a) Chứng từ và sổ sách
- Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), phiếu chi, giấy báo nợ.
- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 331 - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết phải trảngười bán
b) Luân chuyển chứng từ
- Lưu đồ chứng từ phải trảngười bán được trình bày ở trang 56. - Giải thích quy trình:
Sau khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2) từ nhà cung cấp và
đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh, kế toán bán hàng nhập liệu và in phiếu nhập kho gồm 3 liên giao cho thủ kho kiểm tra và ký nhận, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Cuối cùng chuyển về bộ phận kế toán bán hàng.
Trình tựlưu phiếu nhập kho như sau:
+ Liên 1: kế toán bán hàng lưu cùng với đơn đặt hàng và ghi sổ chi tiết
hàng hóa. Hóa đơn do nhà cung cấp giao sẽ chuyển qua kế toán thanh toán. + Liên 2: giao cho thủ kho.
+ Liên 3: kếtoán thanh toán lưu cùng hóa đơn giá trị gia tăng (liên 2) do
kế toán bán hàng chuyển qua. Đồng thời ghi sổ chi tiết phải trả người bán
trong trường hợp chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp.
Trường hợp sau khi đã trả nợ cho nhà cung cấp thì kế toán thanh toán nhập liệu ghi giảm nợ phải trả trên sổ chi tiết, ghi tăng tài khoản đối ứng và kèm theo các chứng từ hợp lệ.
56
Kế toán bán hàng Thủ kho Kếtoán trưởng/
Giám đốc Kế toán thanh toán
Hình 4.6 Lưu đồ chứng từ quy trình phải trảngười bán Bắt đầu Kiểm kê hàng nhập kho và ký tên 3 2 1 Phiếu nhập kho đã ký A Ký duyệt phiếu nhập kho A Nhập liệu Ghi sổ chi tiết hàng hóa Sổ chi tiết hàng hóa C N 3 2 1 Phiếu nhập kho đã ký Hóa đơn GTGT liên 2 3 Phiếu nhập kho đã ký Ghi sổ chi tiết phải trả người bán Sổ chi tiết phải trả người bán N Kết thúc B 3 Phiếu nhập kho đã ký Hóa đơn GTGT liên 2 Nhập liệu C 3 2 1 Phiếu nhập kho đã ký N 2 Phiếu nhập kho đã ký Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Hóa đơn GTGT liên 2 Đơn đặt hàng Nhập liệu và in phiếu nhập kho 3 2 1 Phiếu nhập kho Đơn đặt hàng Hóa đơn GTGT liên 2 B
57
Nhận xét quy trình luân chuyển chứng từ phải trảngười bán: - Ưu điểm:
+ Kế toán thanh toán ghi nhận khoản phải trả dựa trên hóa đơn chứng từ
hợp lệ.
+ Phiếu nhập kho được lập đủ số liên (3 liên) theo quy định điều 19 của Luật kế toán.
+ Chứng từ luân chuyển qua các bộ phận làm căn cứ ghi sổ và lưu giữ có
đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, đúng quy định tại điều 20 Luật kế toán. + Bù trừ công nợ tự động xử lý bởi phần mềm kế toán tránh sai sót và tiết kiệm được thời gian.
- Nhược điểm:
Kế toán thanh toán kiêm nhiệm kế toán công nợnên khi lưu chứng từ và ghi sổ không thể hiện được sự khách quan khi đối chiếu, không đảm bảo tính kiểm soát của hệ thống thông tin kế toán.
c) Các nghiệp vụ phát sinh
- Nghiệp vụ 1: Ngày 04/12/2013 mua rượu nhập kho chưa trả tiền cho công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nho Vàng số tiền 1.342.389.400 đồng.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số 3061 (xem Phụ lục 4.1) + Phiếu nhập kho số 12/005 (xem Phụ lục 4.2)
- Nghiệp vụ 2: Ngày 09/12/2013 trả nợ cho công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nho Vàng số tiền 110.554.000 đồng bằng chuyển khoản.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số3012 (tương tự Phụ lục 4.1) + Ủy nhiệm chi số 0185 (xem Phụ lục 2.5)
+ Giấy báo nợ (xem Phụ lục 2.10)
- Nghiệp vụ 3: Ngày 11/12/2013 thanh toán tiền may đồng phục nhân viên cho công ty TNHH SX TM Kiến Bách Á số tiền 8.580.000 đồng bằng chuyển khoản.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số 1847 (tương tự Phụ lục 4.1) + Ủy nhiệm chi số 0190 (tương tự Phụ lục 2.5)
+ Giấy báo nợ(tương tự Phụ lục 2.10)
- Nghiệp vụ 4: Ngày 13/12/2013 trả nợ cho công ty Cổ phần Yến Thịnh số tiền 53.470.000 đồng bằng chuyển khoản.
58
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số158 (tương tự phụ lục 4.1) + Ủy nhiệm chi số0193 (tương tự phụ lục 2.5)
+ Giấy báo nợ (tương tự phụ lục 2.10)
- Nghiệp vụ 5: Ngày 14/12/2013 mua hộp rượu chưa thanh toán tiền cho công ty TNHH Sản xuất Dịch vụThương mại Đại Á số tiền 224.305.000 đồng
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số733 (tương tự phụ lục 4.1) + Phiếu nhập kho số12/009 (tương tự phụ lục 4.2)
- Nghiệp vụ 6: Ngày 16/12/2013 mua văn phòng phẩm chưa trả tiền cho công ty Hoàng Hà số tiền 3.520.000 đồng.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số1511 (tương tự phụ lục 4.1) + Phiếu nhập kho số12/016 (tương tự phụ lục 4.2)
- Nghiệp vụ 7: Ngày 17/12/2013 mua hoa tươi dự tiệc khai trương chưa thanh toán cho shop Ánh Dương số tiền 2.035.000 đồng.
Chứng từ: + Hóa đơn bán hàng số303 (tương tự Phụ lục 4.1) + Phiếu hạch toán số12/020 (tương tự Phụ lục 3.3)
- Nghiệp vụ 8: Ngày 19/12/2013 thanh toán tiền sửa chữa văn phòng cho doanh nghiệp tư nhân Hương Chiến số tiền 11.000.000 đồng bằng tiền mặt.
Chứng từ: + Hóa đơn số117 (tương tự Phụ lục 4.1) + Phiếu chi số 12/018 (xem Phụ lục 1.2)
- Nghiệp vụ 9: Ngày 20/12/2013 thanh toán tiền mua văn phòng phẩm ngày 16/12/2013 cho công ty Hoàng Hà số tiền 3.520.000 đồng bằng tiền mặt.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số 1511 (tương tự phụ lục 4.1) + Phiếu chi số12/022 (tương tự phụ lục 1.2)
- Nghiệp vụ 10: Ngày 23/12/2013 mua rượu vang nhập kho chưa thanh
toán tiền cho công ty Cổ phần Yến Thịnh số tiền 710.936.000 đồng.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số254 (tương tự phụ lục 4.1) + Phiếu nhập kho số12/020 (tương tự phụ lục 4.2)
- Nghiệp vụ 11: Ngày 30/12/2013 mua hàng chưa thanh toán tiền cho công ty Cổ phần Rượu Bình Tây số tiền:185.366.500 đồng.
Chứng từ: + Hóa đơn giá trịgia tăng số 112 (tương tự phụ lục 4.1) + Phiếu nhập kho số12/028 (tương tự phụ lục 4.2)
59
d) Kế toán chi tiết
Sổ chi tiết phải trảngười bán (Phụ lục 10)
e) Kế toán tổng hợp
Sổ nhật ký chung (Phụ lục 5.1) Sổ cái tài khoản 331 (Phụ lục 5.5)
60
4.4 PHÂN TÍCH CÁC CHỈ SỐ TÀI CHÍNH LIÊN QUAN VỐN BẰNG TIỀN, NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NỢ PHẢI TRẢNGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY