2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán công ty sử dụng tài khoản 641.
Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán Công ty Cổ phần Dược phẩm Việt Đức hạch toán vào chi phí bán hàng, chi tiết thành các tài khoản cấp 2 gồm có:
+ TK 6411 (Chi phí nhân viên phục vụ cho công việc bán hàng): tiền lương chính, tiền lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT…
+ TK 6414 (Chi phí khấu hao tài sản cố định): là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như: nhà kho, phương tiện vận chuyển…
+ TK 6417 (Chi phí dịch vụ mua ngoài): là các khoản chi phí phát sinh trong khi bán hàng như chi phí thuê vận chuyển…..
+ TK 6418 (Chi phí khác bằng tiền): là các khoản chi phí phát sinh trong khi bán hàng như chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chi phí tiếp khách...
Chứng từ sử dụng để ghi sổ chi phí bán hàng ở đây là các Bảng tính phân bổ tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, các hóa đơn, phiếu chi...
Sơ đồ: 2.6 Quy trình luân chuyển chứng từ xác định chi phí bán hàng
Trình từ lập và luân chuyển chứng từ xuất kho để ghi sổ giá vốn hàng bán tuân theo các bước sau đây:
Trong quá trình bán hàng phát sinh chi phí, Căn cứ vào Phiếu đề nghị chi và Hóa đơn GTGT (liên 2) mua hàng của nhân viên Công ty mang về, Giám đốc và kế toán trưởng duyệt chi, sau đó kế toán tổng hợp lập phiếu chi,
Đề nghị chi Người nhận tiền Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Giám đốc, kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Duyệt chi Lập phiếu chi Ký duyệt Chi tiền Ghi sổ Nghiệp vụ chi tiền mặt
Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ, sau đó kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi được lập thành 3 liên. + Liên 1: lưu tại quyển.
+ Liên 2: giao cho người nhận tiền.
+ Liên 3: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán tổng hợp cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Sơ đồ: 2.7 Quy trình ghi sổ chi phí bán hàng
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ
: Đối chiếu
Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi, hóa đơn mua hàng kế toán tổng hợp ghi sổ Chi tiết tài khoản 641 đồng thời ghi sổ Nhật ký chung. Từ sổ Chi tiết chi phí bán hàng, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng.
Phiếu chi, Hóa đơn, Bảng phân bổ… Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 641 Bảng tổng hợp chi tiết TK 641 Sổ cái TK 641 Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp ghi sổ cái TK 641. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.