

nh truy n thụng bờn trong, b t c ng i bờn ngoài nào làm vi c v i cụng ty c n ph i bi t đ c m t s quy đ nh c a cụng ty nh ti n hoa h ng khụng đ c ch p nh n, cỏc kho n chi tr khụng h p l . Cụng ty cú th thụng tin tr c ti p v đi u mà cụng ty mong mu n khi làm v i h . Xu t phỏt t m i quan h khụng th tỏch r i gi a thụng tin và truy n thụng nờn hai khỏi ni m này đ c trỡnh bày chung c u thành m t b phõn h th ng KSNB. Thụng tin truy n thụng ph i b o đ m “ph súng” t i m i b ph n c a h th ng KSNB.

Thụng tin truy n thụng ph i b o đ m “ph súng” t i m i b ph n, phũng ban và cỏc cỏ nhõn trong t ng doanh nghi p c ng nh cỏc đ i t ng bờn ngoài cú liờn quan. Thụng tin và truy n thụng ngày càng quan tr ng trong vi c giỳp t ch c đ t đ c cỏc m c tiờu c a mỡnh đ t n t i và phỏt tri n.

1.3.5. Giỏm Sỏt

Giỏm sỏt là b ph n cu i cựng c a h th ng KSNB, là quỏ trỡnh đỏnh giỏ ch t l ng c a h th ng KSNB theo th i gian. Quỏ trỡnh giỏm sỏt đ c th c hi n b i nh ng ng i cú trỏch nhi m nh m đỏnh giỏ vi c thi t l p và th c hi n cỏc th t c ki m soỏt. Giỏm sỏt đ c th c hi n m i ho t đ ng trong doanh nghi p, đụi khi cũn ỏp d ng cho đ i t ng bờn ngoài theo hai cỏch: giỏm sỏt th ng xuyờn và giỏm sỏt đ nh k .

1.3.5.1. Giỏm sỏt th ng xuyờn

Cỏc ho t đ ng giỏm sỏt th ng xuyờn đ c th c hi n đ ng th i trong cỏc ho t đ ng hàng ngày c a đ n v . M t s vớ d c a giỏm sỏt th ng xuyờn:

- Bỏo cỏo ho t đ ng và BCTC: d a trờn bỏo cỏo này, nh ng khỏ bi t hay chờnh l ch đỏng k so v i d toỏn hay k ho ch s đ c phỏt hi n m t cỏch nhanh chúng.

- Thụng tin t cỏc đ i tỏc bờn ngoài s làm r̃ thờm cỏc thụng tin bờn trong.

- M t c c u t ch c thớch h p cựng v i ho t đ ng giỏm sỏt th ng xuyờn chớnh là s giỏm sỏt t t nh t cho h th ng KSNB và giỳp xỏc đ nh cỏc khi m khuy t c a h th ng.

Vi c đ i chi u gi a s li u ghi chộp v tài s n trờn s sỏch v i s li u tài s n th c t c ng là th t c giỏm sỏt th ng xuyờn.

- Ki m toỏn n i b và ki m toỏn đ c l p th ng đ a ra nh ng ki n ngh và bi n phỏp c i ti n KSNB.

1.3.5.2. Giỏm sỏt đ nh k

Giỏm sỏt đ nh l giỳp doanh nghi p cú cỏi nhỡn khỏch quan, đ c l p h n v tớnh h u hi u c a HTKSNB đ ng th i, nú cũn giỳp đỏnh giỏ tớnh h u hi u c a vi c giỏm sỏt th ng xuyờn. Khi th c hi n giỏm sỏt đ nh k c n chỳ ý cỏc n i dung sau:

- Ph m vi và m c đ th ng xuyờn c a vi c giỏm sỏt đ nh kỡ:

Ph m vi đỏnh giỏ tựy thu c vào lo i m c tiờu c n quan tõm: ho t đ ng, BCTC hay tuõn th . M c đ th ng xuyờn c a giỏm sỏt đ nh kỡ ph thu c vào đỏnh giỏ r i ro, ph m vi và m c đ c a giỏm sỏt th ng xuyờn.

- Ng i th c hi n giỏm sỏt đ nh kỡ

Thụng th ng thỡ giỏm sỏt đ nh kỡ di n ra v i hỡnh th c t đỏnh giỏ (ng i qu n lý và nhõn viờn đ m nh n m t nhi m v c th nào đú s t đỏnh giỏ v s h u hi u c a cỏc th t c ki m soỏt đ i v i cỏc ho t đ ng c a h ).

- Quy trỡnh đỏnh giỏ trong giỏm sỏt đ nh kỡ: ng i đỏnh giỏ ph i hi u r̃ ho t đ ng c a đ n v , y u t c a h th ng KSNB và đỏnh giỏ s h u hi u c a HTKSNB trong ho t đ ng th c t .

- Ph ng phỏp đỏnh giỏ trong giỏm sỏt đ nh kỡ: cú nhi u ph ng phỏp và cụng c cú th s d ng đ đỏnh giỏ HT KSNB. Cỏc cụng c c th là: B n ki m tra, b n cõu h i và l u đ . V ph ng phỏp đỏnh giỏ: M t s doanh nghi p s d ng ph ng phỏp so sỏnh thụng qua so sỏnh HT KSNB c a h v i cỏc doanh nghi p khỏc.

- Tài li u húa: M c đ tài li u húa c a h th ng KSNB tựy thu c vào quy mụ và s ph c t p c a t ng doanh nghi p. Cỏc doanh nghi p l n luụn cú nh ng s tay v cỏc chớnh sỏch đ n v , s đ c c u t ch c, v b n mụ t cụng vi c, cỏc h ng d n cụng vi c và l u đ v h thụng thụng tin. Cỏc doanh nghi p nh th ng ớt quan tõm đ n vi c tài li u húa cỏc n i dung trờn. Chớnh ng i đỏnh giỏ s quy t đ nh c n tài li u húa nh ng gỡ khi h đỏnh giỏ h th ng KSNB.

- L p và l u h s : vi c l u tr h s giỳp cho ho t đ ng giỏm sỏt hi u qu h n. B n ch t và ph m vi v a h s s tr lờn quan tr ng n u h s đú l u tr cỏc bỏo cỏo v h th ng và đỏnh giỏ cỏc bờn liờn quan.

- Tiờu chớ đỏnh giỏ:

+ M c đớch và tớnh th ng xuyờn c a giỏm sỏt đ nh kỡ trong HTKSNB. + S phự h p c a quy trỡnh giỏm sỏt.

+ M c đ thớch h p c a ch ng t .

- Bỏo cỏo v nh ng khi m khuy t c a h th ng n i b : thụng tin c n bỏo cỏo là nh ng khi m khuy t c a h th ng tỏc đ ng đ n vi c th c hi n m c tiờu c a đ n v . Bờn c nh nh ng khi m khuy t phỏt hi n, c n xem xột h u qu do khi m khuy t gõy ra. Cỏc phỏt hi n c a nhõn viờn khi th c hi n cỏc ho t đ ng hàng ngày thỡ đ c bỏo cỏo cho ng i qu n lớ tr c ti p. Sau đú ng i này s bỏo cỏo lờn c p cao h n đ đ m b o r ng thụng tin s đ n ng i cú th đ a ra cỏc ho t đ ng c n thi t.

1.4. So sỏnh COSO 1992 và COSO 2013

* Gi ng nhau:

- u đ c xem nh là m t quỏ trỡnh.

- B chi ph i b i H i đ ng qu n tr , Ban giỏm đ c và cỏc CBCNV cũn l i c a đ n v .

- Ch cung c p m t s đ m b o h p lý giỳp doanh nghi p đ t đ c cỏc m c tiờu đ ra.

* Khỏc nhau:

Theo bỏo cỏo c a COSO 2013 ngoài ba m c tiờu v bỏo cỏo tài chớnh, ho t đ ng và tuõn th cũn đ c p đ n m c tiờu hi u l c và hi u qu cỏc ho t đ ng bỏo cỏo tài chớnh đỏng tin c y; Tuõn th phỏp lu t và cỏc quy đ nh. M c tiờu này đ c xõy d ng d a trờn s m ng c a đ n v , và cú c p đ cao h n so v i cỏc m c tiờu khỏc. Ngoài ra cỏc v n đ v r i ro s đ c xem xột bao quỏt h n, xuyờn su t t t c cỏc b ph n.

Ngoài ra th t u tiờn c a cỏc y u t c u thành h th ng ki m soỏt n i b c ng khỏc

23

Cỏc y u t HT KSNB theo COSO 1992 Cỏc y u t HT KSNB theo COSO 2013

Bi u 1.1. Cỏc y u t c a h th ng KSNB

Trong n i dung cỏc y u t c u thành c ng cú nhi u đi m khỏc bi t, c th nh sau:

- Mụi tr ng ki m soỏt:

COSO 1992 nhỡn nh n tri t lý qu n lý và phong cỏch đi u hành là y u t h p thành c a mụi tr ng qu n lý, cũn COSO 2013 thỡ xem qu n tr r i ro là y u t h p thành mụi tr ng qu n lý. COSO 2013 nhỡn nh n r i ro là t t y u và khụng th xúa b mà đ n v ph i luụn tớnh đ n trong quỏ trỡnh ho t đ ng k c sai soỏt cú tớnh tr ng y u, vi ph m phỏp lu t và tham nh ng. Trờn quan đi m đú đ n v xỏc đ nh cỏc m c r i ro cú th ch p nh n cho toàn b đ n v và t ng c p đ c th cũn cỏc n i dung khỏc trong

mụi tr ng ki m soỏt v c b n khụng thay đ i nhi u cỏc n i dung: Nờu cam k t v s trung th c và giỏ tr đ o đ c, th c hi n trỏch nhi m giỏm sỏt, thi t l p c c u, y quy n và trỏch nhi m, nờu cam k t v n ng l c, thỳc đ y trỏch nhi m gi i trỡnh.

- ỏnh giỏ r i ro:

COSO 2013 ch ra cỏc m c tiờu thớch h p và nh ng k thu t c th h n đ đỏnh giỏ r i ro gian l n. Ngoài ra, cỏc cỏch th c ph n ng v i r i ro c ng đa d ng h n t đú

nh n d ng và phõn tớch cỏc thay đ i quan tr ng cỏc ho t đ ng.

- Ho t đ ng ki m soỏt:

Ho t đ ng ki m soỏt là vi c tri n khai cỏc chớnh sỏch, qui trỡnh, bi n phỏp, th t c đ m b o ch th c a ban lónh đ o trong gi m thi u r i ro và t o đi u ki n cho t ch c đ t đ c m c tiờu đ t ra đ c th c thi nghiờm tỳc trong toàn t ch c. Trong bỏo cỏo COSO 2013 cũn đ c p đ n n i dung ch n l a và phỏt tri n cỏc ho t đ ng ki m

soỏt hay ch n l a và phỏt tri n cỏc ho t đ ng ki m soỏt chung v k thu t mà bỏo cỏo COSO 1992 ch a đ c p đ n.

- Thụng tin và truy n thụng:

COSO 2013 nh n m nh h n v t m quan tr ng c a thụng tin trong đi u ki n s phỏt tri n m nh m c a khoa h c v cụng ngh thụng tin hi n nay và n i dung thụng tin ph i g n li n v i vi c qu n lý cỏc r i ro trong doanh nghi p. Vi c s d ng thụng tin thớch h p là r t quan tr ng ph c v vi c truy n thụng n i b và bờn ngoài cũn COSO

1992 quan tõm h n đ n vi c rà soỏt và phỏt tri n h th ng thụng tin trờn c s m t chi n l c dài h n.

- Giỏm sỏt:

Theo bỏo cỏo COSO 1992 thỡ ph i th ng xuyờn và đ nh k giỏm sỏt và ki m tra cỏc ho t đ ng đ đỏnh giỏ ch t l ng c a h th ng KSNB đ cú cỏc đi u ch nh, c i ti n thớch h p cũn theo bỏo cỏo COSO 2013 thỡ ph i th c hi n đỏnh giỏ liờn t c và

đnh k cỏc ho t đ ng đ ng th i ph i đỏnh giỏ và truy n thụng v k t qu c a quỏ

trỡnh giỏm sỏt đú.

T nh ng nh n đnh trờn v s gi ng và khỏc nhau gi a COSO 1992 và 2013 tỏc gi th y theo khuụn m u COSO 2013 rừ ràng, chi ti t và d ỏp d ng h n và đỏnh giỏ

chớnh xỏc hi u qu c a h th ng KSNB T ng Cụng ty C ph n Phong Phỳ. Bài lu n

v n này tỏc gi phõn tớch, đỏnh giỏ th c tr ng h th ng KSNB d a trờn khuụn m u COSO 2013.

1.5. H n ch v n cú c a h th ng ki m soỏt n i b :

T i b t k đ n v nào, dự đó đ u t r t nhi u trong thi t k và v n hành h th ng, th nh ng v n khụng th cú m t h th ng KSNB hoàn toàn h u hi u. B i l ngay c khi cú th xõy d ng đ c m t h th ng hoàn h o v c u trỳc, tớnh h u hi u th t s c a nú v n ph thu c vào nhõn t ch y u là con ng i, t c là ph thu c vào n ng l c làm vi c và tớnh đỏng tin c y c a l c l ng nhõn s …Núi cỏch khỏc, h th ng KSNB ch cú th giỳp h n ch t i đa nh ng sai ph m mà thụi, vỡ nú cú nh ng h n ch ti m tàng xu t phỏt t nh ng nguyờn nhõn sau đõy:

- Nh ng h n ch xu t phỏt t b n thõn con ng i nh s vụ ý, b t c n, đóng trớ,