2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Cơ sở để tính giá vốn hàng xuất kho chính là phiếu xuất kho.
Trình từ lập và luân chuyển chứng từ xuất kho để ghi sổ giá vốn hàng bán tuân theo các bước sau đây:
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, nhân viên phòng bán hàng đánh Đơn hàng gửi xuống bộ phận kho, thủ kho ký xác nhận vào Đơn hàng và lập Phiếu xuất kho gửi lên chuyển lên cho Phó Giám đốc kinh doanh ký duyệt. Lệnh xuất hàng được thực hiện, thủ kho xuất hàng và lập sổ kho. Kế toán kho tiến hành ghi sổ kế toán.
- Lệnh xuất hàng được lập thành 2 liên: + Liên 1: lưu tại phòng bán hàng.
+ Liên 2: được chuyển xuống bộ phận kho đề nghị xuất hàng. - Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
+ Liên 1: lưu tại quyển.
+ Liên 2: giao cho khách hàng.
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho để xác định giá vốn HĐ kinh tế Khách hàng Phòng bán hàng Thủ kho Phó giám đốc kinh doanh ký duyệt Thủ kho Kế toán kho Đơn hàng
Phiếu xuất kho
Lệnh xuất hàng Xuất hàng, lập sổ kho Ghi sổ Nghiệp vụ xuất hàng hóa
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ
: Đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu xuất kho, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi đối chiếu với Hóa đơn GTGT về số lượng rồi ghi vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK632, đồng thời ghi vào Sổ Nhật ký chung. Từ sổ Chi tiết TK 632 kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn.
Phiếu xuất kho
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 632 Bảng tổng hợp chi tiết TK 632 Sổ cái TK 632 Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán tổng hợp ghi sổ cái TK 632. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.